Guia de Documents Empresarials i Habilitats de Comunicació Oral

Documents Escits i Comunicació Oral

Documents Escits Empresarials

Carta

Tipus de document escrit en el qual es transmet informació adreçada a un particular o a una altra empresa.

• Carta comercial: Mitjà de comunicació que té més influència en l'àmbit dels negocis. Poden ser cartes de comanda, d'oferta de comandes, de reclamació, etc.
• Carta circular: Carta de tipus general adreçada a determinats col·lectius per informar-los d'algun assumpte.
• Carta de sol·licitud: Quan enviem el currículum a alguna empresa hem d'acompanyar-lo amb una carta de sol·licitud de lloc de treball.

Informe

És una enumeració detallada i ordenada de fets concrets o activitats i és la resposta a una pregunta plantejada per una institució o persona que busca informació.

Tècnica de l'informe:

1. Redacció de manera directa i impersonal.
2. Evitar frases llargues.
3. Ha de ser comprensible, breu i concret.
4. Evitar ambigüitats.
5. Ha de ser monogràfic, tractar d'un sol tema.
6. Ha d'aportar solucions alternatives a problemes concrets.

Altres Documents

• Instància: Document en el qual es formula una petició a un organisme o entitat pública o privada.
• Memoràndum: Comunicació breu entre diversos departaments o persones de la mateixa empresa per donar una informació determinada.
• Avís o Anunci: Comunicació breu amb la qual es vol informar del que es desitja que arribi al coneixement general en l'empresa.
• Salutació: Comunicació breu que porta impresa la paraula "saluda" precedida del nom o càrrec del remitent.

Comunicació Oral

Es la transmissió de missatges mitjançant l'ús de la llengua parlada.

Característiques de la Comunicació Oral

1. Expressió clara i concisa.
2. Exposar les idees amb un llenguatge que s'ajusti al nivell intel·lectual i cultural de l'interlocutor.
3. Adoptar actitud dialogant.
4. Parlar alt i clar.
5. Utilitzar frases curtes i seguir un ordre en l'exposició d'idees.
6. Cuidar el llenguatge no verbal.
7. Cuidar la pronunciació, intensitat i entonació.

Etapes en l'Elaboració del Missatge Oral

• Analitzar la situació: Delimitar els objectius, definir per què es vol comunicar, identificar el receptor, establir el lloc més adequat.
• Preparar el contingut del missatge: Pensar abans de parlar, ordenar les idees, estructurar el missatge.
• Formular el missatge: Adaptar el missatge al receptor, construir frases amb paraules conegudes, cuidar l'entonació, captar l'interès amb una exposició atractiva.

Tècniques de Comunicació Oral

• Diàleg: Conversa entre dues o més persones per tractar algun tema concret i contrastar opinions.
• Debat: Tècnica oral en la qual diverses persones amb diferents opinions dialoguen sobre un tema, exposen els seus arguments i valoren altres per arribar a una proposta conjunta.

Recomanacions per a l'Entrevista de Treball

• Comunicació Verbal: Preparar les respostes, llenguatge correcte, respondre sense agressivitat, evitar monosíl·labs, no interrompre, respondre de manera tranquil·la.
• Comunicació No Verbal: Estreny la mà amb fermesa sense exagerar, no fumar, buscar postura còmoda per evitar moviments bruscos, mantenir contacte visual, presentar una imatge externa correcta, discreta i senzilla.

Altres Tècniques

• Conferència: És una dissertació oral en la qual un conferenciant informa un auditori sobre un determinat tema.
• Atenció Telefònica:

  Regles Bàsiques:

  1. Quan sona el telèfon hi ha d'haver un responsable que l'agafi.
  2. En despenjar es dirà el nom de l'empresa amb un to de veu amable.
  3. Identificar la trucada rebuda.
  4. Preguntar fins a tenir el motiu de la trucada.
  5. Hem de concentrar-nos en la conversa i no fer altres coses alhora.
  6. Parlar baix i a poc a poc i amb amabilitat.
• Missatge Publicitari:

  Objectius:

  1. Captar l'atenció dels consumidors.
  2. Generar expectatives.
  3. Ser creïble i fàcil de comprendre.
  4. Afavorir una resposta i ser fàcil de recordar.
• Escolta Activa: Comporta el fet de comprendre adequadament el que estem sentint i mantenir una actitud positiva davant del missatge i les conseqüències i els comportaments que pot provocar. L'escolta activa implica que estem comprenent el missatge, no que hi estem d'acord.

