Normativa y Obligaciones de la Contabilidad Mercantil en Colombia
Efectos del No Registro Mercantil
El acto es válido entre las partes, pero no oponible a terceros (Art. 112, 158, 616, 1208 del Código de Comercio). La omisión en la matrícula del comerciante o del establecimiento de comercio conlleva una multa de hasta 17 SMLMV. Asimismo, la falta de matrícula de los libros implica que estos carecen de valor probatorio (Art. 70).
Consecuencias de la No Renovación
Existe un plazo de 12 meses para renovar la matrícula. De no hacerlo:
- Sociedades: Se declaran disueltas y en estado de liquidación.
- Personas Naturales y Establecimientos de Comercio: Se cancela la matrícula mercantil.
Todo lo anterior se aplica sin perjuicio de los derechos de terceros.
Contabilidad Mercantil: Definición y Funciones
La contabilidad registra los movimientos y efectos sobre el patrimonio de las empresas. Sus funciones principales incluyen:
- Permitir conocer el estado de los negocios y sus resultados.
- Facilitar la reconstrucción de activos y pasivos en procesos de liquidación.
- Servir como fuente de información para fines fiscales.
- Actuar como instrumento del Estado para funciones de inspección, vigilancia y dirección de la economía.
- Constituir un elemento probatorio en materia penal, civil y comercial.
La contabilidad puede llevarse en libros tradicionales o mediante procedimientos de reconocido valor técnico contable.
Prohibiciones en los Libros Contables (Art. 57)
Está estrictamente prohibido:
- Alterar el orden o la fecha de las operaciones en los asientos.
- Dejar espacios que faciliten intercalaciones o adiciones de textos.
- Hacer interlineaciones, raspaduras o correcciones en los asientos (los errores deben salvarse mediante un nuevo asiento).
- Borrar o tachar, total o parcialmente, los asientos.
- Arrancar hojas, alterar su orden o mutilar los libros.
Conservación y Estados Financieros
Los libros y papeles deben conservarse por un periodo de 10 años. Es obligatorio elaborar el inventario y el balance general al menos una vez al año.
Estados Financieros Obligatorios
Se deben presentar: balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, estado de cambios en la situación financiera y estado de flujos de efectivo. Adicionalmente, se definen los estados financieros consolidados, certificados y dictaminados.
Revisión y Exhibición de Libros
La contabilidad solo puede ser revisada por autoridad competente o por mandato legal para tres fines específicos:
- Tributarios.
- Judiciales.
- Inspección y vigilancia del Estado.
Exhibición
Procede de oficio o a petición de parte para: tasación de impuestos, vigilancia de sociedades, investigación de delitos y procesos civiles conforme al Código de Procedimiento Civil (CPC).
Renuencia a la Exhibición
- Materia fiscal: Multas.
- Materia penal: Multas y allanamientos.
- Materia civil: Confesión ficta o presunta.
Valor Probatorio
- Entre comerciantes: Los libros y papeles de comercio constituyen plena prueba en cuestiones mercantiles.
- Con no comerciantes: Constituyen principio de prueba a favor del comerciante.
- En materia civil: Solo tienen valor probatorio contra su propietario.