Estructura organizacional de la empresa: áreas, funciones y organigramas

Resumen

El documento explica cómo se organiza una empresa en áreas o departamentos y cuáles son las funciones de la dirección: planificar, organizar, dirigir y controlar. También diferencia entre organización formal e informal, define el organigrama y sus requisitos, y presenta las formas de departamentalización y las clases de organigramas según su finalidad, contenido, extensión y forma.

Puntos clave

Las áreas típicas de una empresa son aprovisionamiento, producción, financiera, administrativa, comercial, personal o recursos humanos, y I+D+i.
Las funciones de la dirección son planificación, organización, gestión o dirección, y control.
La organización formal es una estructura oficial establecida por la dirección; la informal surge de forma espontánea por vínculos de amistad o intereses comunes.
El organigrama es la representación gráfica de la estructura empresarial en un momento determinado y debe ser claro y sencillo, actualizado y exacto.
Las formas de departamentación más frecuentes son la funcional, por zonas geográficas, por productos y por procesos.
Los organigramas pueden ser informativos o analíticos, estructurales, funcionales o de personal, generales o parciales, y verticales u horizontales.

Ponte a prueba

Áreas o Departamentos de la Empresa

La organización y coordinación de las áreas o departamentos de una empresa es establecida por la dirección de la misma. Estas áreas o funciones son las siguientes:

Área de aprovisionamiento
Área de producción o fabricación
Área financiera
Área administrativa
Área comercial
Área de personal o recursos humanos
Área de I+D+i

Funciones de la Dirección de la Empresa

La función de planificación consiste en establecer los objetivos que una empresa desea conseguir en un periodo de tiempo. Establecidos los objetivos, la dirección de la empresa decide las estrategias y acciones que llevará a cabo. La planificación puede ser:

Táctica o a corto plazo
Estratégica o a largo plazo

Posteriormente, la empresa debe controlar si los objetivos se están cumpliendo y, si no se cumplen, proponer medidas correctoras.

Planificación: Consiste en determinar los objetivos que la empresa quiere alcanzar.
Organización: Consiste en definir las tareas a desarrollar en cada puesto de trabajo.
Gestión o dirección: Selecciona, forma y asigna distintas personas en los diferentes puestos de trabajo.
Control: Consiste en comparar los objetivos alcanzados con los objetivos previstos inicialmente.

Organización Informal y Formal. Estructuras Organizativas

Organización informal: Es la estructura de relaciones entre varias personas que surge de forma espontánea y natural, y que no depende de un equipo directivo. Nace por vínculos de amistad o de intereses comunes entre varias personas. Es una relación no oficial. Ejemplo: Asociación de amigos.

Organización formal: Es una estructura establecida por una dirección que establece las relaciones y actividades entre las personas que la integran. Es una relación oficial. Ejemplo: Empresa

El Organigrama: Representación Gráfica de la Estructura Empresarial

Llamamos organigrama a la representación gráfica de la estructura de una empresa en un momento determinado; es como una fotografía de la estructura de la empresa. En una estructura organizativa se expresan los siguientes elementos:

Departamentos o áreas
Actividades de cada puesto de trabajo
Personas que ocupan cada puesto

El proceso de agrupar actividades, puestos de trabajo y personas se llama departamentación o departamentalización. Las formas de departamentación más frecuentes son:

Funcional: Consiste en agrupar las actividades de una empresa en áreas o departamentos. Es la más frecuente.
Por zonas geográficas: Consiste en agrupar las actividades y funciones de una empresa en torno a distintas zonas geográficas. Se utiliza en grandes empresas que están muy dispersas físicamente.
Por productos: Consiste en agrupar cada producto que fabrica una empresa en un departamento o área. Es frecuente en empresas que fabrican varias líneas de productos.
Por procesos: Consiste en agrupar las actividades en torno a las etapas del proceso productivo de las empresas.

Organigrama: Requisitos y Clases

El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa. Para que sea útil, debe reunir tres requisitos:

Claro y sencillo: que sea comprensible para las personas que lo van a utilizar.
Actualizado: es decir, debe reflejar los cambios que se produzcan en una empresa.
Exacto: es decir, que no presente errores y refleje fielmente la estructura.

Clases de Organigramas

Según su finalidad:

Informativos: reflejan de forma general la estructura de una empresa.
Analíticos: reflejan de forma detallada todos los departamentos de la empresa.

Según su contenido:

Estructurales: representan los grandes departamentos y sus relaciones.
Funcionales: expresan las funciones de cada departamento.
De personal: expresan el nombre de cada trabajador y su función.

Según su extensión:

Generales: representan todos los departamentos de una empresa.
Parciales: representan uno o varios departamentos de la empresa.

Según su forma:

Verticales: detallan la autoridad y jerarquía de arriba hacia abajo.
Horizontales: detallan la autoridad y jerarquía de derecha a izquierda.

Preguntas frecuentes

¿Cuáles son las funciones de la dirección de una empresa?

Las funciones de la dirección son la planificación, la organización, la gestión o dirección y el control. La planificación fija los objetivos, la organización define las tareas de cada puesto, la gestión selecciona y asigna personas, y el control compara los resultados con lo previsto.

¿Qué es un organigrama?

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa en un momento determinado. Muestra los departamentos o áreas, las actividades de cada puesto y las personas que los ocupan.

¿Cuál es la diferencia entre organización formal e informal?

La organización formal es una estructura oficial establecida por la dirección, como una empresa. La organización informal surge de forma espontánea y no oficial, por vínculos de amistad o intereses comunes, como una asociación de amigos.

¿Qué requisitos debe cumplir un organigrama?

Un organigrama debe ser claro y sencillo para que se pueda entender, actualizado para reflejar los cambios de la empresa, y exacto para no presentar errores y reflejar fielmente la estructura.