Zasady tworzenia pism urzędowych i dokumentacji firmowej

Podstawy dokumentacji biurowej

Pisma to dokumenty o określonej nazwie, które dokumentują fakty lub zdarzenia, np.: protokoły, sprawozdania, notatki służbowe, zaświadczenia, upoważnienia.

Zasady ogólne

• Nadawca: lewy górny róg.
• Miejscowość i data: prawy górny róg.
• Tytuł: na środku.
• Treść: układ blokowy.
• Podpis: po prawej stronie.

Układy graficzne pism

Układ blokowy (europejski)

• Wszystkie elementy tekstu pisane od lewego marginesu.
• Pojedyncze odstępy między wierszami.
• Każda nowa myśl oddzielona dodatkową interlinią.
• Tekst wyrównany (wyjustowany) do obu marginesów.
• Brak wcięć pierwszego wiersza akapitu.

Układ linea (akapitowy)

• Rozpoczynanie każdego nowego akapitu od wcięcia 1–1,5 cm.
• Odstępy między wierszami w akapicie wynoszące 1,5 wiersza.
• Tekst wyrównany od lewego marginesu.
• Tytuł i podtytuł pisane na środku, symetrycznie nad tekstem.
• Brak dodatkowego odstępu po akapicie.

Układ amerykański

• Treść blokowa (od lewej), ale zwrot grzecznościowy i podpis umieszczone po prawej stronie.

Elementy pisma i zasady redakcyjne

1. Nagłówek: Lewy górny róg (dane nadawcy: nazwa, adres, tel., NIP).
2. Data i miejsce: Prawy górny róg. Miesiąc zapisujemy słownie (np. 12 maja 2026 r.).
3. Adresat: Poniżej daty, po prawej stronie. Nagłówek: Szanowny Pan / Szanowni Państwo.
4. Znak sprawy: Ok. 1 cm pod nagłówkiem (np. PR.12/2026).
5. Tytuł (Przedmiot): Na środku, pogrubiony, bez kropki (np. Dotyczy: Reklamacji).
6. Podpis: Prawy dolny róg, pod zwrotem "Z poważaniem". Musi być czytelny.

Rodzaje dokumentów

• Protokół: Dokument stwierdzający stan faktyczny lub przebieg czynności. Budowa: wstęp (tytuł, data, miejsce, skład osób), część zasadnicza (opis przebiegu, wyniki), koniec (podpisy).
• Sprawozdanie: Relacja z wykonanych prac lub działalności za dany okres. Rodzaje: opisowe, ankietowe, liczbowe.
• Notatka służbowa: Zwięzła, konkretna, obiektywna. Zawiera: od kogo, dla kogo, datę, temat, treść, podpis autora.
• Upoważnienie: Dane wystawiającego, dane osoby upoważnionej, zakres czynności, termin.
• Zaświadczenie: Potwierdza fakt (np. o zarobkach, o zatrudnieniu).

Rekrutacja i umowy

Dokumenty aplikacyjne

• CV (Życiorys): Odwrócona chronologia (najnowsze na górze). Sekcje: Dane, Wykształcenie, Doświadczenie, Umiejętności, Kursy, Hobby, Referencje.
• List motywacyjny: Odpowiedź na ogłoszenie (dlaczego ja?).
• Podanie o pracę: Gdy firma nie prowadzi rekrutacji, a chcemy tam pracować.

Umowa o pracę

• Forma: Zawsze pisemna.
• Treść: Strony, rodzaj pracy, miejsce, czas pracy, płaca, data rozpoczęcia.
• Typy umów: na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony.

Elementy dodatkowe

• Załączniki: Lewa strona pod treścią (wymieniamy co dołączamy).
• Do wiadomości (Rozdzielnik): Informacja, kto jeszcze otrzymał kopię pisma.
• Nadruki stałe: Logo, okienko adresowe, linie pomocnicze.
• Nadruki zmienne: Reklamy, stopki promocyjne.