Características y Clasificación de la Información en las Organizaciones
Características de la Información
Origen de la Información
La fuente se define por el lugar donde la información se origina, pudiendo ser:
- Origen interno: Surge de la propia organización (facturas, recibos y todos los documentos que la entidad emite).
- Origen externo: Proviene de fuera de la organización, siendo información que esta recibe y utiliza.
La organización tiene un mayor control sobre la documentación que emite, lo que otorga mayor seguridad y confiabilidad. Por el contrario, existe un menor control sobre la información de otras organizaciones; si estas no son reconocidas como prestigiosas y confiables, dicha información puede considerarse menos segura. Por ello, es necesario determinar siempre el grado de confiabilidad de la fuente.
Clasificación según su Fuente
- Fuente primaria: Información elaborada para una finalidad específica porque no se encuentra disponible, ya sea porque no existe o porque no está al alcance.
- Fuente secundaria: Información que ya fue elaborada y se encuentra almacenada en algún lugar al que se puede acceder.
Alcance
Está relacionado con los destinatarios de la información. Existe información que posee un gran alcance.
Estructura Temporal
- Información histórica: Datos sobre hechos ya ocurridos que sirven para realizar comparaciones con la información actual.
- Información actual: Sucesos que están ocurriendo o que ya ocurrieron recientemente.
- Información predictiva: Información que se elabora suponiendo que van a ocurrir determinados hechos en el futuro, sirviendo para la prevención.
Atributos de la Información
- Precisión: Es la exactitud de la información. La información es precisa cuando no contiene errores ni dudas.
- Frecuencia: Es la cantidad de veces que una información es solicitada.
- Información frecuente: Es la que se elabora periódicamente.
- Información no frecuente: Es la que no es requerida habitualmente.
Forma y Formatos de Presentación
La información puede ser presentada de distintas formas:
- Analítica: Se presenta de forma condensada.
- Cuantitativa: Se presenta de forma numérica.
- Cualitativa: Se presenta en términos de las características de un hecho o circunstancia.
- Impresa: Es la que se imprime en papel.
- Visual: Aparece en una pantalla.