Claves para una Gestión Eficaz de Reuniones de Trabajo
C. RET: Reuniones, Concepto y Elementos Básicos (24/01/11)
Introducción
El mundo laboral nos exige estar preparados para trabajar en equipo. Por este motivo, el equipo necesita reunirse con frecuencia para organizar el trabajo, verificar la labor y los avances de cada uno de sus miembros, compartir información entre diferentes colectivos, etc.
¿Qué es una reunión?
Los humanos, como seres sociales, tenemos tendencia a agruparnos y reunirnos. En el mundo laboral, hablaremos de reuniones de trabajo.
Los motivos por los que se convocan reuniones en el ámbito del trabajo son muy diversos:
- Resolver problemas entre personas y colectivos.
- Obtener o transmitir información.
- Fomentar el contacto entre trabajadores.
- Generar nuevas ideas sobre productos o servicios.
- Desarrollar cursos de formación.
- Tomar decisiones.
Es fundamental motivar a las personas que participan, teniendo presente la organización y los intereses de la mayoría.
Conceptos y caracteres
Según el Diccionario de la lengua catalana, la reunión es: «la acción de reunir o de reunirse; conjunto de personas reunidas. Una reunión de circunstancias. Una reunión de socios. Una reunión pública».
Por su parte, Cristina Watt define las reuniones como grupos de personas con intereses comunes, unidas temporalmente en un lugar para tomar decisiones, formarse o informarse.
Características principales de una reunión:
- Conjunto de personas: Con dos es suficiente para tratar el tema.
- Tema en común: Los sujetos están relacionados por un asunto sobre el que dialogan y llegan a un acuerdo.
- Proceso: Requiere seguir pasos ordenados, desde la preparación hasta la conclusión.
- Tiempo determinado: Es necesario que los participantes compartan un periodo de tiempo definido.
- Espacio adecuado: Requiere un lugar idóneo para su desarrollo.
En resumen, una reunión es «el proceso que desarrollamos unas personas que se encuentran en circunstancias determinadas y concretas para tratar diversos temas y con fines también diversos».