Guia pràctica per a l'arxivament i gestió documental

És essencial una correcta ordenació, classificació i posterior arxivament i conservació dels documents per al bon funcionament de l’empresa i per quan els pugui necessitar per consultar o per comprovar dades.

Documents habituals a l'empresa

Els documents més habituals que s’arxiven a les empreses són: factures, albarans, comandes, resguards de pagament (rebuts, transferències, impostos...), correspondència comercial, expedients dels treballadors/es, escrits, etc.

Tipus d'arxius segons la freqüència d'ús

• Actius o d'oficina: Documents amb els quals cada treballador/a desenvolupa diàriament les seves funcions. A prop de cada lloc de feina, cada treballador/a té els seus propis arxivadors i mobiliari destinat per a la conservació dels documents: taules de preus i descomptes, factures per comptabilitzar, clients, proveïdors.
• Semiactius o arxiu central: Documents de poca activitat que s’han retirat de l’arxiu actiu. Es consulten amb poca freqüència, però s’han de conservar. Se solen localitzar en llocs habilitats per a això en els quals una o dues persones controlen l’entrada i sortida de documentació en les instal·lacions. Per exemple: comandes ja lliurades, projectes acabats, factures comptabilitzades, etc.
• Inactius o passius: Contenen documents que rares vegades es consulten, amb un valor tan sols legal. Quan la documentació deixa de tenir valor legal, s’ha de destruir. Per exemple: factures comptabilitzades fa quatre anys.

Sistemes d'ordenació

• 3.1. Sistema alfabètic
• 3.2. Sistema numèric
• 3.3. Sistema cronològic
• 3.4. Sistema geogràfic
• 3.5. Sistemes mixtos: el sistema alfanumèric.

Regles d'ordenació alfabètica

• Si les preposicions formen part del primer cognom, en ordenar-les es col·locaran després del nom. Exemple: Carlos de la Torre Pérez -> Torre Pérez, Carlos (de la)
• Si les partícules pertanyen al segon cognom, en ordenar-les s’han de col·locar abans del nom. Exemple: Eva López de Latorre -> López Latorre (de), Eva.
• Noms comercials: Bar la Poma -> Poma, Bar la; Farmàcia la Salut -> Salut, Farmàcia la.

Classificació geogràfica

Per classificar documents es fan servir les divisions territorials següents:

1. Continent
2. País
3. Comunitat autònoma
4. Província o Comarca
5. Municipi o Població
6. Carrer i número
7. Nom empresa

Consells per a una gestió documental eficient

1. Els documents d’un arxiu s’han d’ordenar de manera que qualsevol persona, encara que no conegui el sistema de classificació, pugui trobar un document en el mínim de temps possible.
2. Procurar no acumular excessiva documentació pendent d’arxivar, ja que es poden perdre documents o es poden buscar en l’arxiu algun document que encara no s’ha desat.
3. Cal arxivar els documents que realment són importants i necessaris.
4. Quan a l’hora de classificar documentació obrim un nou expedient, és necessari assegurar-se que aquest expedient no s’ha obert amb anterioritat. Així evitarem duplicitats.
5. És molt recomanable utilitzar qualsevol tipus de senyals visuals a l’hora de classificar la documentació. Les carpetes i etiquetes de colors, els separadors o els adhesius en els lloms de les carpetes faciliten la localització ràpida de la documentació.
6. És important anar eliminant aquells documents que no són útils.
7. L’arxivament ha de procurar que els documents que conté l’arxiu estiguin segurs i no pateixin modificacions ni desperfectes durant la conservació.
8. És convenient agrupar certs documents per evitar la pèrdua d’informació. En documents amb resposta, és bo adjuntar una còpia del document al qual responem. També és interessant col·locar la documentació més recent al principi del conjunt de documents.