Redacción y Estructura de Documentos Empresariales y Administrativos

Carta Comercial

Comunicación escrita utilizada dentro del ámbito empresarial para tratar temas como: inicio de relaciones comerciales, pagos, pedidos, etc.

Normas de Redacción

• Papel: Se escribe en tamaño folio, respetando márgenes y puntos y aparte.
• Contenido: Debe exponerse de forma correcta, clara y concisa.
• Reglas básicas: Corrección gramatical, vocabulario correcto y riqueza léxica.

Relaciones Comerciales

• Inicio de relaciones: Petición de catálogos, pedidos, etc.
• Acciones anteriores al pedido:
  • Por parte del comprador: Fechas, descuentos, facilidades de pago.
  • Por parte del vendedor: Concesión de las condiciones anteriores.
• Una vez establecidas las relaciones:
  • Pedidos: Reclamación, modificaciones, etc.
  • Pagos: Recuerdo, reclamación, etc.

Cartas Circulares o Impresas

Son las que van dirigidas a un gran número de destinatarios:

• Fuera de la empresa: Anuncios, ofertas.
• Dentro de la empresa: Dirigidas al personal.

Partes de una Carta Comercial

1. Encabezamiento: Membrete (datos del que escribe), fecha, asunto, saludo.
2. Cuerpo: Desarrollo del mensaje.
3. Despedida: Fórmula de cortesía final.
4. Firma: Nombre y cargo del remitente.

Saluda

Es una comunicación breve, utilizada por todas aquellas personas que, por el cargo que ocupan, se ven obligadas a saludar a otras de forma protocolaria.

Normas de Redacción

• Se utiliza papel de tamaño cuartilla y grueso.
• Suele estar impreso en parte y luego se complementa con el texto apropiado para cada ocasión.
• Está escrito en tercera persona, en un tono formal y conciso.
• Se escribe en sentido horizontal.
• En el saluda no se indica la dirección del destinatario ni se firma directamente (la firma suele ir implícita en el nombre impreso).

Partes de un Saluda

1. Encabezamiento: Se realiza con la palabra "Saluda".
2. Cuerpo: Se inicia con la preposición "a" en minúscula, luego el nombre del destinatario en mayúscula y a continuación el texto.
3. Cierre (Pie): Consta de: nombre y dos apellidos del remitente, fórmula de cortesía, localidad y fecha.

Informe

Es un conjunto de hechos, datos y circunstancias sobre acontecimientos internos y externos de la empresa, ordenados de manera que permitan una rápida comprensión y valoración de los mismos.

Tipos y Ventajas

Hay informes redactados e informes esquemáticos.

Sus ventajas consisten en:

• Rapidez a la hora de elaborarlo.
• Claridad de lectura.
• Posibilidad de comparación con situaciones anteriores.
• Facilidad de comprensión en situaciones complicadas.

Partes de un Informe

1. Encabezamiento (todo en mayúsculas): Nombre y apellidos del emisor/receptor (según corresponda), asunto del informe, fecha o periodo de realización.
2. Cuerpo: Exposición detallada de los hechos o datos.
3. Conclusiones/Recomendaciones (si aplica).
4. Firma.

Acta

Es una comunicación de régimen interior que sirve para dar fe de cuanto ha sucedido en una reunión. Las sociedades están obligadas a tener un libro de actas.

Requisitos Esenciales

• Relación de asistentes.
• Asuntos tratados (Orden del día).
• Toma y resultado de las votaciones.
• Acuerdos alcanzados.
• Circunstancias del lugar y tiempo de la celebración.
• Firma del secretario y del presidente (o de quienes corresponda según la normativa).

Certificado

Es una comunicación mediante la cual se da fe de la veracidad de un hecho.

Normas de Redacción

• En general, se escribe en tercera persona, pero puede hacerse también en primera.
• Su presentación puede utilizar papel de tamaño folio o cuartilla.

Partes del Certificado

• Membrete.
• Encabezamiento (identificación de quien certifica).
• Texto (inicia con "CERTIFICA:").
• Frase final (ej. "Y para que conste...").
• Localidad y fecha.
• Firma y sello.
• Visto bueno (si es necesario).

Instancia

Es cualquier solicitud dirigida a una autoridad competente en demanda o solicitud de alguna petición.

Normas de Redacción

• Se presenta siempre en tamaño folio.
• Se redacta en tercera persona.
• Debe estar centrada en el folio.
• Ha de ser breve y respetuosa.
• La fecha debe escribirse en letra.
• Las palabras clave son EXPONE y SOLICITA (generalmente en mayúsculas).

Instancias Especiales

• Las que cursa la empresa a los organismos.
• Recursos (ej. el recurso ordinario).

Partes de una Instancia

1. Encabezamiento: Datos del solicitante y destinatario.
2. Cuerpo o Exposición (EXPONE): Hechos o razones que motivan la solicitud.
3. Solicitud (SOLICITA): Petición concreta.
4. Pie: Lugar, fecha (en letra), firma del solicitante y órgano al que se dirige.

Declaración

Es una comunicación por la cual un particular manifiesta a la administración la existencia de ciertos hechos.

Tipos

• Simple
• Jurada

Partes de la Declaración

• Datos personales del declarante.
• Efecto para el que se declara.
• Contenido (manifestación de los hechos).
• Para finalizar: Localidad, fecha y firma.

Currículum Vitae

Es un historial en el que se relacionan todos los datos relevantes de una persona para un fin determinado (generalmente, búsqueda de empleo).

Estructura

• Datos personales: Nombre, contacto, etc.
• Datos académicos: Formación reglada y complementaria.
• Datos profesionales: Experiencia laboral.
• Datos de interés: Idiomas, habilidades, competencias, etc.
• Localidad y fecha (opcional, según contexto).

Oficio

Consiste en un escrito utilizado por los organismos públicos para comunicarse con personas, empresas y otros organismos.

Normas de Redacción

• Se utiliza papel tamaño folio o cuartilla (según la costumbre del organismo).
• Ha de ser breve, claro y formal.
• Se redacta en tercera persona.
• Los nombres propios relevantes (personas, organismos) suelen figurar escritos en mayúsculas.
• Debe incluir referencias (número de expediente, registro de salida/entrada).