Deudores incobrables: métodos de provisión y asientos contables

Resumen

El documento explica cómo registrar contablemente los deudores incobrables cuando el monto castigado supera la provisión constituida, comparando dos opciones de asiento. Incluye ejemplos numéricos con cuentas de gasto, provisión y cuentas por cobrar. También describe cómo tratar el saldo remanente de la provisión según el método utilizado para constituirla.

Puntos clave

Si los incobrables superan la provisión, existen dos opciones: ajuste por diferencia o provisión total.
En el ajuste por diferencia se carga a Gasto Deudores Incobrables la diferencia entre el monto incobrable y la provisión del año anterior.
En la provisión total se reconoce como Provisión Deudores Incobrables el total de las cuentas castigadas.
Si la provisión supera los incobrables, el remanente se traspasa al período siguiente.
Con el método de porcentaje sobre ventas a crédito, el remanente se suma a la nueva provisión.
Con los métodos de porcentaje sobre saldos por cobrar, el remanente reduce la nueva provisión y se registra un asiento por la diferencia.

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Tratamiento Contable de Deudores Incobrables: Métodos y Asientos

Consideraciones Iniciales

Cuando el monto de los deudores que se deben reconocer como definitivamente incobrables, en el transcurso de un período, supera la provisión efectuada, se presentan dos opciones para el tratamiento contable de las cuentas "Gasto Deudores Incobrables" y "Provisión Deudores Incobrables":

Opción 1: Ajuste por Diferencia

Se carga a "Gasto Deudores Incobrables" la diferencia entre el monto definitivamente incobrable y la provisión constituida al final del año anterior.
Se disminuye la "Provisión Deudores Incobrables" por el monto provisionado al final del año anterior.
Se reducen las "Cuentas por Cobrar" por el monto total castigado.

Ejemplo de Asiento Contable (Opción 1):

  XX/XX/XX  Gasto Deudores Incobrables     $X
            Provisión Deudores Incobrables  $Y
            Cuentas por Cobrar (Sr. Pérez)   $(X + Y)

Opción 2: Provisión Total

Se reconoce como "Provisión Deudores Incobrables" el total de las cuentas por cobrar castigadas.
Se disminuyen las "Cuentas por Cobrar" por el mismo monto.

Ejemplo de Asiento Contable (Opción 2):

XX/XX/XX  Provisión Deudores Incobrables   $Y
            Cuentas por Cobrar (Sr. Pérez)    $Y

Ejemplos Numéricos

Caso A:

05/03/XX  Gasto Deudores Incobrables      30.000
            Provisión Deudores Incobrables   50.000
            Cuentas por Cobrar (Sr. Pérez)    80.000

Caso B:

31/12/XX  Gasto Deudores Incobrables      100.000
            Provisión Deudores Incobrables   100.000

Resumen y Tratamiento del Saldo Remanente de la Provisión

Si al finalizar un período, el monto de los deudores definitivamente incobrables es *menor* que el saldo inicial de la cuenta "Provisión Deudores Incobrables" (P.D.I.), resultando en un saldo remanente en dicha cuenta, se procederá de la siguiente manera, según el método utilizado para constituir la provisión:

Método 1 (Porcentaje sobre ventas a crédito): El remanente de la provisión se traspasa al período siguiente, sumándose a la nueva provisión que se constituirá para dicho período.
Método 2 y 3 (Porcentaje sobre saldos de cuentas por cobrar): El remanente de la provisión se traspasa al período siguiente y se utiliza para reducir la nueva provisión. Es decir, se calcula el porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar y se realiza un nuevo asiento por la diferencia.

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si los deudores incobrables superan la provisión?

Se pueden usar dos opciones: el ajuste por diferencia, que carga al gasto la diferencia entre el monto incobrable y la provisión anterior, o la provisión total, que reconoce como provisión el total castigado. En ambos casos las cuentas por cobrar disminuyen.

¿Qué pasa con el saldo remanente de la provisión?

Depende del método. Con el método de porcentaje sobre ventas a crédito, el remanente se suma a la nueva provisión. Con los métodos de porcentaje sobre saldos por cobrar, se usa para reducir la nueva provisión y se registra un asiento por la diferencia.