Comunicación Organizacional: Estrategias y Canales para el Éxito Empresarial
Dirección de la Comunicación Organizacional
La comunicación organizacional se clasifica según la dirección en la que fluye dentro de la estructura de una empresa:
Comunicación Descendente
Comunicación que se inicia en los niveles superiores de la organización y se dirige hacia los niveles inferiores.
Comunicación Ascendente
Comunicación que surge desde los niveles inferiores y se dirige hacia los niveles superiores en la organización.
Comunicación Horizontal
Se refiere a la comunicación entre sujetos que se encuentran en un mismo nivel jerárquico.
Comunicación Transversal
Una persona que pertenece a un determinado nivel y a una gerencia, por ejemplo, se comunica con otras personas que pertenecen a otro nivel y a otra gerencia. No tienen dependencia directa con la persona con la que se comunican.
Objetivos y Medios de Comunicación Interna
La comunicación interna es vital para el funcionamiento de cualquier organización y puede clasificarse según diversos criterios:
Adecuación a la Estructura Jerárquica
- Comunicación Formal: La comunicación se desenvuelve a través de las líneas definidas en el organigrama.
- Comunicación Informal: No se adecua a la estructura jerárquica; se transmite de persona a persona sin un programa preestablecido.
Por su Dirección
Incluye las categorías ya mencionadas: ascendentes, descendentes, horizontales y transversales.
Contenido del Mensaje
- Comunicación Referida al Trabajo: El contenido del mensaje tiene que ver con cuestiones relacionadas directamente con las tareas laborales.
- Comunicación Ajena al Trabajo: Son todas aquellas comunicaciones que se utilizan y que no tienen relación directa con el ámbito laboral.
Vehículo que Transporta el Mensaje
Puede ser comunicación oral o comunicación escrita (verbales, no verbales).
Comunicación Externa
La comunicación externa es aquella que se da entre los miembros de la empresa y el medio exterior. Abarca varias dimensiones:
- Comunicación Externa Operativa: Interacción diaria con asociados e interlocutores externos.
- Comunicación Externa Estratégica: Consiste en la constitución de una red de contactos o en una actitud de “vigía” para anticipar tendencias.
- Información Externa de Notoriedad: Orientada a dar a conocer productos, mejorar la imagen general o desarrollar la reputación de la empresa.
Comunicación Externa Operativa
Los miembros de la empresa se hallan en contacto con el medio externo en el marco de las actividades profesionales diarias. De este modo, deben comunicarse con personas de fuera: clientes, proveedores, contratistas, subcontratistas, poderes públicos, etc. Estos intercambios son indispensables para la actividad a corto plazo de la empresa; sin ellos no podría existir.
Ejemplo: Un gerente de una empresa X que produce artículos escolares se reúne con los distintos proveedores de la materia prima para llegar a un acuerdo en los precios.
Comunicación Externa Estratégica
Se pueden agrupar dos aspectos: la comunicación externa con destino a anticipar, que construye redes por medio de sus miembros, desarrollando la empresa relaciones positivas con actores considerados claves: cargos municipales, dirigentes de clubes, de empresas, etc. Al momento de establecerse esos contactos, la empresa no los considera verdaderamente indispensables, pero se estima que pueden servir cuando se presenta una dificultad puntual.
La estructura externa también incluye la función denominada “vigía” o de observatorio, que sitúa “captadores” de información estratégica en el medio.
Ejemplo: Una marca deportiva mantiene buenas relaciones con el presidente de un club importante de fútbol, con la intención de, en un futuro, ser patrocinador del club.
Información Externa de Notoriedad
Es la institución-empresa la que informa con el fin de dar a conocer sus productos, mejorar la imagen general o desarrollar su notoriedad.
Las principales formas de comunicación externa de notoriedad son: publicidad, promoción, donaciones, patrocinios, intervención en manifestaciones, stands de la empresa en ferias y exposiciones, etc.
Importante: Hay otra modalidad de información que las empresas a menudo olvidan, que es la posibilidad para cada uno de sus empleados de promover su empresa en lo cotidiano. Para ello es fundamental que el empleado esté bien informado, se sienta comunicado y tenga la motivación para hablar positivamente de la organización.
Canales de Comunicación en la Organización
Los canales de comunicación son los medios a través de los cuales fluyen los mensajes dentro de la organización:
Canales Descendentes
- Escritos: Cartas directas al personal, manual del supervisor, periódicos de la empresa, carteles.
- Orales: Reuniones, charlas, etc.
Canales Ascendentes
- Escritos: Buzones de sugerencias, encuestas, informes.
- Orales: Reuniones con superiores, entrevistas, etc.
Canales de Comunicación Descendentes Escritos: Cartas Directas al Personal
Las cartas directas al personal reúnen dos aspectos que normalmente no se dan juntos en los demás canales:
- Comunican directamente al individuo.
- Pueden ser una comunicación colectiva, enviándose a varios (por ejemplo, a todo el grupo familiar).
Mediante este canal se consigue:
- Recepción completa de la comunicación.
- Exacta comprensión del mensaje.
- Acceso a la vida privada del personal, entre otros beneficios.
La elaboración de estas comunicaciones ha de ser muy cuidadosa:
- Deberá ser redactada en términos de cierta intimidad.
- La carta deberá ser entregada en sobre cerrado.