Gestión Integral de Procesos Administrativos, Producción y Sistemas de Información

Proceso de Compra y Abastecimiento

Etapas del Circuito de Compra

• Solicitud de compra: Iniciada por el sector de Almacenes.
• Selección de proveedores: Responsabilidad del área de Compras.
• Adjudicación de la compra: Decisión final del área de Compras.
• Recepción de mercadería: Realizada por el sector de Recepción.
• Almacenamiento: Gestión de la mercadería en Almacenes.
• Registro contable: Ejecutado por Contaduría.
• Recepción de factura: Gestión de Cuentas a Pagar.

Sectores Intervinientes

• Proveedores: Proporcionan los artículos solicitados.
• Almacenes: Detectan la necesidad de abastecimiento.
• Compras: Seleccionan al proveedor idóneo.
• Recepción: Reciben y controlan físicamente la mercadería.
• Contaduría: Contabilizan la transacción económica.
• Cuentas a Pagar: Gestionan las obligaciones financieras con terceros.

Formas de Compras

1. Normales: Compras repetitivas, planificadas y presupuestadas.
2. Extraordinarias: Compras poco frecuentes y generalmente de gran importancia.
3. Menores: Adquisiciones de poco valor que no suelen presupuestarse.
4. Importaciones: Compras realizadas a proveedores en el exterior.

Control Interno en el Área de Compras

El control interno busca asegurar que las adquisiciones se realicen correctamente, optimizando recursos y evitando fraudes.

Controles Generales

• Numerar documentos correlativamente y resguardar copias.
• Conservar documentos anulados para auditoría.
• Realizar controles cruzados entre los intervinientes.
• Separar funciones y asignar responsables específicos.
• Contar con documentación de respaldo para movimientos de productos y dinero.

Normas Específicas de Control

• Toda compra debe iniciar con un pedido autorizado.
• División clara de tareas: Compras adquiere, Recepción recibe, Contaduría registra.
• Compras importantes requieren informes técnicos y autorizaciones superiores según el monto.
• Selección de proveedores basada en reglas claras y transparencia.
• Evitar el exceso de stock o compras ineficientemente pequeñas.
• Control riguroso de calidad y cantidad al recibir mercadería.
• Asegurar la mercadería durante el transporte.

Circuito Administrativo de Pagos

El proceso de pago implica el desembolso por compras efectuadas o servicios contratados, cancelando deudas y produciendo un egreso de valores.

Etapas del Proceso de Pago

• Emisión de orden de pago: Cuentas a Pagar.
• Confección de cheque: Tesorería.
• Autorización del pago: Gerencia Administrativa.
• Control de recibo: Cuentas a Pagar.
• Registro contable: Contaduría.

Sectores y Documentos

• Sectores: Proveedor, Cuentas a Pagar, Gerencia Administrativa, Tesorería y Contaduría.
• Documentos: Factura, Orden de Pago, Cheque y Recibo.

Formas de Pago y Control Interno

• Modalidades: Pago a cobradores, en oficinas del proveedor, vía bancaria, efectivo o liquidación de sueldos.
• Controles: Respaldo total con factura, remito y orden de compra conformada.
• Caja Chica (Fondo Fijo): Estipular responsables, montos de reposición, control diario de comprobantes y vales pendientes.
• Sueldos: Separar la liquidación y pago del control de asistencia.

Gestión y Control de la Producción

El área de producción gestiona el ingreso, control, almacenamiento y transformación de materias primas hasta obtener el producto terminado.

Circuito Productivo

1. Pedido de materiales (Almacenes).
2. Fabricación (Producción).
3. Control de producción (Control de Calidad).
4. Salida de la producción (Almacenes).
5. Registro contable (Control).

Controles Internos en Producción

• Control del proceso: Inventarios permanentes y comparación física vs. registros para detectar faltantes o robos.
• Control de documentación: Comprobantes obligatorios para todo movimiento de entrada o salida.
• Control de mercadería: Definición de stock mínimo/máximo y contratación de seguros.
• Control de responsables: Asignación de personal a cargo y autorización justificada de cambios en inventario.

Sistemas de Información (SI) y Tecnologías

Un Sistema de Información transforma datos en información útil. Un Sistema Informático realiza esta tarea de manera automatizada.

Tipos de Sistemas según el Nivel Organizacional

• EIS (Executive Information System): Alta dirección, enfoque estratégico.
• DSS (Decision Support System): Nivel medio, enfoque táctico.
• MIS (Management Information System): Nivel intermedio y operativo.
• TPS (Transaction Processing System): Nivel operativo, ejecución de transacciones diarias.

Sistemas de Gestión Empresarial

1. ERP (Enterprise Resource Planning)

Integra contabilidad, finanzas, RRHH, inventario y ventas en un solo lugar. Ejemplos: Toyota, Coca-Cola, Nike.

2. CRM (Customer Relationship Management)

Enfocado en la gestión de clientes, marketing y ventas. Ejemplos: Amazon, Netflix, Mercado Libre.

3. SCM (Supply Chain Management)

Administra la cadena de suministro, desde proveedores hasta la entrega final. Ejemplos: Walmart, Apple, McDonald's.

Casos prácticos: 1. c, 2. b, 3. b, 4. b, 5. b.

Gestión de Proyectos

Un proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio único. Se rige por la triple restricción:

• Tiempo: Fecha límite e hitos intermedios.
• Costo: Recursos económicos, humanos, equipamiento y materiales.
• Alcance: Tareas y fases requeridas para cumplir el objetivo.

Fases del Proyecto

1. Inicio
2. Planificación
3. Ejecución
4. Control
5. Balance y Cierre

Técnicas de Planificación

• Diagrama de Gantt: Método gráfico que identifica actividades, recursos y duración en un cronograma de barras.
• PERT / CPM / ROY: Métodos de red para la gestión de tiempos y caminos críticos.

Ingeniería de Software

Las 4 P del Desarrollo

• Personas: El factor más importante (creadores y mantenedores).
• Proceso: Pasos ordenados para llegar al producto final.
• Proyecto: Planificación y organización del trabajo.
• Producto: El software final entregado al cliente.

Proceso Genérico de Desarrollo

1. Especificación
2. Análisis y diseño
3. Fabricación
4. Prueba
5. Entrega
6. Mantenimiento