Guia completa de protocol, organització d'actes i etiqueta

Qualitats del protocol

• Bons coordinadors, rapidesa de reacció, coneixements de posada en escena, paciència, puntualitat, empatia, experiència, capacitat de saber estar a l’altura, plantejar la logística i manejar els temps.

Funcions de protocol i relacions públiques

• Planificar el desenvolupament de l’acte establint l’estructura organitzativa: tipus d’acte, data, cronograma i assistents.
• Establir la jerarquia del QUAN, ON i QUI.
• Donar grandesa a l’esdeveniment.
• Aplicar les normes, usos i costums de l’esdeveniment i de les persones.
• Adequar-se i adaptar-se als esdeveniments i circumstàncies que es produeixen al llarg de l’acte (flexibilitat).

Què és l’ordenació protocol·lària

Són regles de protocol determinades per la jerarquia, rang o categoria de la persona, que estableixen les precedències i presidències, determinant el lloc que ha d’ocupar cada persona.

Regles fonamentals

• Regla de precedència: Tracta de la preeminència i preferència en el lloc i seient en els actes honorífics; reconeix i assigna a una jerarquia la primacia sobre una altra.
• Regla del centre mètric o punt zero: L’amfitrió està ubicat en el centre mètric; a partir d'ell s'estableix l'ordre de precedència.
• Regla de la dreta: El lloc d’honor és a la dreta de l’amfitrió.
• Regla de l’esquerra o proximitat: Ocupa el tercer lloc en importància; s’ubica a l’esquerra del centre mètric o amfitrió.
• Regla d’ordre lateral: S’aplica segons si el nombre de persones en la mateixa línia és parell o imparell.
• Regla d’ordre lineal: Si les persones estan caminant, la de major jerarquia encapçalarà la fila.
• Regla d’ordre alfabètic: S’utilitza per ubicar representants del govern d’altres països i símbols nacionals.
• Regla d’ordre d’antiguitat: Si coincideixen dos o més oficials del mateix rang, l’antiguitat determina la precedència.
• Regla de representativitat: Predomina allò que la persona representa i no el càrrec que ostenta.
• Regla d’alternança: Es basa en el dret internacional públic i en la signatura de tractats bilaterals.

Funció de la documentació protocol·lària

• Garantir que tot el personal que acudeix a l’esdeveniment entén i utilitza les mateixes normes.
• Informar i fer difusió de la informació.

Tipus de documentació protocol·lària

Escrita

• Carta: Estructura formada per membret, destinatari, salutació, cos del text, comiat, signatura, nom, càrrec, lloc i data. Tipus: circular, comunicació breu/nota interna i instància.
• Targeta de presentació: Inclou nom, cognoms, càrrec i empresa.
• Correu electrònic: Cal escriure sempre l’assumpte; el to ha de ser cordial i correcte.
• Invitació: Inclou motiu, lloc, data, protocol, hora, nom del convidat i de l'amfitrió.
• Acta: Document que recull el succeït o acordat en una reunió.
• Resum: Exposició breu d’idees principals.
• Memoràndum: Comunicació diplomàtica que recapitula fets.
• Memòria: Dades i instruccions per a ús posterior.
• Nota: Observació per aclarir o explicar dades.
• Carta credencial: Acredita un ambaixador estranger.
• Carta al director: Valoració de l’opinió pública.
• Discurs: Exposició oral davant un públic.
• Anunci: Missatge publicitari.
• Resum audiovisual: Exposició abreujada d’un esdeveniment.

Símbols d'identificació d'un país

1. Escut: Decidit pels governs; figura en documents i seus oficials.
2. Himne: Composició musical emblemàtica. Pot tenir versió curta (oficial) o llarga (homenatge a la bandera).
3. Bandera: Peça de tela rectangular amb franges i escuts; té un ordre de col·locació establert.
4. Altres símbols: Colors acadèmics que representen estudis i solemnitats.

Protocol de salutació i comiat

• Salutació: Forma de mostrar cortesia. La forma universal és encaixar la mà de manera curta i ferma amb contacte visual.
• Comiat: Cal acomiadar-se primer de l’amfitrió. S’ha de tenir la mà dreta lliure, somriure i mantenir el contacte visual.

Forma de seure

• Posició formal: Cos rígid, genolls junts, peus paral·lels, esquena recta.
• Cames creuades: Tendeix a una postura informal.

Tipus d'actes i esdeveniments

• Oficials: Generals (Corona, Govern) o Especials (institucions).
• Segons l'espai: Tancat (interior) o Obert (exterior).
• Segons el caràcter: Públic, privat, mixte, oficial o no oficial.

Acte protocol·lari: parts i organització

És un succés important, programat segons regles establertes. S'organitza mitjançant la recepció de convidats, l'ordenació dels assistents, l'explicació del motiu, el desenvolupament de l'acte, la trobada entre amfitrions i convidats, els comiats i la documentació gràfica.

Protocol de relacions amb la premsa

• Convidar mitjans segons l'interès, ubicar-los correctament, facilitar un dossier, vetllar per la decoració, comprovar la megafonia i agrair l'assistència.

Protocol de clausura

Realitzada pel personatge de més rang. Pot finalitzar amb un discurs, una recopilació o una cerimònia.

Protocol empresarial i etiqueta

Conjunt de normes de comportament dins i fora de l'empresa. Inclou organigrama, precedències, imatge corporativa, tractaments, codis de vestuari i atenció al client. L'etiqueta empresarial es basa en el respecte i l'honestedat, incloent normes sobre l'ús del mòbil i la salutació.

Cerimonial i protocol institucional

El departament de relacions públiques és el responsable de la planificació. En l'àmbit privat, les empreses estableixen les seves regles; en l'àmbit públic, existeix una normativa específica.

Normes, usos i costums

• Normes morals: Basades en la tradició cultural.
• Normes socials: Protocol en sentit estricte.
• Normes jurídiques: Dictades per l'Estat o la comunitat internacional.