Gestión de Compras y Aprovisionamiento en Hostelería: Claves para el Éxito
Departamento de Compras: Departamento que, bajo las órdenes de un director o jefe de compras, realizará las funciones específicas de comprar materias primas y aquellos elementos necesarios para la producción, seguimiento y control.
Aprovisionamiento: Es surtirse de bienes y servicios que las empresas de hostelería necesitan para funcionar y producir con normalidad.
La Compra: Es un hecho aislado que se realiza después de tomar la decisión de adquirir de forma puntual uno o varios bienes o servicios.
Función de Compra: Es mantener de forma permanente y regular el abastecimiento de materias primas, bienes y servicios, y realizar su gestión para que la empresa desarrolle sus operaciones con satisfacción.
Ciclo de Compra
Identificación de necesidades para un periodo determinado, naturaleza de los productos a utilizar, listado de proveedores, selección de las fuentes de suministro, emisión y seguimiento de pedidos, recepción y control de pedido y conformidad de la recepción del pedido, distribución de las entradas de cocina o economato, aprobación y pago de las facturas a proveedores.
Tipos de Alimentos
Alimentos Perecederos: Comprenden familias de productos tales como carnes, aves, pescados, frutas y verduras.
Alimentos No Perecederos: Nos referimos a bebidas, conservas y semiconservas.
Información del Etiquetado
Denominación del producto, lista de ingredientes, pasos y medidas, marca de fechas, identificación de la empresa, lugar de origen, identificación del lote del fabricante.
Fases de Recepción
La recepción propiamente dicha, inspección de mercancías, distribución, almacenamiento.
Funciones Básicas del Responsable de Recepción
- Inspeccionar la entrada y salida de mercancías comprobando el albarán.
- Registrar las diferentes sustancias que se produzcan en un parte diario de incidencias.
- Avisar al departamento usuario o almacén de la llegada de los géneros para que procedan a su retirada.
- Almacenar las diferentes mercancías en los lugares destinados a cada una de ellas.
- Establecer documentos de registro de las entradas y devoluciones.
- Realizar controles de puntos críticos en los alimentos.
- Controlar todos los procedimientos de entrega.
- Informar al departamento de todos los problemas.
Documentos Clave: Albarán y Factura
Albarán: Este documento lo emite el proveedor basándose en la orden de pedido emitida por compras. Se utiliza cuando la empresa compradora lo adquiere a crédito. En él se relacionan los alimentos suministrados. El albarán del proveedor incluye: datos (nombre y razón social, dirección, código postal, población, teléfono, fax, correo electrónico y NIF). Proceso: el albarán acompaña a la mercancía, comprueba que los datos de los géneros que figuran son correctos, así como las calidades sensoriales, el precio y el importe.
La Factura: Características iguales al albarán en cuanto al contenido. La factura representa un documento contable que justifica el pago a proveedores de las mercancías recibidas. Incluye: código de clientes, DNI/NIF, nombre, dirección, código postal, población, nº factura, fecha de emisión, datos del proveedor (DNI/NIF, nombre, razón social, dirección, código postal, población).
El Almacén: Corazón del Aprovisionamiento
El almacén es la fuente de las materias primas que utiliza la empresa de restauración para elaborar sus comidas, así como el punto desde el que se inicia la puesta en marcha de todos los servicios que se prestan al cliente.
Vigilancia en el Almacén
Hay que vigilar las condiciones de higiene y conservación del local, el etiquetado y la fecha de caducidad, el aspecto externo, el orden y la colocación de los alimentos.
Costes Asociados al Stock
Coste de Posesión del Stock: La posesión del stock origina una serie de gastos: alquiler de los almacenes, coste de almacenamiento, coste de mantenimiento, control del almacén, las primas de seguro, las pérdidas por deterioro o caducidad, el coste de la inmovilización financiera.
Coste de Ruptura del Stock: La ruptura del stock se produce cuando no se dispone de existencias suficientes en almacén para hacer frente a la demanda.