Gestión Eficiente de la Correspondencia y Registro de Comunicaciones Empresariales

Registro de Entrada y Salida de Correspondencia

El Libro de registro de entrada del correo debe contener los siguientes campos: Número de orden, fecha, remitente, clase, anexos, extracto de su contenido y el departamento que recibe la comunicación. En muchas empresas no solo se registra y anota la correspondencia, sino que se estampa en la misma un sello de caucho con un encasillado que imprime los siguientes datos:

• Número de registro.
• Fecha de llegada.
• Departamento que lo recibe.
• Fecha de contestación.

Salida de correspondencia

Los distintos departamentos dirigirán al departamento de correspondencia las cartas o documentos que van a enviar a sus clientes. El Libro de salida de correspondencia incluirá: Número de orden, fecha, destinatario, clase, anexos y observaciones.

Gestión de Comunicaciones por Fax y Correo Electrónico

Libro de registro de entrada de fax

En este libro anotaremos todos los faxes que reciba la empresa, así como un pequeño resumen de su contenido y el departamento que lo recibe. Es conveniente que la persona que lo reciba firme en la hoja de control.

Libro de registro de salida de fax

En este libro anotaremos la fecha, la hora de envío, el destinatario, un pequeño resumen de su contenido y el departamento que lo envía.

Registro del correo electrónico

Al recibir el correo electrónico, lo primero que debemos hacer es realizar una primera clasificación para eliminar toda aquella información que no sea importante para la actividad. Siempre que se envíe o reciba una comunicación importante, debemos dejar constancia escrita de la misma; es decir, tenemos que imprimirla. El tiempo de almacenamiento del correo debe estar comprendido entre 10 y 15 días.

Circulación Interna del Correo

Los sistemas de reparto de correo varían en función del tamaño de la empresa:

• Pequeña o mediana empresa: La persona encargada de recibir el correo será la responsable de abrir la correspondencia, registrarla, hacer las copias necesarias y, por último, entregarla en mano a su destinatario.
• Empresas grandes: Suelen disponer de una o varias personas y medios mecánicos de transporte que impulsan los escritos a través de circuitos de comunicaciones, tales como cintas transportadoras, tubos neumáticos, etc.

Los departamentos disponen de bandejas para depositar en ellas los documentos recibidos y para que se recoja el correo a expedir. Cuando la empresa dispone de un apartado de correos y las oficinas se encuentran en la misma ciudad, la distribución dependerá del personal disponible. Su distribución sería la siguiente: la segunda recogida se realizará a media mañana y el tercer y último despacho se realizará una hora antes de cerrar la empresa.