Optimización de Compras y Aprovisionamiento en la Empresa

Funciones del departamento de compras

• Estudio de las fuentes de suministro.
• Búsqueda, selección y evaluación de proveedores.
• Control de las especificaciones de calidad requeridas.
• Gestión de negociación: incluye precios, condiciones de pago, etc.
• Seguimiento de las operaciones realizadas en todos los acuerdos y condiciones establecidas con el proveedor.
• Mantenimiento de un registro actualizado de productos con información referida a características técnicas, códigos de identificación, etc.
• Realización de pedidos, determinando los volúmenes y fechas de lanzamiento previstas.
• Recepción del pedido y su control de calidad.

Objetivos del departamento de compras

• Comprar los materiales que se requieren.
• Tener los materiales disponibles en el tiempo que sean requeridos.
• Asegurar la cantidad de los materiales indispensables.
• Comprar materiales al precio más bajo posible, compatible con la calidad de los materiales que sea requerida.
• Tener más de un proveedor en previsión de que alguno falle.
• Hacer un seguimiento de todas las órdenes de compra.

Motivos de la existencia de la función de aprovisionamiento

• Variaciones estacionales en los precios.
• Descuentos por volumen de adquisiciones.
• Incertidumbre, tanto en la demanda de los productos que vende como del plazo de los productos de compra.

Objetivos del aprovisionamiento

Minimizar costes

• Minimizar la inversión en inventarios.
• Reducir al máximo los costes de almacenamiento.
• Minimizar las pérdidas por daños, por obsolescencia y por artículos perecederos.
• Minimizar los costes salariales del departamento.

Maximizar el servicio

• Conseguir un inventario suficiente para que la producción no se vea afectada por el abastecimiento de materias primas y demás suministros.
• Optimizar la inversión para que la producción no carezca de materias primas y otros materiales.
• Tener un sistema eficiente de información de inventarios.
• Mantener un sistema eficiente de transporte de los inventarios.

Diferencia entre aprovisionamiento y compras

El aprovisionamiento tiene integrados los departamentos de compras, almacén y producción, mientras que las compras son las responsables de adquirir la materia prima y los productos terminados.

¿Por qué no es conveniente tener excesivos materiales en el almacén?

• El espacio innecesario que ocupan esos materiales.
• La inversión innecesaria en ese stock, pudiendo usar ese dinero para otras actividades.