Gestión Documental y Políticas Esenciales en Sistemas Integrados de Gestión

Este documento detalla los principios y requisitos fundamentales para el control de documentos y la definición de políticas clave dentro de un sistema de gestión, abarcando aspectos ambientales y de seguridad y salud ocupacional (SSO).

Políticas Fundamentales en Sistemas de Gestión

Política Ambiental

Declaración formal realizada por la organización sobre sus intenciones y principios en relación con su desempeño ambiental general. Provee un marco para establecer objetivos y metas ambientales.

Características de la Política Ambiental:

• Es definida por la Gerencia.
• Es apropiada a la naturaleza y escala de los impactos ambientales de la organización.
• Incluye un compromiso con:
  • La mejora continua del Sistema de Gestión Ambiental o el desempeño ambiental.
  • La prevención de la contaminación.
  • El cumplimiento con la legislación ambiental aplicable y con otros compromisos suscritos voluntariamente.
• Provee un marco para fijar objetivos y metas ambientales.
• Debe estar documentada, implementada y mantenida a todos los niveles de la organización.
• Debe estar disponible al público.
• Debe ser revisada periódicamente para asegurar que sigue siendo vigente y apropiada.

Política de Seguridad y Salud Ocupacional (SSO)

Declaración formal de la organización sobre sus intenciones y principios en relación con su desempeño en seguridad y salud ocupacional.

Características de la Política SSO:

• Es definida por la Gerencia.
• Es apropiada a la naturaleza y escala de los riesgos de SSO de la organización.
• Incluye un compromiso con:
  • La mejora continua del desempeño del Sistema de Gestión de SSO o el desempeño general de SSO.
  • El cumplimiento, al menos, con la legislación vigente de SSO aplicable y con otros requisitos suscritos por la organización.
• Provee un marco para fijar objetivos y metas de SSO.
• Debe estar documentada, implementada y mantenida a todos los niveles de la organización.
• Debe ser comunicada a todos los empleados, con el objetivo de que estos tengan conocimiento de sus obligaciones individuales en relación con SSO.
• Debe estar disponible para las partes interesadas.
• Debe ser revisada periódicamente para asegurar que sigue siendo vigente y apropiada.

Definiciones Clave en Sistemas de Gestión

Mejora Continua

Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión de SSO (o cualquier sistema de gestión) con el propósito de lograr un mejor desempeño general, de acuerdo con la política de la organización.

Prevención de la Contaminación

Uso de procesos, prácticas, materiales o productos que evitan, reducen o controlan la generación, emisión o descarga de cualquier tipo de contaminante. Esto puede incluir reciclado, tratamientos, cambios en los procesos, mecanismos de control, uso eficiente de recursos y sustitución de materiales.

Cumplimiento Legal y Otros Requisitos

Debe existir un pronunciamiento expreso y un compromiso claro por parte de la organización respecto al cumplimiento de la legislación aplicable y otros requisitos suscritos voluntariamente.

Control de Documentos en Sistemas de Gestión (Cláusula 4.4.5)

Es fundamental establecer un procedimiento documentado para asegurar que los documentos del Sistema de Gestión (SG) cumplan con los siguientes requisitos:

• Pueden ser localizados fácilmente.
• Son revisados y examinados periódicamente para asegurar su pertinencia y exactitud.
• Están disponibles las ediciones vigentes en los puntos de uso.
• Las versiones obsoletas son retiradas de todos los puntos de emisión y uso, o se les impide su uso no intencionado.
• Son legibles y están fechados (con identificación de la revisión).
• Son fijados los períodos de retención adecuados.

Componentes del Control de Documentos:

El control de documentos generalmente consiste en:

• Manual de Gestión SSO (o del Sistema de Gestión Integrado).
• Procedimiento de Control de Documentos.
• Listado maestro de documentos del sistema.
• Registros de distribución de documentos.

Gestión de Registros

Es necesario definir un procedimiento para la gestión eficaz de los registros, que incluya:

• Identificar los registros ambientales (y de SSO, calidad, etc.).
• Mantener los registros ambientales (y de SSO, calidad, etc.) de forma segura y accesible.
• Disponer los registros ambientales (y de SSO, calidad, etc.) al final de su período de retención.

Características Esenciales de los Registros:

Los registros deben ser:

• Legibles.
• Identificables.
• Trazables.
• Almacenados por un período definido y adecuado.

Pirámide Documental del Sistema de Gestión SSO

Estructura de la Pirámide Documental:

La pirámide documental representa la jerarquía de la documentación de un sistema de gestión, típicamente estructurada de arriba hacia abajo de la siguiente manera:

• Manual: Documento de alto nivel que describe el sistema de gestión.
• Métodos (documentados o no): Procedimientos, instrucciones de trabajo, etc., que detallan cómo se realizan las actividades.
• Registros: Evidencias objetivas de que las actividades se han realizado y los resultados obtenidos.