Estratègies per Captar l'Atenció del Receptor

1. Començar amb una visió de tots els punts que es tractaran.
2. Presentar en primer lloc els aspectes més positius del tema per captar l'interès de l'audiència.
3. Seguir un ordre i estructura lògica.
4. Acceptar comentaris i crítiques.
5. Mirar el públic gairebé tot el temps.
6. Cuidar la comunicació no verbal (gestos, tics, moviments).
7. Utilitzar correctament la combinació de volum, to, velocitat i pronunciació.
8. Utilitzar un vocabulari senzill i adequat al nivell del receptor.
9. Finalitzar l'exposició amb una sèrie de conclusions o resums.

Direcció Empresarial

Direcció

És l'òrgan que determina els objectius que s'han d'assolir i els plans d'actuació que permetin la seva consecució. Dota l'empresa de l'organització i recursos necessaris, estimula, mana, coordina i avalua els seus col·laboradors per executar els plans i assolir els objectius.

Característiques de la Direcció

1. Capacitat d'anàlisi crítica, mentalitat oberta i per detectar oportunitats.
2. Esperit emprenedor i entusiasme.
3. Capacitat de prendre decisions ajustades a la situació.
4. Capacitat organitzativa i de comunicació.
5. Mentalitat per influir i liderar els altres.

Funcions de la Direcció

1. Planificació: Ha de preveure i disposar els mitjans per fer-ho.
2. Organització: Es fixen les estructures de l'organigrama.
3. Execució: Un cop definit el pla i l'estructura per dur-lo a terme, s'emprenen les accions.
4. Coordinació: Es concreten els mitjans i esforços per a l'acció comuna.
5. Control: Mitjançant el control es veurà si els plans han tingut èxit o poden fracassar.

Estils de Direcció

1. Autocràtic: Davant d'un directiu que pensa que té subordinats, no col·laboradors, i la seva visió sobre ells coincideix amb la teoria de McGregor. El directiu critica la feina dels membres i no pren part del seu treball. Els treballadors no es troben motivats.
2. Paternalista: Directiu autoritari, reuneix moltes de les seves característiques, però es preocupa pels problemes personals i professionals dels seus subordinats, com un pare que pensa que ha de decidir per ells. No hi ha normes, no es compleixen, no es té en compte les opinions dels subordinats.
3. Estil Democràtic: És un directiu que pensa que té col·laboradors, no subordinats, i la seva visió sobre ells és amb la teoria Y (persones actives per naturalesa on actuen per assolir metes personals). Establiment de normes, possibilitat d'acció i de la participació de persones.
4. Laissez Faire: El cap no exerceix la direcció i delega tota la seva activitat en els subordinats. Cada treballador acaba actuant segons la seva ètica personal. Els membres prenen decisions lliures sense participació del directiu.
5. Burocràtic: Crea una estructura jerarquitzada i fortament normativitzada. Creació d'un comportament rígid entre el dirigent i treballadors sense tenir en compte el factor humà.
6. Institucional: Adapta el seu estil a situacions en les quals ha de desenvolupar el procés directiu, al clima laboral i capacitat dels col·laboradors. Preocupació per la gent, es fixa en el millor de cadascun, reconeix els errors, coneix tothom pel seu nom, confia en la gent.

Càrrec Intermedi

És un professional amb un alt nivell de coneixements tècnics sobre la feina que es desenvolupa en la seva unitat, i que ha estat un element valorat per a la seva promoció professional en l'empresa.

Característiques del Càrrec Intermedi

• Receptor de la Delegació de Funcions: Actua per aconseguir els objectius de l'empresa que han estat fixats pels directius.
• Facilitador del Treball dels Seus Col·laboradors: Té la responsabilitat del treball d'altres persones, del seu rendiment i en conjunt de la consecució dels resultats.
• Mediador: El seu paper és decisiu per tal de facilitar la comunicació ascendent.

Funcions del Càrrec Intermedi

1. Organitzar l'activitat, gestionar els recursos i dirigir les persones.
2. Gestionar la informació necessària per obtenir els resultats atribuïts a la seva àrea de competència.
3. Vetllar per l'aplicació dels plans de prevenció i seguretat.