Proceso de Selección de Personal, Currículum y Entrevista de Trabajo

1. La selección personal en la empresa

La vez que la empresa se consciente de la necesidad de cubrir un determinado puesto de trabajo y antes de comenzar el proceso de selección, debe realizar:

• a) Descripción del puesto de trabajo: Consiste en detallar las funciones y las tareas propias del puesto de trabajo.
• b) Descripción del perfil del candidato: Consiste en detallar las características tanto personales como profesionales que debe reunir el candidato a ocupar el puesto de trabajo.

Una vez descritos, tendría dos opciones:

• Acudir a fuentes externas y reclutar así personal procedente del exterior de la empresa como, por ejemplo, la prensa, el INEM, agencias de colocación privadas, bolsas de trabajo (universidades, cámaras de comercio, ayuntamientos, colegios profesionales, etc.), empresas de selección de personal, empresas de trabajo temporal, contactos personales, etc.
• O al contrario, acudir a fuentes internas y obtener el personal que necesita del interior de la empresa mediante procesos de promoción interna.

2. El proceso de selección de personal

Comienza con la existencia de un puesto de trabajo sin cubrir, al cual sea necesario asignar un trabajador. Dicho proceso sigue una serie de fases:

1. Descripción del puesto de trabajo y del perfil del aspirante.
2. Determinación de los aspectos básicos del proceso de selección:
   • a) Selección interna / Selección externa: En algunas ocasiones las empresas pueden realizar procesos de selección en los cuales se utilice de forma conjunta fuentes internas y fuentes externas de selección de personal.
   • b) Métodos: La empresa debe determinar a priori cuáles van a ser los métodos a utilizar en el proceso de selección, como anuncios en prensa o en internet, así como también las fases y pruebas para superar la selección: test, exámenes, dinámicas de grupo, simulaciones, entrevistas, etc.
3. Reclutamiento: En esta fase se comunica la necesidad de cubrir un determinado puesto de trabajo, y el comienzo del proceso de selección. Si la selección va a realizarse de forma interna, se comunicará a aquellos trabajadores que reúnan el perfil adecuado para dicho puesto de trabajo. En este caso, el procedimiento más utilizado es la comunicación directa personal. Si por el contrario la empresa va a realizar una selección externa, debe utilizar medios de comunicación adecuados.
4. Recepción de solicitudes: Normalmente, el número de solicitudes que recibe una empresa es bastante elevado, por lo que las empresas se ven obligadas a realizar una preselección de solicitudes que serán las que formen parte del proceso de selección.
5. Realización de pruebas: La empresa procede a convocar para la realización de diversas pruebas a aquellos candidatos seleccionados precisamente para formar parte del proceso de selección.
6. Entrevista de selección: Una vez finalizadas las pruebas de selección, se selecciona un número reducido de candidatos que continuarán en el proceso de selección pasando a realizar una entrevista. Esta entrevista en la práctica suele realizarla el responsable del departamento de personal o el superior directo del futuro trabajador. En algunos casos se realiza más de una entrevista de selección, siendo la última y la decisiva con el director general de la empresa.
7. Oferta de precontrato: Una vez que la empresa ha seleccionado al candidato adecuado, ha comprobado las referencias aportadas por el candidato, se stipulan las condiciones del contrato y se establece así un compromiso previo de la empresa de cara a la contratación, aunque dicho acto no tiene todavía los efectos del contrato de trabajo.
8. Revisión médica.
9. Contratación: La empresa procede a contratar al trabajador realizando todos los trámites necesarios en la oficina de empleo y en la Seguridad Social y estableciendo un período de prueba de acuerdo con la legalidad vigente.
10. Incorporación, acogida y adaptación: Esta incorporación lleva consigo una serie de trámites administrativos relativos a la contratación, pero además conlleva la necesidad de la existencia en la empresa de un plan de acogida e incorporación del nuevo personal. Este plan debe contemplar las acciones necesarias para que el nuevo trabajador pueda conocer la empresa y el personal con el que trabaja.
11. Control del proceso de selección: Posteriormente, la empresa irá comprobando la eficacia del proceso de selección utilizando para ello diferentes instrumentos, como son la evaluación del desempeño o el control del absentismo.

3. La carta de presentación

3.1 Concepto

La carta de presentación acompaña al CV y su finalidad es doble:

• a) Por un lado, hacer ver que se cumplen las condiciones exigidas y que por tanto somos la persona idónea para cubrir el puesto de trabajo.
• b) Presentar el motivo por el cual hemos decidido enviar nuestro currículum a una determinada persona o empresa.

3.2 Tipos

Carta de presentación en respuesta a una oferta de trabajo o carta de presentación como presentación de una candidatura espontánea.

