Gestión de Almacén: Etiquetado, Pedidos, Clasificación ABC, Inventarios y Documentación Comercial

Etiquetado y codificación de mercancías

Según la información que proporcionan las etiquetas, pueden ser de 3 tipos:

• Etiquetas de contenido: permiten identificar el paquete sin necesidad de abrirlo.
• Etiquetas de manipulación: pueden ser obligatorias u opcionales. La información y los símbolos hacen referencia a la peligrosidad del producto, a su consumo y a la forma de almacenar, transportar o manipular las mercancías.
• Etiquetas de destino: cumplen la función de facilitar información al medio de transporte.

Formas de codificación

• Codificación no significativa: se asigna de forma correlativa o al azar y el código no ofrece información sobre la mercancía.
• Codificación significativa: proporciona información como el contenido del bulto o unidad de carga, procedencia, destino, etc.
• Codificación automática: se corresponde con el código de barras normalizado, que controla y garantiza un código único para cada producto.

El pedido

El pedido es un documento que expide el comprador cuando solicita en firme materiales o artículos a su proveedor. Debe contener:

• Datos del comprador y del vendedor.
• Nº de orden y fecha de expedición.
• Plazo o fecha de entrega.
• Dirección del almacén o lugar de entrega.
• Relación detallada de los artículos solicitados.
• Condiciones y firma del comprador.

Cuando se envía un pedido al proveedor, se debe realizar un seguimiento del mismo hasta que se reciban las mercancías en el almacén o el lugar de entrega indicado. Este registro debe contener:

• Nº de pedido y fecha de emisión.
• Proveedor: nombre y NIF.
• Fecha o plazo de entrega.
• Almacén o lugar de entrega.
• Fecha de recepción de las mercancías.
• Nº de albarán.
• Observaciones de incidencias.

Clasificación ABC

• Categoría A: está formada por el 20% de los artículos almacenados y representan el 80% de las salidas.
• Categoría B: son el 30% de los artículos almacenados, pero generan el 15% de la actividad del almacén.
• Categoría C: componen el 50% de los productos, pero su actividad representa el 5% sobre el total.

Procedimiento de clasificación

1. Ordenar los artículos de mayor a menor valor.
2. Obtener el porcentaje acumulado de participación.
3. Calcular el porcentaje que representa cada artículo sobre el valor del stock final.
4. Obtener los valores absolutos acumulados del stock.
5. Calcular el porcentaje de inversión acumulada.
6. Representar gráficamente los valores obtenidos.

El inventario

El inventario es un informe detallado de los materiales, productos, etc., que tiene la empresa almacenados y clasificados según categorías. El objetivo es conocer la situación exacta de los artículos o cargas y comprobar si coinciden las unidades físicas y las contables.

Tipos de inventario

• Inventario permanente o contable: se hace utilizando las fichas de existencias para llevar un control constante de las entradas y salidas de cada uno de los artículos.
• Inventario periódico o extracontable: consiste en hacer un recuento físico de las existencias para conocer las cantidades de stock al final de un período y valorar dichas existencias a precios de coste o de mercado. Puede ser inventario final o inventario rotativo.

Procesos del inventario físico

• Control por sectores: recuento por secciones, áreas, estantería y ubicación.
• Control por cupones: recuento por familias, gamas, etc.
• Control en rayas o sinópticos: recuento por artículo para conocer excesos o carencias de cada referencia o modelo.

Documentos comerciales

Un documento es una información estructurada en soporte material o medios electrónicos, cuyo objetivo es dejar constancia de las operaciones realizadas y de las personas que han intervenido en las mismas. Los documentos pueden ser de ámbito externo o interno:

• Carácter externo: sirven para que el cliente y el proveedor puedan justificar la operación de compraventa o servicio, como un pedido, un albarán, una factura, etc.
• Carácter interno: contienen información de utilidad para la empresa que los emite, como el registro de pedidos emitidos, los inventarios y registros, etc.

Los documentos que reflejan las operaciones comerciales entre empresas, es decir, las que se establecen con proveedores y clientes, pueden ser:

• Documentos de compraventa: pedido, albarán, carta de porte, factura de gastos, etc.
• Documentos de cobro-pago: recibo, cheque, letra de cambio, etc.

Precio de adquisición y coste de producción

Precio de adquisición

Incluye el importe facturado por el vendedor, deducidos los descuentos, rebajas del precio, etc., y se añadirán todos los gastos que se originan hasta que los bienes están ubicados en el almacén, como transportes, seguros, etc.

Coste de producción

Se calcula añadiendo al precio de adquisición los costes directamente imputables al producto. También se añade la parte que corresponda de los costes indirectos cuando dichos costes correspondan al período de fabricación.