Documents Societaris i Protecció de Dades a l'Empresa

1. Documents societaris

En el desenvolupament ordinari de les seves activitats, les societats generen un important nombre de documents necessaris per al seu funcionament.

Objectius dels documents societaris

Transmetre informació (convocatòries)

Són anuncis o escrits mitjançant els quals es convoca els membres de la societat a participar en activitats comunes, com reunions o juntes ordinàries i extraordinàries. Han d'informar de:

• El lloc
• El dia
• L'hora
• L'ordre del dia
• Documents necessaris per al seu funcionament

Plasmar acords (actes)

Són documents que serveixen per deixar constància oficial del que s'ha tractat i acordat en una reunió. Hi ha d'haver un secretari que dona fe del que es recull a l'acta. L'estructura ha de contenir:

• Encapçalament
• Assistents
• Ordre del dia
• Acords
• Tancament
• Peu

Registrar operacions (llibres i escriptures)

Exigits pel Codi de Comerç, inclouen els llibres d'inventaris i els llibres diari.

• Llibre d'actes: acords de les juntes generals.
• Llibres de socis: per a SA, SL i cooperatives.

Exigits per la normativa tributària:

• Llibre registre de factures emeses i rebudes
• Llibre registre d'inversió
• Llibre registre d'operacions intracomunitàries

S'han de presentar al Registre Mercantil abans del seu ús per a la seva legalització i han d'estar numerats correlativament.

2. Protecció de dades de caràcter personal

La documentació generada en el funcionament de les empreses s'elabora a partir de dades, que en molts casos són personals (noms, cognoms, adreça, telèfon, correu electrònic, etc.).

• Llei Orgànica 15/1999, de 13 de desembre, de Protecció de Dades de Caràcter Personal.
• Reial Decret 1720/2007, de 21 de desembre, que la desenvolupa.

Es consideren dades de caràcter personal la identificació, les circumstàncies personals, les dades professionals o acadèmiques, les dades sanitàries, etc.

2.1. Obligacions de les empreses

• Inscriure els fitxers al Registre de Protecció de Dades de l'Agència Espanyola de Protecció de Dades (AEPD).
• Informar els afectats.
• No cedir les dades a tercers sense autorització.
• Adoptar mesures de seguretat per conservar les dades.
• Permetre als titulars de les dades l'exercici dels seus drets d'accés, rectificació, cancel·lació i oposició (ARCO).