Administración de Sistemas Globales: Retos y Oportunidades

ADMINISTRACIÓN DE SISTEMAS GLOBALES

Se consideran los principales problemas de administración que los gerentes experimentan al desarrollar sistemas nacionales ordinarios.

RETOS PARA LA ADMINISTRACIÓN EN EL DESARROLLO DE SISTEMAS GLOBALES:

• Convenir en los requerimientos comunes de los usuarios.
• Introducir cambios en los procesos de negocios.
• Coordinar el desarrollo de aplicaciones.
• Coordinar las versiones de software.
• Animar a los usuarios locales a apoyar los sistemas globales.

ESTRATEGIA DE SISTEMAS GLOBALES

Primero, considere que no todos los sistemas deben coordinarse en una base transnacional; solo algunos sistemas clave valen la pena compartirse desde un punto de vista de costo y factibilidad. Los sistemas clave son aquellos que apoyan funciones sumamente críticas para la organización.

*Defina los procesos centrales de negocios:*

¿Cómo identifica los sistemas clave? El primer paso es definir una breve lista de procesos de negocios clave. Los procesos de negocios son conjuntos de tareas lógicamente relacionadas para producir resultados de negocios específicos, como enviar los pedidos correctos a los clientes o entregar productos innovadores al mercado.

*Identifique los sistemas clave por coordinar centralmente:*

Al identificar los procesos de negocio clave se empiezan a ver oportunidades para los sistemas transnacionales. El segundo paso: determinar cuáles son los sistemas clave y definir estos sistemas clave como verdaderamente transnacionales. Los costos financieros y políticos de definir e implementar los sistemas trasnacionales son sumamente altos.

*Elija un enfoque: incremental, de plan grandioso, evolutivo:*

Tercer paso: elegir un enfoque. Evite enfoques fragmentados, fallarán por falta de visibilidad. Evite los enfoques de planes grandiosos que intentan hacerlo todo de una vez, suelen fallar, debido a la incapacidad para enfocar los recursos. Un enfoque alternativo es hacer evolucionar incrementalmente las aplicaciones transnacionales a partir de las aplicaciones existentes con una visión precisa y clara de las capacidades transnacionales que la organización debe tener en cinco años.

*Aclare los beneficios:*

¿Cuáles son para la compañía? Evitar construir sistemas globales por construirlos. Los sistemas globales – sistemas verdaderamente integrados, distribuidos y transnacionales – contribuyen a una mejor administración y coordinación. Una segunda contribución principal es la amplia mejora de producción, operación, suministro y distribución. La tercera es que los sistemas globales significan clientes y marketing globales.

Los costos fijos en todo el mundo se pueden amortizar a través de una base de clientes mucho más grande.

LA SOLUCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

*Convenir en los requerimientos comunes de los usuarios:*

El establecimiento de una breve lista de procesos de negocios clave y sistemas de apoyo clave dará inicio a un proceso de comparación racional a través de las diversas divisiones de la compañía para la comprensión de los elementos comunes.

*Introducir cambios en los procesos de negocio:*

Su éxito como un agente de cambio dependerá de su legitimidad, su facultad real para imponer su autoridad y su habilidad para involucrar a los usuarios en el proceso de diseño del cambio.

*Coordinar el desarrollo de aplicaciones:*

La selección de una estrategia de cambio viable, que se definido como evolutiva pero con visión, debe ayudarle a convencer a otros de que el cambio es factible y necesario. Involucrar a las personas en el cambio, asegurándoles que este es un beneficio de los intereses de la compañía y de sus unidades locales, es una táctica clave. La legitimidad se define como la extensión hasta la cual se acepta la autoridad de alguien en terrenos de competencia, visión u otras categorías.

*Coordinar el desarrollo de aplicaciones:*

Es demasiado complejo intentar una estrategia de cambio con un plan grandioso a nivel global. Es mucho más fácil coordinar el cambio dando pequeños pasos incrementales hacia una visión más grande.

