Documentos Comerciales y Proceso Contable

Documentos Comerciales

Documentos Probatorios Complementarios

Estos documentos, que son actos administrativos, incluyen:

• Vale de caja
• Ingreso de caja
• Egreso de caja
• Pedido de precios
• Pedido seccional
• Orden de compra
• Orden de venta
• Remito

Títulos Valor o Títulos de Crédito

Estos documentos incluyen:

• Órdenes de pago: cheque, cheque de pago diferido, letra de cambio
• Promesas de pago: vale, pagaré

Requisitos Generales para Documentación con Valor Legal

RUT (Registro Único Tributario):

• Se ubica en el ángulo superior derecho.
• Consta de 12 dígitos.
• Los primeros dos dígitos identifican la localidad de la actividad.
• Los dos dígitos siguientes son secuenciales, asignados por el centro de cómputos.
• Los tres dígitos siguientes indican la cantidad de sucursales con contabilidad propia.
• El último dígito es verificador.

Pie de imprenta:

• Numeración inicial y final de la emisión.
• Cantidad de vías.
• Fecha de emisión.
• Razón social de la imprenta.
• RUT de la imprenta.
• Número de orden de trabajo.
• Fecha de la constancia de impresión de DGI.

Otros requisitos:

• Constancia de INDUCIR.
• Numeración.
• Membrete: se ubica en el ángulo superior izquierdo y contiene la razón social, domicilio, nombre comercial, logotipo de la empresa, giro o rama de la actividad, teléfono, fax, dirección electrónica y fecha de emisión del comprobante.

Proceso Contable

La contabilidad es un sistema que registra datos sobre el patrimonio y sus cambios, generando información útil para la toma de decisiones. Se divide en tres etapas:

Captación de Datos

Se recogen los efectos de:

• Interacciones de la empresa con terceros.
• Acontecimientos internos en la empresa.
• Eventos externos a la empresa.

Procesamiento de Datos

Los datos se clasifican, registran y almacenan.

Preparación de la Información

Se proporciona a los usuarios la información contable imprescindible.

Libros Contables Obligatorios

Libro Diario

Registra diariamente todas las operaciones de forma analítica, separada y sucesiva, en orden cronológico.

Libro Inventario

Contiene la descripción exacta del dinero, bienes muebles e inmuebles, créditos y otros valores que forman el capital del comerciante. Se utiliza para realizar el balance anual.

Libro Copiador de Cartas

Registra la correspondencia.

Otros documentos contables:

• Nota de débito contado
• Nota de devolución contado
• Factura
• Nota de débito
• Nota de crédito
• Recibo