Archivo de documentos captación elaboración y custodia

                                          TEMA 10 ARCHIVO DE LA Información EN SOPORTE PAPEL

10.1  Naturaleza y finalidad del archivo

El Archivo es el espacio físico donde se conservan los documentos. Ese espacio Físico contiene el conjunto de documentos producidos y recibidos en cualquier Empresa.

10.2  Archivo de documentos: captación, elaboración de datos y custodia

Es Muy importante que en todo el proceso de gestión y conservación de los Documentos se controle la creación, recepción, conservación, utilización y Eliminación de los mismos.

Las Fases se deben realizar para que no se pierda ningún documento.

Entrada del documento (creación o recepción del documento): Cuando el documento entra o se genera en la empresa.

Elaboración de datos: importante procurar que no se pierda Ningún documento; para ello, se procederá a:

·Anotar Los datos, en orden cronológico, del documento en los registros de Entrada/salida que corresponda.

·Enviar El documento al departamento al que va dirigido.

Salida para su custodia: se clasifica el documento y se procede a Archivarlo.

10.3  Clasificación de la información

Podemos Clasificar la información en función de su contenido informativo, del valor Administrativo que tengan y de su valor legal. Para esto se pueden seguir las Siguientes pautas:

Conservar todos los documentos que requiera la Legislación, según la materia de que se traten. En este apartado se encuentran Los siguientes documentos:

·El Libro de inventarios y balances, libro de actas, etc.

·Las Facturas emitidas y las facturas recibidas.

·Los Libros de registro de facturas emitidas y los libros de registro de facturas Recibidas.

·Los Contratos con clientes y con proveedores.

·Las Pólizas de seguros.

·Los Contratos del personal laboral.