*Coordinar las versiones de software:*

Las empresas pueden instituir procedimientos para asegurarse de que todas las unidades operativas se conviertan a las nuevas actualizaciones de software.

*Animar a los usuarios locales a apoyar los sistemas globales:*

Involucrar a los usuarios en la creación del diseño sin darles control sobre el desarrollo del proyecto a los intereses localistas. Cooptación consiste en incluir a la oposición en el proceso de diseño e implementación de la solución sin darle control sobre la dirección y naturaleza del cambio. A medida de lo posible, se debe evitar la imposición de la autoridad para dar fuerza a la idea de que en verdad se requieren sistemas transnacionales de alguna clase. Ejercer dando la oportunidad a la unidad de cada país de desarrollar una aplicación transnacional primero en su territorio nacional y luego por todo el mundo. Desarrollar nuevos centros transnacionales de excelencia, o un solo centro de excelencia.

PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES DE TECNOLOGÍA PARA LAS CADENAS DE VALOR GLOBALES

Una vez que las empresas han definido un modelo de negocios global y una estrategia de sistemas, deben elegir el hardware y los estándares de conectividad de redes junto con aplicaciones de sistemas clave para apoyar los procesos de negocios globales. Muchas empresas en la actualidad utilizan equipos en otros países para desarrollar y operar su software, así que tienen que enfrentar los retos de administrar equipos globales al igual que servicios de tecnología globales.

RETOS DE TECNOLOGÍA DE LOS SISTEMAS GLOBALES

Un reto principal es encontrar alguna manera de estandarizar una plataforma de cómputo global cuando hay tanta variación de una unidad operativa a otra y de un país a otro. Otro reto consiste en encontrar aplicaciones de software específicas que sean amigables con el usuario y que esto mejore la productividad de los equipos de trabajos internacionales. El mayor reto de las telecomunicaciones está en hacer que los datos fluyan libremente a través de redes formadas por estándares nacionales dispares. Superar estos desafíos requiere de integración y conectividad de los sistemas en una base global. Los gerentes necesitan pensar cuidadosamente dónde ubicar los centros de cómputo de la empresa y cómo seleccionar a los proveedores de hardware.

*Plataformas de cómputo e integración de sistemas:*

El objetivo es desarrollar sistemas globales distribuidos e integrados para apoyar procesos de negocios digitales que se expanden más allá de los límites nacionales. Solo porque en todas partes se use el mismo hardware no garantiza sistemas comunes e integrados. Los problemas son más complejos debido al entorno internacional. Por ejemplo, en Estados Unidos, los sistemas operativos de IBM han jugado el papel principal en la construcción de sistemas clave para organizaciones grandes, en Europa se emplea más a UNIX para los grandes sistemas. Alguna autoridad central en la empresa debe establecer los datos, así como otros estándares con los cuales deben cumplir los sitios.

*CONECTIVIDAD:*

Es la capacidad de enlazar los sistemas y el personal de una empresa global en una sola red integrada de manera semejante al sistema telefónico pero con transmisiones de voz, datos e imágenes. Internet ha proporcionado una base enorme para dotar de conectividad, pero la internet pública no garantiza ningún nivel de servicio. Por lo general, utilizan redes privadas para datos delicados y redes privadas virtuales para datos de menos seguridad.

Problemas de las redes Internacionales:

• Calidad del servicio
• Seguridad
• Costos y aranceles
• Administración de la red
• Retrasos en la instalación
• Calidad deficiente del servicio internacional
• Restricciones de regulaciones
• Capacidad de la red

Una alternativa cada vez más atractiva es crear redes globales basadas en Internet y tecnología de Internet. La baja penetración de las PCs y la ignorancia extendida limitan la demanda del servicio de Internet en muchos países en desarrollo. En los países menos desarrollados donde existe una infraestructura, con frecuencia ésta es obsoleta, carece de circuitos digitales y tiene líneas demasiado ruidosas.

