Pedidos, tiques y facturas: documentación comercial esencial

El pedido

El pedido es un documento en el que el comprador solicita unos productos al vendedor de acuerdo con unas condiciones previamente pactadas.

Medios para realizar un pedido

• Verbalmente: Es un método rápido que permite la negociación directa con la otra parte. Sin embargo, presenta el inconveniente de no dejar constancia por escrito.
• Por transmisión electrónica: A través de correo electrónico, página web o fax. Cuenta con las ventajas de ser rápido y de dejar constancia de las condiciones.
• Por correo ordinario: Este medio está actualmente en desuso, pues es el más lento, si bien sí queda registro de las condiciones acordadas.
• Mediante agente o representante comercial: En determinados sectores, es muy usual que las empresas tengan representantes que visitan a los compradores. En estas visitas se negocian las condiciones, se cumplimentan los pedidos y se firman.

La factura simplificada o tique

Los empresarios o profesionales pueden expedir una factura simplificada (comúnmente conocida como tique) cuando su importe no exceda de 400 €, IVA incluido, o cuando no exceda de 3 000 € en determinadas operaciones, como: ventas al por menor, transportes de personas, ventas a domicilio, servicios prestados en bares, restaurantes o discotecas, peluquerías, etc.

Las facturas simplificadas contendrán, al menos, los siguientes datos: número y, en su caso, serie, fecha de expedición, NIF, así como el nombre y apellidos o la razón social completa del obligado a su expedición, la identificación de los bienes o servicios, el tipo impositivo y la contraprestación total.

Medios para expedir facturas

Las facturas o documentos sustitutivos podrán ser expedidos por cualquier medio, en papel o en soporte electrónico, que permita la constatación de su fecha de expedición. La factura electrónica es una factura que se emite y se recibe en formato electrónico. Es una alternativa legal a la factura en papel, pero su emisión requiere el consentimiento del destinatario.

Garantías de toda factura

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

• La legibilidad: En las facturas electrónicas, la facilita el programa informático que la crea o la recibe.
• La autenticidad del origen: Es decir, garantizar la identidad tanto del obligado a su expedición como del emisor de la factura (que pueden ser la misma persona).
• La integridad del contenido: Esto significa garantizar que su contenido no ha sido modificado.

Proceso de cálculo en la factura

Para la correcta cumplimentación de la factura, se siguen los siguientes pasos partiendo del importe bruto de la compra:

1. Se calcula el importe bruto de la compra, que es el resultado de multiplicar el número de unidades por el precio unitario de cada artículo.
2. Al importe bruto se le restan los descuentos a aplicar y se le suman los gastos accesorios de la operación (transportes, seguros, envases, etc.). La cantidad así obtenida es la base imponible del IVA.
3. La cuota del IVA se obtiene aplicando el tipo impositivo correspondiente a la base imponible.
4. Finalmente, el importe total de la factura se calcula sumando la base imponible y la cuota del IVA.