Estrategias para Revisiones de Proyectos Exitosas y Control de Calidad

¿Es necesario revisar el proyecto?

¿Es necesario revisar el proyecto? No, porque ya se sabe todo, se han revisado todas las posibilidades, hay mucha experiencia, se perderá tiempo respondiendo preguntas de gente que no sabe, los operadores querrán cambiar todo. Después de tres meses de revisión para solicitar fondos... "nos devolvieron a revisar alternativas más de acuerdo con los objetivos de la empresa y a pedir informes de terceros expertos".

¿Para qué se debe revisar el proyecto?

• Para asegurar que no se escapen alternativas o errores y tener una mejor solución.
• Para asegurar que todos quieren lo mismo, los mismos objetivos y planes.
• Para que los terceros miren sin prejuicios ni intereses, y no sean defensivos.
• Para los operadores que reciben el proyecto: ellos son los clientes y queremos que lo acepten y que, con el transcurrir del tiempo, no pidan cambios.
• Para que el dueño y los bancos aprueben los fondos con seguridad, que estén bien informados y tengan la certeza de que es un buen proyecto.

Las revisiones son una herramienta que utiliza el gerente del proyecto para asegurar sus resultados y calidad, evitar errores de diseño y planificación, optimizar el proyecto, ganar confianza, evitar cambios repentinos y reducir tiempos de aprobación.

Se busca obtener la visión con "ojos frescos" de terceros con experiencia, sin la presión del día a día, en una evaluación amplia que agregue valor aun si discrepan. Las buenas revisiones evitan sorpresas y acortan tiempos.

Revisión de la Base de Diseño

• Momento: Durante el estudio de factibilidad.
• Duración: 1 a 2 días.
• Objetivos: Discutir las alternativas, obtener consenso en objetivos y requerimientos, revisar recursos, discutir la tecnología, ubicación e instalaciones, y lograr consenso con el plan final.
• Participantes: Personal del equipo del proyecto, de operaciones, de la gerencia o del accionista, y otros miembros de la empresa no involucrados directamente.

Revisiones Independientes

Momento: Antes de concluir las fases de factibilidad y básica, al 25% de la ingeniería de detalle y al 25% de la construcción. Duración: De 1 a 2 semanas.

Objetivos: Asegurar que el proyecto esté listo para seguir adelante, considerando su diseño, su PEP (Project Execution Plan) y estimación de costo; tener una visión imparcial de la situación y hacer recomendaciones para mejorar en la etapa siguiente.

Integrantes: Personal experto de alto nivel, independientes al proyecto.

Áreas de Evaluación

• Técnicos: Reservas, plan a largo plazo, plan minero, seguridad, operabilidad, ambiente, participación de operaciones, puesta en marcha, etc.
• PEP: Responsabilidades, espíritu de equipo, programa, plan de calidad y de contratos, vulnerabilidades.
• Estimación de Capital: Contingencia, metodologías, información de base, contratos y órdenes de compra, evaluación de mercado, equipos críticos, etc.

Revisiones de Riesgos

• Objetivo: Determinar riesgos de seguridad, salud o ambiente en el diseño y las medidas de control.
• Momento: En cada etapa a diferente nivel.
• Técnicas: ¿Qué pasa si?, Hazop, FMEA.
• Integrantes: Proyectistas, operadores, ingenieros, expertos en seguridad/ambiente, ingenieros de proceso e instrumentistas.
• Temas: Revisiones integrales o aspectos específicos (incendios, ergonomía, etc.).

Revisión de Operadores

La participación de operadores desde el inicio permite optimizar las bases del proyecto, asegura una partida segura y confiable, y minimiza los cambios antes y después de la puesta en marcha. Se recomienda una revisión formal de ingeniería básica, especialmente para ampliaciones.

• Objetivos: Balance entre inversión y costo sobre la vida útil, confiabilidad de la operación, facilidades para paradas de emergencia, derrames, seguridad, higiene industrial, ergonomía, accesos, áreas de trabajo, materiales de construcción sujetos a mantenimiento y control de procesos.
• Otros aspectos a coordinar: Inspecciones por operadores o mantenedores, puesta en marcha, entrenamiento de operadores, planes de mantenimiento preventivo, repuestos de capital y del primer año de operación, comité de coordinación y documentación final a entregar.
• Integrantes: Futuros operadores y mantenedores.
• Duración: 1 o 2 semanas.
• Oportunidad: Con dibujos de ingeniería básica avanzados.

Presentación al Accionista

Se realiza al fin de cada fase para solicitar fondos para la etapa siguiente. La fase debe estar completa, con toda la documentación lista para revisión:

• Base de diseño y planos.
• PEP (Project Execution Plan).
• POP (Project Operational Plan).
• Estimación de costos y estimaciones económicas terminadas.