*Software:*

Aparte de la integración de nuevos sistemas con los sistemas antiguos, están los problemas de diseño de la interfaz humana y la funcionalidad de los sistemas. Por ejemplo, las interfaces deben ser de fácil comprensión y de pronto dominio. Las empresas de manufactura y distribución utilizan ampliamente los sistemas de Intercambio Electrónico de Datos (EDI) y los sistemas de administración de la cadena de suministro para conectarse con proveedores a nivel global. Los sistemas de groupware, el correo electrónico y la videoconferencia, son herramientas de colaboración a escala mundial especialmente importantes para empresas que se apoyan en el conocimiento y los datos, como agencias de publicidad, empresas de investigación.

ADMINISTRACIÓN DEL DESARROLLO DE SOFTWARE GLOBAL

Las empresas tanto globales como nacionales administran cada vez más recursos de hardware y software a través de equipos globales.

En ocasiones estos equipos trabajan para la empresa en lugares del extranjero, y en algunos casos, estos equipos trabajan para proveedores externos en lugares en el extranjero. Esta práctica se conoce como subcontratación de software en el extranjero y se está volviendo muy popular. Internet ha reducido drásticamente los costos de comunicaciones con los equipos de desarrollo extranjeros.

PRINCIPALES COMPONENTES DE COSTO DEL DESARROLLO DE SOFTWARE EN EL EXTRANJERO:

• Costo del contrato: La mayor parte de este costo es por la mano de obra requerida por el proyecto: programadores, ingenieros de software, analistas de sistemas, especialistas de redes, gerentes del equipo del proyecto.
• Costos de selección del proveedor: En cualquier servicio subcontratado, el gasto de seleccionar un proveedor del servicio puede variar de 0.1 por ciento a 10 por ciento además del costo del contrato. Las empresas tendrán que asignar recursos para documentar los requerimientos, enviar solicitudes de ofertas (RFPs), gastos de viaje, negociar contratos, cuotas legales y administración del proyecto. El proceso dura de tres a seis meses hasta un año.
• Administración de la transición y costos de la transferencia de conocimiento: Toma de tres meses a un año transferir completamente el trabajo a un socio extranjero y asegurarse de que el proveedor comprende totalmente su negocio. Las empresas deben estar preparadas para gastar un 2 o 3 por ciento adicional de sus contratos en costos de transición. Los empleados extranjeros tienen que trabajar en paralelo con los costosos empleados internos.
• Costos de recursos humanos nacionales: Si se tiene que despedir empleados nacionales a causa de la subcontratación en el extranjero, quizá tenga que pagar a los empleados despedidos pagos de cesantía y bonos de retención para mantenerlos trabajando el tiempo suficiente para compartir su conocimiento con sus reemplazos extranjeros. Los despidos y los costos relacionados pueden incrementar de un 3 a un 5 por ciento adicional.
• Costos de mejorar los procesos de desarrollo de software: Si una empresa no tiene procesos internos sólidos para el desarrollo de software, tardará mucho más tiempo en coordinar el trabajo con el proveedor. Las empresas que subcontratan el desarrollo de software a proveedores externos deben estar preparadas para gastar de 1 a 10 por ciento adicional para mejorar los procesos de desarrollo de software.
• Costos de adaptarse a las diferencias culturales: Las diferencias culturales pueden afectar la productividad. Un trabajador estadounidense experimentado no puede ser reemplazado automáticamente por un trabajador extranjero, por lo que el trabajo podría requerir más tiempo y dinero para su terminación y quizá rehacerse en gran parte. La necesidad de ajustarse a las diferencias culturales pueden incrementar hasta 20 por ciento los costos adicionales del contrato extranjero durante los primeros dos años.
• Costos de administrar un contrato extranjero: La administración de la relación en el extranjero requiere trabajo adicional: facturación, auditoria, costos adicionales de telecomunicaciones, asegurarse de que el trabajo se facture correctamente, cerciorarse de que el tiempo se registre de manera adecuada. Las empresas deberían estar preparadas para pagar de un 6 a un 10 por ciento adicional por la administración del contrato extranjero.