Dokumenty biurowe w Polsce: rodzaje pism, protokołów i korespondencji wewnętrznej

Dokumenty biurowe

Dokumenty biurowe to wszelkie pisma, notatki, protokoły itd. w przedsiębiorstwie lub otrzymane z zewnątrz.

Nagłówek i elementy pisma

Nagłówek zawiera nazwę i adres nadawcy (nr tel.) w lewym górnym rogu. Nazwa i adres odbiorcy w polu adresowym poniżej znaku pisma, od prawej strony, nazwa i adres oddzielnie. Miejsce i data sporządzenia w prawym górnym rogu. Numer pisma (np. OH.27/2015) pod polem nagłówkowym. Określenie sprawy – 2-3 słowa od adresu, bez kropki. Treść pisma pod sprawą i zwrot grzecznościowy.

Układ graficzny blokowy

• pisane od lewej strony,
• pojedyncze odstępy między wierszami,
• każda myśl oddzielna,
• tekst wyrównany do środka,
• brak wcięć.

Alinea (akapity)

• zaczyna każdy nowy akapit o 1 cm,
• odstępy między wierszami 1,5,
• tekst wyrównany do lewej strony,
• brak dodatkowego odstępu po akapicie.

Podpis i rozdzielnik

Podpis – ważniejszy po prawej stronie. Rozdzielnik – jeśli pismo otrzymuje także ktoś inny, umieszcza się go po lewej stronie, pod załącznikami.

Blankiet korespondencyjny

Formularz lub arkusz papieru:

• bezkopertowy,
• uproszczony,
• żywy,
• reklamowy.

Nadruki stałe

Znaki powoławcze, informacje o sprawie, linie nastawienia dziurkacza, nadruki zmienne, teksty lub znaki graficzne firmy.

Pisma z tytułem

Typowe dokumenty biurowe. Zasady: pieczątka nadawcy, miejsce i data, tytuł, treść (blokowo), załącznik.

Rodzaje dokumentów

Protokół

Dokument rejestrujący określony stan rzeczy:

• zdawczo-odbiorczy – zdaje relację z przekazania rzeczy/spraw, określa wartość,
• kontroli – opisuje działania kontrolne, zebrania, zdarzenia, przesłuchania.

Budowa: część wstępna, zasadnicza, końcowa.

Sprawozdanie

Dokument opisujący przebieg zdarzeń: opisowe (narracyjne), ankietowe, liczbowe.

Notatka służbowa

Rodzaj dokumentacji wewnętrznej do przekazywania informacji między pracownikami. Musi być precyzyjna, zwięzła i prosta.

Upoważnienie

Dokument zawierający: imię i nazwisko, adres, serię i numer dowodu, termin ważności, podpis, miejsce i datę sporządzenia.

Zaświadczenie

Wiadomość informująca o jakimś zdarzeniu.

Akta spraw i korespondencja wewnętrzna

Akta spraw to zbiór wszystkich dokumentów w określonej sprawie.

Korespondencja wewnętrzna jest przekazywana między pracownikami na różnych szczeblach hierarchii oraz między komórkami organizacyjnymi. Obejmuje: notatki służbowe, protokoły, sprawozdania, upoważnienia.

Cechy korespondencji wewnętrznej

• niezwięzłe, proste, krótkie zdania,
• zawiera tytuł,
• uboga szata graficzna,
• podaje miejscowość i datę sporządzenia,
• kończy się podpisem.