3.3 Estructura

1. Datos del remitente: El lugar de la colocación suele ser en la parte superior de la carta, pudiendo hacerlo también en el centro, en el lado derecho o en el lado izquierdo.
2. Datos del destinatario: Debe aparecer el nombre de la persona a la que va dirigida la carta de presentación, teniendo en cuenta su tratamiento (don, doña, Sr., Sra., Srta., etc.). También debe aparecer el cargo que ostenta en la empresa, así como el nombre de la empresa (preferentemente en letras mayúsculas) y la dirección y localidad donde se ubica la empresa. Debe colocarse en la parte superior de la carta de presentación, bien en el lado derecho o en el lado izquierdo.
3. Fecha: Es un dato importante que no podemos olvidar a la hora de elaborar una carta de presentación. Debe mencionarse la localidad, el día, el mes y el año, en ese mismo orden, y sin olvidar una coma después del nombre de la localidad.
4. Saludo: Normalmente se suelen utilizar fórmulas del tipo "Estimado/a Sr./Sra.:".
5. Contenido: El contenido de la carta de presentación puede estructurarse en tres párrafos:
   • 1º párrafo: Si se trata de responder a una oferta de trabajo debe mencionarse el puesto de trabajo al que se aspira y el medio por el cual hemos conocido la oferta de dicho puesto de trabajo. Si por el contrario se trata de autocandidatura, es muy importante despertar el interés de la persona que recibe la carta de presentación.
   • 2º párrafo: Es el párrafo más importante y en él debemos resaltar los aspectos personales y profesionales más importantes de nuestro currículum que puedan resultar decisivos en el puesto de trabajo al que se quiere optar. Además, en este párrafo debe mostrarse interés por trabajar en dicha empresa, sector o puesto de trabajo.
   • 3º párrafo: Con este párrafo el candidato solicita formar parte del proceso de selección, en caso de que éste vaya a realizarse, o en su caso, una entrevista de selección.
6. Despedida: Debe cuidarse con especial esmero esta parte y redactar una despedida sencilla con un saludo del tipo: "En espera de noticias suyas, reciba un cordial saludo".
7. Firma: Se debe firmar de forma completa incluyendo nombre y apellido. Es conveniente que la firma sea sencilla, más bien sobria y que no presente excesivos adornos.

3.4 Aspectos fundamentales en la elaboración de la carta de presentación

En cuanto a la redacción: clara, precisa, breve, sencilla, evitar abreviaturas, ortografía cuidada. En cuanto a la presentación: ordenada, limpia, papel de calidad, DIN-A4 y sin colores llamativos, cuidar espacios, márgenes y sangrías, tipo de letra sencilla, extensión máxima de un folio.

4. El currículum vitae (CV)

4.1 Concepto

Historial personal y profesional de un individuo.

4.2 Tipos

• a) CV cronológico: Es aquél en el que se ordenan los datos según ocurrieron en el tiempo. Puede ser a su vez:
  • a.1) Directo: Los datos se ordenan situando en primer lugar los más antiguos y en último lugar los más recientes.
  • a.2) Inverso: Los datos se ordenan situando en primer lugar los más recientes y en último lugar los más antiguos. Este tipo de currículum pretende resaltar las últimas actividades realizadas y es útil cuando éstas pueden resultar interesantes en relación con el puesto de trabajo al que se aspira. El currículum cronológico suele utilizarse en la búsqueda de los primeros empleos.
• b) CV funcional: Es aquél en el que no aparecen fechas, sino que las actividades se agrupan en bloques independientes. Este tipo de currículum presenta la ventaja de no manifestar de forma evidente "lagunas" o períodos de inactividad que hayan podido existir en el historial de una persona. Normalmente se utiliza por parte de personas que aportan una amplia experiencia profesional.
• c) CV estándar: Es aquél que se elabora para ser enviado como autocandidatura, de forma que este currículum sirve para ser enviado a la vez a diferentes empresas y para distintos puestos de trabajo.

4.3 Estructura

A excepción del currículum funcional, que puede tener una estructura bastante variada, el currículum cronológico o el currículum estándar deben seguir la siguiente estructura:

• a) Datos personales: Deben reflejarse los siguientes datos personales: nombre y apellidos; lugar y fecha de nacimiento; estado civil; dirección; teléfono de contacto; fax; correo electrónico. En cuanto al estado civil, se recomienda no mencionarlo en el caso de mujeres casadas y/o con hijos, ya que esto puede ser valorado peyorativamente en algunas empresas.
• b) Formación académica: Deben reflejarse los estudios oficiales realizados, tanto los concluidos como los no concluidos (indicando en este caso el nivel alcanzado). Por tanto, debe figurar: denominación de los estudios, fecha de comienzo y fin, nombre del centro donde se realizaron los estudios, nota obtenida (si destaca de forma favorable).
• c) Experiencia profesional: Se reflejarán las distintas actividades profesionales desempeñadas (incluyendo en su caso las prácticas en la F.C.T.), reflejando con detalle información sobre: nombre de la empresa, puesto de trabajo y funciones desempeñadas, período de tiempo y tipo de contrato.
• d) Otros datos: Conviene cuidar al detalle la información contenida en este apartado, ya que pueden ser detalles importantes que nos pueden ayudar o perjudicar en función de las características de cada empresa. Pueden incluirse en este apartado datos del tipo: carné de conducir, aficiones, disponibilidad para viajar, pertenencia a ONG u otras asociaciones, proyectos futuros, referencias, etc.

