Classificació de documents per ordre alfabetic

2. L’arxiu.

Per a l’empresa és molt important ordenar i classificar adequadament la Documentació, perquè:

·Permet desar, conservar i custodiar la informació.
·Facilita trobar documents de seguida i amb eficiència.
·Permet complir les disposicions legals sobre conservació de documentació.
·Serveix de suport per a la presa de decisions.

Tipus d’arxiu:
·Actiu: s’hi desen els documents que es consulten sovint.
·Semiactiu: recull documentació que ja no té vigència però que no es destruirà De seguida.
·Inactiu o definitiu: pels documents que tenen valor històric o documental per A l’empresa. Informació que no es consulta gaire sovint.

2.1. Sistemes d’arxivament.
Un sistema d’arxivament és un criteri per ordenar la documentació.
A) Ordenació alfabètica: les dades Es classifiquen seguint l’ordre alfabètic.
·Noms de persones físiques:el primer cognom és la clau.
1-Els cognoms que tinguin la mateixa lletra inicial els hem d’ordenar Alfabèticament segons la resta de la paraula.
2-Si dues persones coincideixen en el primer cognom, les hem d’ordenar segons El segon cognom, i si també és el mateix, segons el nom.
3-Si es tracta d’un cognom compost separat per un guió, hem de fer com si fos Una paraula.
4-Quan el cognom va precedit d’un article o preposició, podem optar per Considerar-lo com a part del cognom o tenir en compte la lletra inicial del Cognom. Mantenir el mateix criteri.
·Noms d’empreses o institucions:
1-Quan la denominació social inclou un nom propi, hem d’agafar el cognom.
2-Si el nom o raó social té una paraula genèrica no l’hem de tenir en compte.
3-Si el nom comercial és una sigla, s’ha de classificar pel nom general.

B) Ordenació numèrica: consisteix a Assignar un número a cada document. També es pot utilitzar un sistema Alfanumèric, combinant números i lletres.

D) Ordenació geogràfica:s’ordenen D’acord amb els llocs. És un sistema compost.

E) Ordenació cronològica: l’element clau és la data del document.

F) Ordenació temàtica: agrupar Segons el tema a què es refereix, i després amb un altre criteri.

3. Suports d’arxiu.
Un arxiu és un conjunt de documents ordenats, independentment del suport en què Estiguin.
A) Suport paper: és el més comú i el Més històric. Té els dies comptats, perquè té desavantatges:
·El paper es fa malbé amb la humitat, és inflamable, etc.
·Ocupa molt d’espai d’emmagatzematge.
·No respecta gaire el medi ambient.

B) Suports elèctrics: tenen grans avantatges:
·Ajuden a estalviar despeses de papereria.
·Faciliten els processos d’auditoria.
·Donen més seguretat en el resguard de documents.
·No hi ha tanta probabilitat de falsificació.
·Fan més àgil trobar informació.
·Eliminen espais per emmagatzemar documents.
·Fan que els processos administratius siguin més ràpids i eficients.
·Són reutilitzables.

Els suports elèctrics més utilitzats són: Cinta magnètica, disc dur, CD-ROM, DVD, Disc blu-ray, memòria USB, Emmagatzematge en núvol.

C) Com es pot passar del suport paper al suport electrònic?: aquest Procés s’anomena digitalització. Així, els documents són més manejables a L’hora de consultar-los, no ocupen tant espai i no s’ha de patir pel possible Deteriorament per manipulació.