Tipos de documentos administrativos y sistemas de clasificación en la Administración Pública

Gestión Documental en la Administración Pública

La correcta gestión de la documentación es fundamental para el funcionamiento eficiente de los órganos y unidades de la Administración Pública, tanto a nivel autonómico como local. A continuación, se detallan los tipos de documentos más comunes y los sistemas de clasificación y conservación aplicables.

Tipos de Documentos Administrativos

• Oficio: Documento utilizado por los órganos o unidades de la Administración Pública (autonómica y local) para comunicarse entre sí.
• Nota Interior: Documento empleado para la comunicación entre departamentos o unidades pertenecientes a un mismo órgano superior.
• Notificación: Trámite mediante el cual el órgano competente comunica a los interesados una resolución o acuerdo.
• Solicitud: Documento que contiene una o más peticiones de un ciudadano u organización, con el objeto de iniciar la acción del órgano administrativo al que se dirige, para satisfacer una o más pretensiones con fundamento de derecho subjetivo o un interés legítimo.
• Declaración: Documento por el cual las personas físicas, jurídicas y otro tipo de organizaciones manifiestan o hacen constar la autenticidad de unos hechos, situaciones o circunstancias ante los organismos públicos.
• Telegrama: Comunicaciones breves de carácter urgente, que se entregan en un plazo de 4 a 6 horas.
• Burofax: Permite el envío de mensajes por facsímil desde las oficinas de Correos a cualquier empresa o usuario que no disponga de fax.

Elementos del Oficio

Un oficio típicamente incluye los siguientes elementos:

• Membrete
• Referencia (S. Ref.)
• Asunto
• Localidad y Fecha
• Antefirma
• Rúbrica
• Firma (Fdo.)

Sistemas de Clasificación Documental

La clasificación de los documentos permite su organización y posterior localización. Los sistemas más comunes son:

• Clasificación Alfabética (C. Alfabética): Se clasifica tomando como base el apellido de la persona o la razón social de la empresa que figura en el documento a archivar.
• Clasificación Geográfica (C. Geográfica): Se clasifica según el lugar de residencia de la persona o entidad, siguiendo un orden jerárquico: Autonomía, Provincia, Municipio, Calle y Nombre.
• Clasificación por Materia (C. Materia): Los documentos se agrupan en función del tema que tratan, entendiendo por materia una determinada característica común a todos ellos.
• Clasificación Cronológica (C. Cronológica): Se ordena tomando como referencia la fecha de entrega, la fecha de vencimiento, etc.
• Clasificación Decimal (C. Decimal): Agrupa documentos, libros, etc., en 10 grandes grupos.

Necesidad de Conservar la Documentación

La conservación de la documentación es esencial por dos motivos principales:

• Por el propio interés de la organización.
• Por exigencias legales.

Definición y Niveles de Archivo

El archivo es el lugar donde se encuentran debidamente ordenados y clasificados los documentos, tanto públicos como privados, de interés para la entidad, con el objetivo de asegurar su custodia y garantizar una rápida localización de los mismos.

Niveles de Archivo según la Frecuencia de Consulta:

• Archivo Activo: Los documentos se guardan o custodian en este tipo de archivo mientras dure su vida útil o mientras su utilización sea frecuente.
• Archivo Semiactivo: Pasan a este tipo de archivo los documentos que están en el archivo activo y que, aunque reflejan operaciones recientes, se consultan de forma muy esporádica, por ser operaciones ya finalizadas.
• Archivo Inactivo: Este tipo de archivo recibirá la documentación del archivo semiactivo. Estos documentos rara vez van a ser solicitados, pero no por ello dejarán de estar clasificados.