Gestor arxius

1. Conjunt ordenat de documents produïts en l'exercici i en el desenvolupament d'unes funcions o activitats concretes.

2. Al lloc on s'ordenen,classifiquen i desen.

3. A la institució, l'organisme o departament encarregats d'organitzar i conservar els documents.

- S'ha d'adaptar a cada moment i configurar-se com un instrument al servei de tots els seus departaments.

- Gràcies a l'arxiu es recuperen documents de vital importància.

- Necessaris per a la pressa de decisions i com a material probatori a l'hora de defensar davant d'un tercer.

- La llei obliga a guardar certa informació important durant 6 anys. Si no es fa així, poden sancionar-los.

Hi ha tres tipus d'arxius empresarials:

- Actius: Documents que s'utilitzen constantment en l'oficina, així que els tindrem en un lloc accessible i proper al lloc de treball. Ex. Factures pendents de compatibilitzar o descomptes vigents.

- Semiactius: són els que s'han retirat de l'arxiu actiu i s'utilitzen amb poca freqüència. La seva conservació es deguda a una obligació legal. Ex. comandes lliurades o factures compatibilitzades.

- Inactius: els que contenen documentació que rara vegada se consulta i documentació que no te utilitat dia a dia a l'empresa, valor simplement legal o documental. Ex. factures comptabilitzades fa 3 anys.

- Gestió centralitzada de l'arxiu: Tots els arxius es guarden en un mateix lloc, hi ha una persona que s'encarrega de la classificació i l'ordenació.

- Gestió descentralitzada de l'arxiu: Cada departament te el seu arxiu on desa els seus documents.

- Gestió mixta de l'arxiu: cada departament te un arxiu descentralitzat així que simplement hi ha un únic arxiu inactiu centralitzat.

En paper o en format digital, encara que avui en dia es comença a utilitzar més que res el digital sempre hi ha molts documents que és tenen de guardar en paper per llei.