Optimización del Flujo de Trabajo en Laboratorios: Manejo de Muestras y Control de Calidad

Fase Preanalítica

Esta fase consta de los siguientes pasos:

1. Solicitud y Volante de Petición

   La solicitud es realizada por el personal médico y debe incluir:

   • Datos de la solicitud: Identificación de la petición (número o código), tipo de petición (normal o urgente).
   • Datos de filiación del paciente: Aquellos que identifican al paciente.
   • Datos clínicos y demográficos.
   • Datos identificativos del solicitante: Quien realiza la petición.
   • Estudios solicitados: Detalle de las pruebas o estudios requeridos.

   Registro de la solicitud: Los mecanismos de entrada de datos pueden ser:

   • Manual mediante códigos: Forma clásica.
   • Petición electrónica: Sistema rápido y fiable.
   • Petición en línea: Forma gráfica en la pantalla.
   • Volantes de marcas ópticas: Leídos por un lector automático que vuelca la información de las marcas ópticas y códigos.
   • Lector de caracteres o escáner: Escáner para leer el volante.

   Hoja de extracciones: Procesa los datos y genera una hoja de extracciones, donde se detallan las pruebas solicitadas. En esta hoja podemos encontrar:

   • Instrucciones para el paciente.
   • Instrucciones para el personal que realizará la extracción.

2. Extracción e Identificación de la Muestra

   Puede realizarse en el propio laboratorio, en una sala habilitada para este fin, o por el paciente en su domicilio. La persona responsable de la obtención debe disponer de la información necesaria y de los recipientes adecuados. Existe un protocolo de toma de muestras. Una vez tomada y recibida la muestra, esta se debe identificar mediante etiquetas con código de barras.

3. Conservación y Transporte de la Muestra

   Es crucial mantener las muestras en unas condiciones que garanticen su perfecto estado.

4. Recepción y Registro de Muestras en el Laboratorio

   Una vez que las muestras llegan al laboratorio, se procede a su recepción y registro. Los requisitos son distintos según las muestras y los estudios. Cada laboratorio dispone de un protocolo para la recepción de muestras.

   • Si hay rechazo, se debe notificar, indicando las causas de dicho rechazo.
   • Si se acepta, la persona responsable lo hace constar y se registra la entrada de muestras.

5. Preparación y Clasificación de las Muestras

   Se realiza la clasificación y cada muestra se dirige a la zona correspondiente. La preparación tiene como objetivo dejar las muestras listas para la realización de los estudios solicitados. Actualmente, se tiende a automatizar este proceso.

Fase Analítica

Esta fase implica someter la muestra a los estudios siguiendo un método analítico específico.

1. Realización de los Estudios

   Puede realizarse mediante analizadores automáticos o de forma manual. Se debe cumplir que:

   • El personal esté cualificado.
   • El instrumental, los reactivos y los equipos cumplan las especificaciones.
   • Cada estudio debe realizarse aplicando el método analítico seleccionado para esa prueba.

   Analizadores Automáticos

   La conexión puede ser:

   • Unidireccional: Se introducen los datos y el analizador posteriormente envía los resultados al ordenador.
   • Bidireccional: El analizador recibe la programación de las pruebas a efectuar y posteriormente envía los resultados.

   Tipos de Conexión:

   • En tiempo real: Se introducen los datos del volante, pasan al analizador y a su vez se envían los resultados.
   • Por lotes: El envío y recepción de datos son realizados por el personal.

   Pruebas Manuales

   Para facilitar la gestión de los datos, el sistema genera una lista de trabajo a partir del Procedimiento Normalizado de Trabajo (PNT). Para reducir el riesgo de error en las entradas manuales de datos, se pueden incorporar avisos que alerten de que el resultado es demasiado alto, demasiado bajo o incongruente.

2. Controles de Calidad

   Es imprescindible que el sistema informático emita alertas ante resultados anómalos. Lo habitual es establecer unos valores máximos y mínimos y programar una alerta que se active cuando un valor quede por encima o por debajo de ese margen. Muchos sistemas incluyen programas con ventajas como el acceso desde cualquier lugar y la posibilidad de relacionar los resultados con el estado del control de calidad.

3. Validación de Resultados

   El personal técnico realiza una validación basándose en procedimientos normalizados establecidos por el laboratorio.