Abastecimiento: proceso, compras y almacenamiento en la empresa

El abastecimiento o aprovisionamiento es la función logística mediante la cual se provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinónimo de provisión o suministro. Las actividades incluidas dentro de este proceso son las siguientes:

Actividades Clave del Abastecimiento

- Cálculo de necesidades: Es una actividad propia de la planificación logística. Se materializa con los pedidos o la requisición. Las necesidades de abastecimiento para una empresa determinada pueden ser por consumo, reemplazo, reserva o seguridad, necesidades iniciales y necesidades para proyecto. Dentro de esta actividad se debe considerar el factor tiempo.

- Compra o adquisición: Esta actividad tiene por objetivo realizar las adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y económicas, en la calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al precio total más conveniente.

Objetivos Específicos de la Compra

Los principales objetivos específicos de esta actividad son:

• Mantener la continuidad del abastecimiento.
• Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada.
• Mantener existencias económicas compatibles con la seguridad y sin prejuicios para la empresa.
• Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc., buscando calidad adecuada.
• Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y materiales.
• Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuación.
• Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente, preocuparse por la permanente capacitación del personal, y mantener informado al gerente de logística o gerente general acerca de la marcha del departamento.

- Almacenamiento: Este implica la ubicación o disposición, así como la custodia de todos los artículos del almacén, que es la actividad de guardar artículos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o entregan.

Movimientos en el Almacén

Cuatro son los movimientos que se generan en el almacén:

• Entrada de las materias primas.
• Salida para su producción.
• Entrada del producto terminado.
• Salida del mismo para su venta.

- Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin sobrepasar la capacidad de instalación. Podemos llevar el inventario de forma manual o en formato digital. Llevarlo en formato digital (hoja de cálculo, base de datos) facilita la gestión porque nos permite actualizar los valores con más agilidad y también facilita la coordinación del almacén con todas las áreas del negocio, tanto las operativas como la administración contable.

Fases del Proceso de Compras

En toda empresa de ciertas proporciones, debe existir un jefe o gerente de abastecimiento (o compras). El gerente de abastecimiento debe enfocar su labor hacia el desarrollo de estrategias, dirigidas hacia las compras, el desarrollo de los proveedores y de las negociaciones, que concuerden con los objetivos y estrategias de la organización, tanto a corto plazo como a largo plazo.

En el área de aprovisionamiento, el gerente debe ser responsable de la planificación y del control de los materiales, así como de la programación de la producción o de la investigación de los materiales y de la programación de las compras, del tráfico de entrada y salida de los almacenes, y de la eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados. La labor del gerente de abastecimiento debe orientarse a buscar la máxima utilización y conservación de los abastecimientos.

1. Identificación de necesidades, así como la manera en que deben ser satisfechas.

En lo que se refiere al cálculo de necesidades, el gerente de abastecimiento debe considerar la política de la empresa para definir sobre los siguientes puntos:

• Emplear en la producción materiales extranjeros o nacionales.
• Tener o no almacenada la materia prima a emplearse o los artículos que se produzcan.
• Aplicar un sistema de compra exclusivamente al contado o crédito.

2. Selección de proveedores, previa investigación del mercado.

Son las empresas o comerciales individuales que nos venden las mercancías que usamos en nuestra empresa. Es importante buscar proveedores que nos ofrezcan la calidad y la cantidad que necesitamos para operar, en el momento más adecuado. Por eso, muchas veces necesitaremos tener más de un proveedor para una misma mercancía. Hay proveedores que nos sirven “a domicilio” (traen la mercancía hasta nuestro local) y otras veces somos nosotros los que vamos a su establecimiento (por ejemplo, cuando compramos en el mercado).

3. Análisis de ofertas y negociación con el proveedor.

Aunque, para algunos artículos, puede interesar la compra de mayor volumen para obtener mejor precio, debemos tener cuidado con el manejo de nuestros niveles máximos de stock. Principios básicos para el abastecimiento y almacenaje de productos y materiales.

4. Seguimiento y vigilancia de la mercancía. Control cualitativo y cuantitativo.
5. Gestión y organización de los diferentes materiales recibidos. Por eso es clave que lo almacenado tenga un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación: un ciclo ágil de compra, uso y renovación de mercancías. Rotación de stocks. First in first out. Last in first out.

Aspectos Prácticos para Comprar en China

Contratar un Profesional de Comercio Internacional, Mercancía y Transporte: Asegúrese de que conoce y domina los INCOTERMS (términos internacionales de comercio) que intervienen en esta parte del proceso de compra antes de acordar los términos del contrato en esta materia. El flujo de Dinero: Utilice Cartas de Crédito (créditos documentarios). Aspectos legales: Para evitar errores que puedan desembocar en situaciones más graves, es muy conveniente conocer la normativa aplicable a los negocios en China.