Kluczowe Pojęcia z Zakresu Zarządzania i Audytu w Organizacji

Koncepcja SMART

Koncepcja SMART służy do poprawnego wyznaczania celów w organizacji, aby były one zrozumiałe i możliwe do rozliczenia.

• S jak sprecyzowany (ang. specific) – cel powinien być określony w sposób jednoznaczny, tak aby nie budził wątpliwości i jego interpretacja nie sprawiała problemów.
• M jak mierzalny (ang. measurable) – cel powinien być tak sformułowany, aby dało się sprawdzić stopień jego osiągnięcia.
• A jak akceptowalny (ang. acceptable) – cel powinien być zrozumiany i akceptowany przez wszystkich (kierownictwo, pracowników, inne podmioty), którzy są zainteresowani jego osiągnięciem lub włączeni w jego realizację.
• R jak realistyczny (ang. realistic) – cel musi być możliwy do osiągnięcia. Najważniejsze jest określenie, czy przedsiębiorstwo jest w stanie zrealizować to działanie w danym czasie i mając określone zasoby.
• T jak terminowy (ang. time bounded) – cel powinien mieć określony czas, do którego powinien zostać osiągnięty.

Audyt w Organizacji

Audyt to niezależna ocena danej organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu. Przedmiot audytu jest badany pod względem zgodności z określonymi standardami, wzorcami, listami kontrolnymi, przepisami prawa, normami lub przepisami wewnętrznymi organizacji.

Spotykane rodzaje audytu to m.in.:

• Audyt finansowy – bada przestrzeganie zasad rachunkowości oraz zgodność zapisów znajdujących się w księgach rachunkowych.
• Audyt operacyjny – sprawdzenie działań sztabu kierowniczego, takich jak realizacja założonych celów czy zarządzanie ryzykiem w przedsiębiorstwie.
• Audyt jakości – bada, czy działania odnoszące się do jakości i ich wyniki są zgodne z zaplanowanymi.
• Audyt bezpieczeństwa – np. informacyjny, BHP.

Podstawy Zarządzania

Zarządzanie – zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, tj. kierowanie ludźmi oraz kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe oraz informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.

• Sprawność (zarządzania) – mądre wykorzystanie zasobów i czynienie tego w sposób kosztowo efektywny (robienie rzeczy we właściwy sposób).
• Skuteczność (zarządzania) – osiąganie zamierzonych celów i prowadzenie działań, które do nich przybliżają (robienie właściwych rzeczy).

Naukowe Zarządzanie

Naukowe zarządzanie (Scientific Management) – termin użyty po raz pierwszy przez Fredericka W. Taylora w 1911 roku, skupiający się na poprawie wydajności pracy poprzez naukowe metody analizy zadań.

Klasyczne Funkcje Zarządzania

Model Klasyczny obejmuje następujące funkcje:

• Planowanie – wyznaczanie celów i określanie sposobów ich osiągnięcia.
• Organizowanie – przydzielanie zadań i zasobów.
• Przewodzenie (Motywowanie) – kierowanie ludźmi i zachęcanie ich do współpracy.
• Kontrolowanie – monitorowanie postępów i korygowanie odchyleń od planu.

Struktura i Więzi Organizacyjne

Organizowanie – proces decydowania o tym, jak najlepiej pogrupować działania i zasoby organizacji. Polega na budowaniu struktury oraz podziale pracy.

Struktura organizacyjna – ogół różnych zależności (logicznych i funkcjonalnych) między elementami organizacji (stanowiskami, komórkami), które umożliwiają realizację celów. Określa podział pracy, uprawnienia i odpowiedzialność.

Więzi Organizacyjne

Relacje między elementami struktury:

• Służbowe (hierarchiczne) – relacja między przełożonym a podwładnym.
• Funkcjonalne (doradcze) – relacja między doradcą/ekspertem a wykonawcą.
• Techniczne – wynikają z podziału procesu technologicznego (współpraca przy zadaniu).
• Informacyjne – polegają na przesyłaniu informacji niezbędnych do działania.

Zarządzanie Zmianą

Opór wobec zmian – naturalna reakcja pracowników wynikająca z niepewności, braku jasnych celów, lęku przed stratą lub negatywnych doświadczeń z przeszłości.

Taktyki Przełamywania Oporu

• Edukacja i komunikacja – wyjaśnianie potrzeby zmian przed ich wdrożeniem.
• Partycypacja – włączenie pracowników w planowanie i podejmowanie decyzji o zmianie.
• Ułatwianie i wsparcie – pomoc w adaptacji poprzez szkolenia i wsparcie emocjonalne.
• Negocjacje – oferowanie korzyści grupom, które mogą stracić na zmianie.
• Kooptacja – powierzenie oponentom ważnej roli w procesie wdrażania zmian (szybsze niż partycypacja).
• Przymus – stosowanie gróźb (np. utrata pracy), taktyka bardzo ryzykowna.
• Manipulacja – ukryte wywieranie wpływu, stosowane, gdy inne metody zawiodą (wysokie ryzyko utraty zaufania).