Optimización de Procesos en el Departamento de Ventas y Atención al Cliente

Gestión de Pedidos y Procesos Administrativos

Para una correcta gestión, se deben seguir estos pasos:

• Dar de alta al cliente: Utilizar la ficha o Factusol.
• Reflejar el pedido: Registrarlo en Factusol.
• Control de pedidos: Registrar el pedido en el sistema de control.
• Almacén: Depositar el pedido en la bandeja correspondiente.

Principales tareas del Departamento de Ventas

1. Realizar presupuestos a petición de los clientes.
2. Gestionar los pedidos recibidos de clientes.
3. Reflejar las ventas aplicando Factusol.
4. Llevar el control de pedidos de clientes.

Aprobación de presupuestos

Cuando el cliente aprueba el presupuesto, se debe generar el pedido:

1. Anotar el pedido en el Control de Pedidos.
2. Indicar en el presupuesto el número de pedido que le corresponde.
3. Depositar el presupuesto en la bandeja de Almacén.

Gestión de Albaranes y Facturación

1. Buscar el albarán y el pedido en Albaranes pendientes de facturar.
2. Hacer la factura por duplicado.
3. Anotar la factura en el registro de facturas expedidas.
4. Completar los datos en el control de pedidos.
5. Depositar una copia junto al albarán en recepción de salidas.
6. Entregar la otra factura en contabilidad.
7. Archivar el albarán y el pedido en la carpeta de Ventas.

Comunicación Empresarial

La actualidad del medio más utilizado es el correo electrónico, por ser más rápido y económico. Recurriremos a la carta comercial cuando queramos dar mayor formalidad a la información transmitida.

Fases del Departamento de Ventas

• Informar al cliente: Ofertas y condiciones.
• Aceptar un pedido: Recibo del pedido del cliente.
• Disculparse.
• Comunicar por carta.
• Reclamar pago de facturas.
• Atender reclamaciones.

Servicio de Atención al Cliente

Cada vez es más importante el servicio de atención al cliente, en el cual se realizan funciones como:

• Informar a los clientes de productos y servicios.
• Hacer un seguimiento de las ventas y de las posibles devoluciones.

Este servicio ayuda a mejorar la imagen corporativa, al igual que puede empeorarla.

Calidad en el Servicio

La calidad en el servicio al cliente es un aspecto importante para determinar la competitividad de una empresa. El objeto final debe ser conseguir la satisfacción del cliente.

Solicitud de Presupuesto

1. Realizar el presupuesto por duplicado.
2. Enviar una copia al cliente.
3. Archivar una copia en presupuestos pendientes de confirmar.

Si el cliente aprueba el presupuesto:

1. Dar de alta en la ficha o Factusol.
2. Reflejar el pedido en Factusol.
3. Reflejar el pedido en el control de pedidos.