Registros de correspondencia empresarial y tipos de comunicación escrita en la empresa
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Resumen
El documento explica la importancia de llevar registros de correspondencia en la empresa para el control interno y la localización de documentos, y describe el registro de entrada, el registro de salida y la correspondencia interna. Además, repasa los principales tipos de comunicaciones escritas empresariales, como la carta comercial, el saluda, el informe, las notas interiores o memorandos, la citación y el acta.
Puntos clave
- Llevar un registro de correspondencia facilita localizar documentos, evita extravíos entre departamentos y sirve como control interno, aunque no sea una obligación legal estricta.
- Al registro de entrada se le asigna un número de referencia y se anota en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
- En el registro de salida se generan al menos un original y una copia, y ambos se sellan con número de registro, fecha y destinatario.
- El original se envía por correo y la copia se archiva como justificante interno del envío.
- Las grandes y medianas empresas mantienen un registro específico para la correspondencia interna, gestionado habitualmente por soporte informático.
- La carta comercial trata temas clave como el inicio de relaciones comerciales, pedidos y pagos, mientras que la citación convoca a una reunión indicando día, hora y lugar.
- El acta sirve para dar fe y dejar constancia oficial de lo sucedido en una reunión.
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Registros de Correspondencia Empresarial
La gestión de la correspondencia es crucial para el control interno y la localización rápida de documentos.
- Según el tamaño e importancia de la empresa, la persona encargada de los registros puede dedicarse exclusivamente a esta función o realizar otras tareas complementarias.
- Aunque no exista una obligación legal estricta, es conveniente establecer un registro por varias razones: permite mayor rapidez en la localización de documentos, evita que los escritos se extravíen entre departamentos y constituye un control interno eficaz de las comunicaciones recibidas y emitidas.
Registro de Entrada
Se registrarán y archivarán las comunicaciones que guarden relación con la actividad de la empresa. A todas ellas se les asigna un número que sirve como referencia para su anotación en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.
Registro de Salida
Una vez redactada la comunicación, se debe comprobar su corrección y prepararla para su emisión. El procedimiento habitual consiste en:
- Generar, como mínimo, un original y una copia.
- Registrar ambos documentos, estampando el mismo sello en los dos.
- El sello debe contener el número de registro, la fecha y el destinatario.
- El original se enviará al correo y la copia quedará archivada como justificante interno del envío de la correspondiente comunicación.
Correspondencia Interna
En las grandes y medianas empresas se mantiene un registro específico para las comunicaciones internas, adicional a los registros de entrada y salida. Actualmente, estos formatos se gestionan habitualmente mediante soporte informático.
Tipos de Comunicaciones Escritas Empresariales
Carta Comercial
Comunicación escrita fundamental utilizada en el ámbito empresarial para tratar temas clave como el inicio de relaciones comerciales, la gestión de pedidos, la formalización de pagos, entre otros.
Elementos habituales:
(De: Para: Asunto: "Tema" Firma: Cargo: Teléfono: Email:)
Saluda
Comunicación breve utilizada por aquellas personas que, debido al cargo que ocupan, deben saludar a otras de forma protocolaria.
Elementos habituales:
(Cargo: Saluda a: Acreditar tal... Fecha:)
Informe
Documento que presenta un conjunto de hechos, datos y circunstancias sobre acontecimientos internos y externos de la empresa, ordenados de manera que permitan una rápida comprensión y valoración.
Notas Interiores (Memorandos)
Comunicaciones internas que se llevan a cabo dentro del ámbito de la empresa o entidad. Se utilizan como medio de comunicación entre departamentos, secciones o personas cuando la estructura organizativa lo requiere.
Elementos habituales:
(Nombre Empresa: De: A: Asunto: Texto Fecha, Localidad y Firma: Recibí.)
Citación
Comunicación breve enviada a los componentes de una sociedad (ya sea una empresa societaria o una comunidad vecinal) para convocarles a una reunión, especificando el día, la hora y el lugar.
Acta
Comunicación de régimen interior que sirve para dar fe y dejar constancia oficial de todo lo que ha sucedido en una reunión.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio llevar un registro de correspondencia en la empresa?
No existe una obligación legal estricta, pero es conveniente establecerlo porque mejora la localización de documentos y el control interno de las comunicaciones recibidas y emitidas.
¿Qué se anota en el registro de salida?
Se generan como mínimo un original y una copia, y ambos se registran estampando el mismo sello, que debe contener el número de registro, la fecha y el destinatario. La copia queda archivada como justificante interno del envío.
¿Para qué sirve un acta?
Es una comunicación de régimen interior que da fe y deja constancia oficial de todo lo sucedido en una reunión.
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