Documents bàsics de les societats mercantils

Documents bàsics de les societats

Aquests són els documents més importants per a la gestió de les societats mercantils:

Escriptures

Són documents que pot utilitzar l’empresa com a mitjà de comunicació interna o externa, que recullen declaracions de voluntat que impliquin la prestació de consentiment i contractes de tota mena.

L’escriptura és el primer pas en la creació d’una societat, ja sigui limitada o anònima; s’exigirà forma pública i la inscripció al Registre Mercantil. En aquest document quedaran expressats:

• La identitat dels socis.
• La voluntat de constituir una societat de capital, amb l’elecció d’un tipus social determinat i la data d’inici.
• Les aportacions que cada soci s’obliga a fer i la numeració de les participacions.
• Els estatuts de la societat.
• La identitat de les persones que s’encarreguin inicialment de l’administració i de la representació de la societat.

Estatuts

Són els reglaments que recullen les regles pactades pels socis que han de regir el funcionament de la societat.

Estableixen el règim jurídic al qual estan sotmesos els socis, els gestors i la corporació. S’incorporen a l’escriptura social i s’hi han de fer constar:

• La denominació de la societat.
• L’objecte social.
• El domicili social.
• El capital social, les participacions o accions, el seu valor nominal i la numeració correlativa.
• L’organització de l’administració: nombre d’administradors, termini de la durada i el sistema de retribució.
• La manera de deliberar i adoptar els acords per a la societat.

Acta

És una certificació escrita que informa d’allò que ha passat, s'ha tractat o s'ha pactat a propòsit d’una situació, reunió o acte. Les actes queden inscrites i arxivades en un llibre de registre, que ha d’estar legalitzat i foliat. Avui dia, la utilització de programes informàtics en facilita la gestió. L'acta s’ha d’estructurar de la següent manera:

• Inici: cal apuntar el nom de la societat, organització o fundació que celebra la reunió, la data i el lloc. S'esmenten els assistents i els absents, indicant la funció o el càrrec de cadascú.
• Nucli: descriu el desenvolupament de la reunió.
• Final: es redacta una nota sobre l’hora i el lloc en què s’aixeca la reunió. Per certificar-la, hi han de figurar les signatures del secretari o del càrrec que ha convocat la reunió, a més dels components dels altres càrrecs directius i el vistiplau del president.