Claves de la Comunicación Efectiva y Reuniones Productivas en el Trabajo

Filtros de la Comunicación

Describen la dirección o el giro que toma la comunicación en función del modo en que los participantes interactúan entre sí.

Aspectos a considerar:

• Imagen de uno mismo: Se relaciona con el nivel de autoestima. Si esta es sólida, la comunicación fluye; si no, la persona tiende a ponerse a la defensiva.
• Imagen del interlocutor: La percepción que tenemos de la otra persona (por ejemplo, si es muy emotiva) puede llevarnos a compararnos y desviar la atención del mensaje principal.
• Situación de la comunicación: El contexto es clave. La comunicación varía según la situación, el tiempo disponible y si el interlocutor es un amigo, pareja o un colega de trabajo.
• Actitudes, sentimientos y motivaciones: Inevitablemente, se transmite la situación emocional y las necesidades personales de cada individuo.
• Expectativas sobre el interlocutor: Estas se crean a partir de experiencias pasadas y pueden dar lugar a la formación de estereotipos.

El Código de Racionalidad

Consiste en tomar una decisión sin influencias externas, basándose en la objetividad y la aceptación de las demás personas.

Barreras de la Percepción

Son distorsiones en la recepción de un mensaje que pueden afectar a la comunicación:

• Efecto halo: Dejarse influir por un único rasgo (positivo o negativo) del interlocutor, creando prejuicios y perdiendo información relevante.
• Percepción selectiva: Asimilar únicamente los estímulos que nos impactan o que confirman nuestras creencias. Por ejemplo, percibir a una persona muy participativa como "acaparadora".
• Proyección: Atribuir a otros nuestros propios rasgos de personalidad, criticando o alabando en ellos nuestros propios defectos o virtudes.
• Estereotipos: Emitir juicios sobre una persona basándose en la percepción general que se tiene de su grupo de pertenencia (profesional, cultural, etc.).

Redes de Comunicación en la Empresa

Son las estructuras, formales o informales, que crea una organización para que la información llegue a las personas adecuadas.

• Red en estrella: Es centralizada. La información pasa por un líder o jefe que la distribuye al resto.
• Red en cadena: La comunicación fluye de manera jerárquica, desde el jefe al intermediario y de este al trabajador, y viceversa.
• Red en círculo: La información circula libremente entre los miembros sin depender del rango o la jerarquía.
• Red de múltiples direcciones (o red total): La información fluye en todas las direcciones jerárquicas, implicando a todos los integrantes de la empresa.

Las Reuniones de Trabajo

Una reunión de trabajo es un encuentro en el ámbito laboral con personas del mismo perfil profesional e intereses comunes, que se unen para tomar decisiones, informar o recibir información.

Factores Clave

Los factores determinantes son las personas que asisten, la relación interpersonal entre ellas y el tiempo disponible.

¿Por qué convocar una reunión?

• Incrementar la confianza y la cohesión del equipo.
• Tomar decisiones de forma consensuada.
• Zanjar problemas o conflictos.
• Comunicar información importante de manera simultánea.
• Conseguir objetivos comunes.

Características Principales

• Participación mínima de dos personas.
• Requiere preparación y motivación por parte de los asistentes.
• Se celebra en un lugar y tiempo determinados.
• Gira en torno a un tema en común.

Elementos de una Reunión

• Asistentes: Se debe distinguir entre quien convoca y los convocados.
• Tiempo: Define cuándo empieza y su duración. Es crucial adecuar el número de participantes al tiempo disponible: a más participantes, más tiempo se necesitará. El moderador debe gestionar este recurso.
• Tema: El asunto concreto que se va a tratar, definido en el orden del día.
• Finalidad: El objetivo que se pretende alcanzar con la reunión.
• Lugar: El sitio concreto donde se celebra. Hay que cuidar aspectos como la temperatura, la amplitud de la sala, la distribución del mobiliario y la iluminación.

Claves para la Eficacia de una Reunión

• Necesidad: Solo debe convocarse cuando sea estrictamente necesaria, ya que reunir a todos los implicados puede ser complicado y costoso.
• Preparación: La reunión debe estar debidamente preparada con antelación, con un orden del día claro.
• Plan de actuación: Debe concluir con un plan de acción claro, con responsables y plazos definidos.

Actitudes de los Participantes

• Actitud participativa: Colaboradora, proactiva y constructiva.
• Actitud pasiva: Falta de implicación, silencio o no aportación de ideas.
• Actitud negativa: Basada en el egoísmo, la interrupción constante o la crítica destructiva.

El Rol del Moderador o Animador

Es la figura encargada de mantener el orden y asegurar que se cumpla con lo señalado en el orden del día para alcanzar los objetivos propuestos.

Manejo de la dinámica del grupo

• Motivar la participación de todos.
• Apoyar a los más tímidos y gestionar a los más habladores para equilibrar las intervenciones.
• Controlar las tensiones y reconducir conflictos.
• Ser imparcial y neutro en todo momento.

Organización

• Preparar el espacio físico (sillas, material audiovisual, etc.).
• Manejar los horarios y controlar el tiempo de cada punto.
• Designar a la persona que tomará el acta de la reunión.
• Establecer y recordar las reglas de comunicación al inicio.

Técnicas y herramientas de trabajo

• Explicar las herramientas que se van a utilizar (brainstorming, diagramas, etc.).
• Buscar el consenso sobre la metodología a seguir.
• Apoyar al grupo en la aplicación de las herramientas.

Estructura de la reunión

• Utilizar la retroalimentación (feedback) y elaborar conclusiones claras.
• Mantener una visión panorámica y no perder el hilo conductor de la reunión.
• Definir un plan de acción y asegurar su seguimiento.
• Aclarar puntos confusos si es necesario para garantizar la comprensión de todos.

Fases de una Reunión

1. Fase de Planificación: Decidir si la reunión es necesaria y definir sus objetivos (que se incluirán en el orden del día). Seleccionar a las personas que deben asistir, comprobar su disponibilidad y concretar la duración.
2. Fase de Preparación: Elaboración y envío del orden del día, donde deben figurar claramente los objetivos, los puntos a tratar, la documentación necesaria, el lugar y el horario.
3. Fase de Seguimiento: Tras la reunión, el convocante o responsable debe redactar y distribuir el acta con los acuerdos alcanzados. Es fundamental hacer un seguimiento de la puesta en práctica de las decisiones y comunicar a los asistentes los resultados obtenidos.