Gestión de Aprovisionamiento y Compras: Claves, Funciones y Procesos Logísticos

Fundamentos del Aprovisionamiento y Almacenaje Empresarial

¿Cuáles son las situaciones que nos obligan a aprovisionar?

• Cuando la fabricación se realiza en cadena y los suministros se encuentran lejos.
• Cuando la fabricación es estacional y la demanda constante.
• Cuando la fabricación se realiza en cadena pero la demanda es irregular o estacional.
• Cuando los centros de producción se encuentran muy alejados de los puntos de consumo.
• Cuando debemos anticiparnos a los pedidos de los clientes.

Razones en contra del almacenaje

• La empresa, para almacenar sus productos, necesita realizar fuertes inversiones en edificios e instalaciones.
• La mercancía almacenada ocupa espacio, genera costes de mantenimiento, manipulación y gestión administrativa.
• La mercancía almacenada envejece y sufré obsolescencia cuando permanece demasiado tiempo almacenada.

Funciones y Diferencias en el Departamento de Compras y Aprovisionamiento

Funciones asignadas al departamento de compras

• Analizar las tendencias del mercado.
• Estudiar los envíos de los proveedores.
• Mantener con los proveedores relaciones eficientes.
• Buscar soluciones para mejorar los costes de la organización y actuar en coordinación con los otros departamentos de la empresa.

Diferencias entre aprovisionamiento y compras

Aprovisionamiento

• Predecir las necesidades.
• Planificación y gestión de compras.
• Minimizar la inversión de stock.
• Gestionar los stocks al menor coste posible.
• Establecer un sistema de información eficiente sobre el inventario.
• Cooperar con el departamento de compras.

Compras

• Buscar proveedores competitivos.
• Adquirir los materiales con la calidad necesaria.
• Conseguir la mejor relación cantidad-precio.
• Adquirir materiales estándar para reducir los costes de adquisición.
• Cooperar con otras áreas de la empresa.

Mínimos a tener en cuenta en la planificación de compras y aprovisionamiento

• Los presupuestos elaborados en el departamento financiero.
• Las necesidades de materia prima.
• Los cálculos realizados por el personal de la gestión de stock y del almacén.
• Las ventas previstas por el responsable del departamento comercial.

Procesos y Roles en la Gestión de Compras

Proceso de compra

1. Planificación de compras.
2. Análisis de las necesidades.
3. Solicitud de ofertas y presupuesto.
4. Evaluación de las ofertas recibidas.
5. Selección del proveedor.
6. Negociación de las condiciones.
7. Solicitud del pedido.
8. Seguimiento del pedido y los acuerdos.

Funciones del jefe de compras y de los compradores

• Fijar los objetivos a conseguir en cada periodo y confeccionar el presupuesto con la información obtenida del departamento financiero, las necesidades de producción y otras secciones de la empresa.
• Organizar las actividades de su departamento para que se realicen de forma eficaz y eficiente.
• Recibir los boletines de solicitud de material.
• Comunicar las compras realizadas y transferir al departamento de administración la documentación para su tramitación y archivo.
• Informar sobre los cambios que pueden afectar a la calidad, precios o continuidad de servicios y controlar que los proveedores cumplan las fechas de entrega.

Compradores

Su rol principal es conseguir una buena operación, ser eficaces a la hora de negociar con el proveedor y defender los intereses de la empresa.

Funciones Generales de la Empresa

Enumeración y análisis de las funciones empresariales

• Función técnica: Consiste en realizar las actividades necesarias para la fabricación o transformación de los productos.
• Función comercial: Comprende las actividades relacionadas con los flujos de capital.
• Función social: Son las actividades que realiza el departamento de recursos humanos.
• Función administrativa: Gestionar la administración y control de las operaciones realizadas en las distintas secciones de la empresa mediante el registro contable y administrativo de pagos y cobros.