Recopilación de la información organizacional

Recopilación de la información organizacional

Una vez elaborada la planeación de la auditoría, la cual servirá como plan maestro de los tiempos, costos y prioridades, y como medio de control de la auditoría, se debe empezar la recolección de la información.

 La revisión sistematizada del área se realiza a través de los siguientes elementos:

 A) Revisión de la estructura orgánica. * Jerarquías  - Estructura Orgánica - Funciones – Objetivos

B) Se deberá revisar la situación de los recursos humanos.

C) Entrevistas con el personal de procesos electrónicos:

•Jefatura  - Análisis - Programadores - Personal de base de datos - Personal de comunicación y redes.

 D) Se deberá conocer la situación en cuanto a:

•Presupuesto - Recursos financieros - Recursos materiales - Mobiliario y equipo Costos

 E) Se hará el levantamiento del censo de recursos humanos y análisis de su situación en cuanto a:

*Número de personas y distribución por área - Movimientos salariales – Conocimientos - Escolaridad.

 F) Se deberá revisar el grado de cumplimiento de los documentos administrativos.

*Organización - Normas y políticas - Planes de trabajos - Controles – Estándares- Procedimientos

PRINCIPALES PLANES QUE SE REQUIEREN DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN DE INFORMÁTICA

Estudio de viabilidad: Investiga los costos y beneficios de los usos a largo plazo de las computadoras, y recomienda cuándo deben o no usarse.

Planeación de cambios, modificación y actualización: Especifica las metas y actividades que se deben realizar para lograr los cambios y modificaciones, su independencia, tiempos, responsables y restricciones, cuando la organización toma la decisión de hacer cambios sustanciales de software, hardware, comunicación o equipos periféricos.

 Actividades típicas de este plan:

•Especificación completa de hardware, software, comunicación, equipos periféricos.  •Evaluación y selección. •Planeación física y preparación del lugar.

•Pruebas finales de aceptación.

Plan Maestro: Define los objetivos a largo plazo y las metas necesarias para lograrlo. Una de las principales obligaciones del área de gerencia en informática es la construcción de un plan maestro.

Puede comprender cuatro sub-planes:

A) El plan estratégico de organización.

B) El plan estratégico de sistemas de información.

C) El plan de requerimientos.

D) El plan de aplicaciones de sistemas de información.

Plan de Proyectos: Consiste en el plan básico para desarrollar determinado sistema y para asegurarse que el proyecto es consistente con las metas y objetivos de la organización y con aquellos señalados en el plan maestro.

Actividades básicas que debe contener:

A) Identificar las tareas a realizar

B) Identificar las relaciones entre tareas

C) Determinar los recursos necesarios para cada tarea.

D) Determinar la secuencia de actividades.

Plan de Seguridad: seguros, contingencias y recuperación en caso de siniestro.

Razones por las que puede estar expuesta una instalación informática a un desastre:

 Huracanes, fuego, inundaciones, terremotos, sabotaje, fraude, problemas de equipo.

3.2 EVALUACIÓN DE LOS RECURSOS HUMANOS

El desarrollo del personal implica:

•Establecer promociones y oportunidades de desarrollo.

•Educación y capacitación. Estas actividades mantienen la moral y las habilidades de los empleados en un nivel adecuado para cumplir con los objetivos y metas encomendadas.

3.3 ENTREVISTAS CON EL PERSONAL DE INFORMÁTICA

La entrevista nos servirá para determinar:

•Grado de cumplimiento de la estructura organizacional administrativa.

•Grado de cumplimiento de las políticas y los procedimientos administrativos.

•Satisfacción e insatisfacción.

•Capacitación.  •Observaciones generales.

Presupuestos: Se obtendrá información presupuestal y financiera del departamento, así como del número de equipos y características para hacer un análisis de su situación desde un punto de vista económico.

Entre esta información se encuentra:

•Costos del departamento, desglosado por áreas y controles.

•Presupuesto del departamento, desglosado por áreas.

•Características de los equipos, número de ellos y contratos.

Recursos Financieros: Para abordar el tema de los recursos financieros, se sugiere formular las siguientes preguntas.

Recursos Materiales: con la finalidad de poder obtener información, se recomienda la elaboración de las preguntas, tomando en consideración los siguientes rubros:

Programación  - Adecuación  - Servicios Generales  - Mobiliario y Equipo