Documentación y Gestión de Almacén: Facturas, Stock, Inventario y Costes

Documentación y Gestión de Almacén

Albarán y Factura

El albarán es un documento mercantil emitido por el proveedor, cuya función es acreditar la entrega de una mercancía, garantizando que un producto ha llegado a manos de su destinatario. La factura, por otro lado, es un documento más completo que acredita una operación comercial y tiene fines tributarios. Debe incluir datos de identificación del comprador y del vendedor, el importe del producto y el IVA. La principal diferencia entre ellos es que la emisión del albarán no es obligatoria, mientras que la factura sí lo es.

Stock

El stock es el conjunto de mercancías o existencias que una empresa tiene en el almacén. Se clasifica en:

• Materias primas
• Productos semiterminados
• Productos terminados
• Repuestos
• Envases y embalajes

Funciones en el Almacén

1. Recibir los materiales realizando un control cuantitativo y cualitativo, devolviendo aquellos que no cumplan las condiciones.
2. Organizar los materiales recibidos para facilitar su ubicación y acceso rápido, colocando los de mayor rotación cerca de la entrada-salida.
3. Conservar los artículos en perfecto estado, prestando atención a los envases y embalajes.
4. Llevar un registro de los artículos almacenados y comprobar periódicamente las fichas de almacén con la realidad.

Inventario

El inventario es el recuento de la cantidad de todos los artículos en el almacén y su valor.

Costes de Aprovisionamiento

Los componentes de los costes de aprovisionamiento son:

• Coste de compra: coste por las existencias adquiridas, incluyendo costes adicionales como transporte, seguro, envases y embalajes. Depende del número de productos.
• Coste del pedido: incluye documentación, llamadas telefónicas, recepción, etc. Depende del número de pedidos.
• Coste de almacenaje: depende del nivel de stocks en almacén. Incluye:
  • Coste de inventario
  • Coste financiero
  • Coste de recursos materiales y humanos
  • Obsolescencia

Gestión de Existencias

Una buena gestión de existencias garantiza:

• Que las existencias no se pierdan o deterioren.
• Que sean de buena calidad.
• Que se sepa cuánto se tiene, su valor y dónde están ubicadas.
• Reducir los costes de almacenamiento.
• Realizar los pedidos en el momento oportuno.
• Solicitar la cantidad oportuna en cada pedido.

Nivel Alto de Existencias

Ventajas:

• No hay riesgo de rotura de stocks.
• Permite satisfacer la demanda en todo momento.

Desventajas:

• Mayores costes:
  • Coste material: mayores almacenes.
  • Coste de personal: más empleados.
  • Costes financieros: más existencias, más dinero invertido en ellos, más posibilidades de necesitar préstamos.
  • Coste de oportunidad: dinero invertido en el almacén, dinero no utilizado en otras alternativas.
  • Coste originado por la obsolescencia.

Nivel Bajo de Existencias

Ventajas:

• Menores costes de almacenamiento.
• Mayor flexibilidad para adaptarse a las demandas del cliente.

Desventajas:

• Aumenta el número de pedidos.
• Mayores posibilidades de rotura de stocks.