Fundamentos de Sistemas Organizacionales y Reingeniería de Procesos

Sistemas Organizacionales

Las organizaciones, como partes de una sociedad mayor y constituidas por partes menores, son vistas como sistemas dentro de sistemas.

El tratamiento de la organización como un sistema social sigue este enfoque:

• a) La organización se debe enfocar como un sistema que se caracteriza por todas las propiedades esenciales a cualquier sistema social.
• b) La organización debe ser abordada como un sistema funcionalmente diferenciado de un sistema social mayor.

Conceptos Fundamentales

• Actividad: Conjunto de trabajos propios de una persona, profesión o institución.
• Función: Actividad o conjunto de actividades genéricas que desempeña uno o varios elementos de forma complementaria para conseguir un objetivo concreto y definido.
• Puesto: Unidad de la organización que consiste en un grupo de obligaciones y responsabilidades que lo separan y distinguen de los demás puestos.
• Plaza: Espacio urbano público, amplio y descubierto, en el que se suelen realizar gran variedad de actividades.
• Política: Guías para orientar la acción; son criterios y lineamientos generales a observar en la toma de decisiones.
• Control: Se vuelve más difícil conforme se agregan niveles y gerentes, mientras que, al mismo tiempo, las complejidades de la planeación y las dificultades de la comunicación hacen más importante este control.
• Operación: Describe una etapa de trabajo de un plan. Los puestos de trabajo, instrumentos de inspección y características de inspección se pueden asignar a una operación. Dentro de un plan, la operación se identifica con un número.

Diagramas y Flujos de Trabajo

• Diagrama de procedimientos o procesos: Ayudan a comprender en su totalidad los trámites actuales de una dependencia u oficina, sirven para la búsqueda de mejoras y permiten discutir los trámites más eficazmente con el personal operativo.
• Flujogramas: Gráfica que muestra el flujo y número de operaciones secuenciales de un proceso o procedimiento para generar un bien o un servicio. Pertenece a la ingeniería de sistemas y también se le conoce como algoritmo, lógica o diagrama de flujo.

Reingeniería de Procesos

Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costo, calidad, servicio y disponibilidad (rapidez).

Características comunes en los procesos de negocios rediseñados

• Varios oficios se combinan en uno.
• Los trabajadores toman decisiones.

Organización del equipo de trabajo

• Líder incansable.
• Equipo de buenos profesionales.
• Debe tener un conocedor del proyecto y un no conocedor del proyecto.

Encargados de hacer la reingeniería

Líder, dueño del proceso y equipo de reingeniería.

Principales errores en el proceso de reingeniería

• Tratar de corregir un proceso en vez de cambiarlo.
• No concentrarse en los procesos.