Estrategias de Gestión de Proveedores y Optimización de la Cadena de Suministro
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La Relación Empresa-Proveedor y la Estructura del Mercado
La relación entre la Empresa y el Proveedor se desarrolla en un mercado que puede estar dominado por un único o un pequeño grupo de proveedores. En estas estructuras (monopolio u oligopolio), los proveedores pueden imponer sus condiciones, ya sea porque existe una sola oferta o porque los acuerdos entre el pequeño número de proveedores impiden la competencia.
El comprador, al encontrarse en desventaja, debe aceptar las exigencias del proveedor o renunciar a la compra. Sin embargo, si existe competencia, el comprador elegirá aquella opción más ventajosa, de lo que se desprende que:
- La competencia entre los proveedores beneficia directamente a la empresa compradora.
- Solo sobrevivirán las empresas proveedoras que sean capaces de ofrecer aquello que los compradores demanden, fomentando la eficiencia.
Gestión de Proveedores: Riesgos y Estrategias Óptimas
Situaciones Peligrosas que Hay que Evitar
Una gestión ineficiente de proveedores puede poner en riesgo el abastecimiento de la empresa. Es crucial evitar:
- Depender de un número muy pequeño de proveedores, lo que pone en peligro el abastecimiento ante cualquier problema que les impida realizar el suministro (ej. huelgas, accidentes). Esto incrementa el riesgo de suministro.
- Tener un número de proveedores tan grande que el volumen de compras a cada uno de ellos sea insignificante, perdiendo poder de negociación.
Estrategia de Abastecimiento Recomendada
La empresa debe buscar un equilibrio estratégico para asegurar la continuidad operativa y maximizar los beneficios de la competencia:
- Mantener un número suficiente de proveedores que le permita evitar el riesgo de la falta de suministro y beneficiarse de la competencia entre ellos.
- Alcanzar un volumen de compras lo suficientemente alto como para que la empresa sea considerada importante para varios de sus proveedores clave.
Servicios Añadidos y Logística
Servicios de Valor Agregado del Proveedor
Los proveedores pueden diferenciarse ofreciendo servicios que van más allá del producto base:
- Prestar asistencia postventa.
- Garantizar la rapidez en el suministro.
- Mejorar la presentación del artículo.
- Dar a conocer el producto (publicidad).
- Conceder facilidades de pago.
Ventajas de la Cercanía Empresa-Proveedor
La proximidad geográfica es un factor logístico clave:
- La cercanía a los proveedores permite reducir los costes de transporte de los productos.
- La rapidez en la entrega evita que la empresa se quede desabastecida, mejorando la gestión de inventario.
El Proceso de Pedido de Compra
Definición de Pedido
El Pedido es la petición de compra que un cliente hace a un proveedor para que este le suministre los bienes o servicios solicitados. Normalmente, el pedido contiene una solicitud de compra efectuada al departamento de compras por el almacén o el área de producción. Es el documento formal por el que se solicita el suministro de unas determinadas mercancías o servicios.
Esquema del Proceso de Compra
El proceso de formalización de un pedido sigue generalmente los siguientes pasos:
- Detección de la necesidad de comprar.
- Solicitud y análisis de las ofertas disponibles.
- Selección del proveedor más ventajoso.
- Emisión del Pedido.
Métodos de Formalización del Pedido
El pedido puede formalizarse de diversas maneras:
h4>Vía Telefónica
Para confirmar la operación, es conveniente enviar una carta o una comunicación escrita tras la llamada para dejar constancia de los términos acordados.
h4>Comunicación Escrita (Carta, Fax o Correo Electrónico)
Este método tiene la ventaja de establecer una relación formal con el proveedor y plasmar por escrito las condiciones exactas de la operación.
h4>Nota de Pedido
Se trata de un impreso estandarizado que debe contener todos los datos necesarios para facilitar al máximo la compraventa (cantidades, precios, plazos, etc.).
h4>Agente Comercial o Representante
El agente comercial cumplimenta el pedido, el cliente firma el original y se queda con la copia (que actúa como propuesta del pedido).
h4>Formas Más Frecuentes
Actualmente, la formalización se realiza mediante un impreso, carta o email donde se solicita el pedido y el cliente se compromete a pagar según las condiciones establecidas.