4.4 Aspectos fundamentales en la elaboración del currículum

En cuanto a la redacción: precisión, formas verbales que dnoten acción, precisar datos y fechas, tono positivo, sencillez, brevedad, no abusar de tecnicismos. En cuanto a la presentación: limpieza y orden, mecanografiada, calidad en la impresión, papel de calidad, DIN-A4 y sin colores llamativos, cuidar espacios, márgenes y sangrías, tipo de letra sencilla, extensión breve.

5. Las pruebas de selección

5.1 Concepto

Son pruebas que se proponen al candidato con el objetivo de establecer las características personales de éste, e intentar prever su posible conducta futura en el puesto de trabajo.

5.2 Tipos

• a) Pruebas psicotécnicas: Son los denominados test. Suelen estar formadas por un conjunto de cuestiones y posibles soluciones, de forma que el candidato debe marcar la opción correcta. En algunos casos la solución no se propone y es el candidato el que debe reflejar la solución a la cuestión planteada. La principal dificultad para el candidato a la hora de realizar los test es la limitación de tiempo.
• b) Pruebas profesionales: Se utilizan para comprobar si el candidato posee los conocimientos necesarios para el desempeño adecuado del puesto de trabajo. Van desde exámenes o pruebas de conocimientos teórico-prácticos hasta test para medir la capacidad de método. Son bastante utilizados por empresas en la selección de personal para puestos administrativos.
• c) Pruebas situacionales: Engloban un conjunto de pruebas en las que se pone al candidato en diferentes situaciones reales o simuladas basadas en experiencias relacionadas con el perfil profesional solicitado por la empresa.
• d) Pruebas grafológicas: Con este tipo de pruebas, los profesionales de la grafología obtienen una serie de información adicional sobre los candidatos a partir del análisis del tipo y forma de escritura.

6. La entrevista de selección

6.1 Concepto

La finalidad de la entrevista de selección puede resumirse en los siguientes objetivos:

• a) Constatar y ampliar la información reflejada por el candidato en su currículum.
• b) Obtener información sobre la personalidad y las motivaciones del candidato.
• c) Determinar la adecuación del candidato a la empresa y al puesto de trabajo que se pretende cubrir con el proceso de selección.
• d) Informar al candidato sobre las condiciones del puesto de trabajo.

6.2 Tipos

Por un lado, puede distinguirse entre:

• a.1) Entrevista individual: En la cual el entrevistador entrevista a un candidato.
• a.2) Entrevista de grupo: En la cual el entrevistador entrevista simultáneamente a varios candidatos.

Por otro lado, podemos distinguir:

• b.1) Entrevista directiva: En la cual el entrevistador sigue un guion previamente establecido, de manera que se formula una serie de preguntas cumplimentando las respuestas en un formulario sin apartarse ni entrevistador ni entrevistado del guion establecido.
• b.2) Entrevista no directiva o libre: El entrevistador dirige la entrevista pero sin estar sujeto a guion previo y de forma libre.
• b.3) Entrevista mixta: En la mayoría de los casos se utiliza este tipo de entrevistas, siendo una mezcla de entrevista directiva y entrevista libre.

6.3 Fases

• a) Fase de introducción o fase previa: En esta fase se lleva a cabo la presentación y la recepción del candidato por parte del entrevistador. El objetivo del entrevistador en esta fase es que el aspirante se sienta cómodo para poder así observar determinadas reacciones. Para ello se suele intentar romper el hielo con conversaciones intrascendentes y breves (como, por ejemplo, hablar sobre el tiempo o el tráfico de la ciudad). Posteriormente y antes de comenzar la entrevista de selección, el entrevistador informa al aspirante sobre cómo va a llevarse a cabo la entrevista.
• b) Fase de desarrollo de la entrevista: En esta fase se procede al intercambio de información entre entrevistador y aspirante al puesto de trabajo. En una primera fase el entrevistador intenta ampliar y contrastar sobre el currículum, para posteriormente obtener información sobre las características personales del candidato. Al finalizar esta fase, el entrevistador nos informa sobre las características del puesto de trabajo, así como del funcionamiento de la empresa.
• c) Fase final o síntesis: El entrevistador realiza un breve resumen de sus impresiones sobre cómo ha transcurrido la entrevista indicando al entrevistado la posibilidad de realizar alguna pregunta sobre cuestiones que no hayan quedado claras o simplemente cuestiones para ampliar información sobre el puesto de trabajo. Se recomienda en esta fase al candidato efectuar preguntas sobre el puesto de trabajo y que demuestre interés y motivación por dicho puesto de trabajo. Al finalizar esta fase, el entrevistador se despide del aspirante comunicándole que en unos días la empresa se podrá en contacto con él para comunicarle la superación o no superación de la entrevista de selección.