Gestión de Stocks e Inventarios: Definición, Sistemas de Revisión y Clases de Existencias

La Gestión de Stocks

El stock de una empresa puede definirse como el conjunto de materiales y artículos que la empresa almacena en espera de su utilización o venta. Como vimos, la totalidad de las empresas tienen que mantener un inventario o stock de distintos tipos de bienes.

Objetivos de la Gestión de Stocks

• Almacenar la menor cantidad posible de artículos.
• Evitar las rupturas de stock.

Decisiones Clave en la Gestión de Stocks

La gestión de stocks se centra en responder tres preguntas fundamentales:

• Nivel de cada artículo: Unidades que se almacenarán de cada artículo.
• Momento de emitir los pedidos: Es lo que se denomina el punto de pedido o nivel de stock a partir del cual emitiremos un nuevo pedido.
• Cantidad a pedir: El tamaño del lote en cada pedido.

Sistemas de Revisión de Inventario

Sistema de Revisión Continua

Consiste en actualizar el stock registrado de forma inmediata, después de cada transacción. Este sistema requiere un registro constante de:

• Entrada de mercancía: Aquellas transacciones que aumentan el nivel de stock de la empresa.
• Salida de mercancías: Son las transacciones que disminuyen el stock de la empresa.

Sistema de Revisión Periódica (o Intermitente)

En este caso, las entradas y salidas de mercancías no se registran de forma inmediata, sino que se verifica el nivel de stock en intervalos fijos.

Comparación de Sistemas

• Sistema de Revisión Continua: Las entradas y salidas se registran en el momento de producirse a través de un sistema informático.
• Recuentos Periódicos: El problema del sistema de revisión continua es que no detecta los robos ni los errores que se pueden producir en el almacén, por lo que se complementa con recuentos físicos.

Clases de Stock

1. Stock Normal o de Ciclo: Es el stock necesario para atender la demanda normal de la empresa desde que se emite un pedido hasta que se recibe.

2. Stock de Seguridad: Es el volumen de existencias que tenemos almacenado por encima del necesario para cubrir la demanda normal. Se mantiene para hacer frente a imprevistos como:

   • Retrasos de los proveedores: Los proveedores tienen un plazo de entrega determinado que puede no cumplirse.
   • Fluctuaciones de la demanda: La demanda de los clientes no suele ser constante, sino que sufre oscilaciones imprevistas.

3. Stock de Especulación y Anticipación: En ocasiones, las empresas compran y almacenan más de lo habitual para aprovechar precios bajos o anticiparse a subidas de precios o escasez futura.

4. Stock Máximo: Es el nivel más alto de existencias de un artículo que suele almacenarse en el momento en que un nuevo pedido llega al almacén.

Los Inventarios Físicos

Los inventarios físicos son recuentos de las existencias reales en el almacén. Se realizan con varios propósitos:

• Al menos anualmente, sirve como base para la elaboración de las cuentas anuales de la empresa.
• Recuentos periódicos que se realizan para detectar errores.
• Recuento que sirve como base para realizar los pedidos cuando se emplea un sistema de revisión periódica.

Proceso de Realización del Inventario Físico

1. Elección de la Organización del Inventario: Cuantas menos operaciones se realicen en el almacén, mejor será el resultado.

2. Selección de Recursos: Se debe seleccionar el personal y los recursos materiales con que se realizará el inventario.

3. Preparación del Almacén: Una vez seleccionado el personal y los medios materiales, se procederá a organizar el almacén.

4. Recuento Físico: Antes de comenzar el recuento, es preciso organizar al personal; se suele asignar zonas específicas del almacén a cada equipo.

5. Toma de Muestra: Esta tarea la realizan los auditores internos de la empresa, o bien los responsables del almacén, para verificar la exactitud del recuento.

6. Volcado del Inventario en el Ordenador: Una vez contadas todas las existencias del almacén, se procederá a juntar toda la información recogida en las hojas del inventario y a introducirla en el sistema.

7. Análisis de las Muestras: Se buscan errores comunes, tales como:

   • Se cuentan como referencias iguales productos distintos.
   • Se producen errores al introducir los códigos de las referencias.
   • Se producen errores al contar las existencias de cada referencia.
   • Algunos artículos no son contados.
   • Algunos artículos se cuentan dos veces.

8. Actualización del Stock Registrado: Hay que tener mucho cuidado al registrar las operaciones que se producen entre la realización del inventario y la actualización del sistema.

9. Seguimiento de las Desviaciones: Las desviaciones entre el stock físico y el stock registrado pueden deberse a:

   • No se registran todas las entradas, salidas y devoluciones.
   • Se producen robos.
   • Artículos que se dan de baja físicamente, pero no en el stock registrado.
   • Errores en las cuentas.