Comptabilitat: Definició, Normativa, Cicle i Obligacions

Definició de Comptabilitat

La comptabilitat és el conjunt de procediments i tècniques fixades que, d’acord amb una normativa, tenen per objectiu representar de manera fidel la situació econòmica i patrimonial de l’empresa.

Normativa Comptable

És la normativa que regula la comptabilitat. La més important és el Real Decreto 1514/2007, on s’aprova i es fa públic el contingut del Pla General Comptable (PGC).

Cicle Comptable

El cicle comptable és un procés que es repeteix any rere any, i que permet registrar tots els fets que afecten la situació econòmica i patrimonial de l’empresa. El cicle comptable sol acabar el 31 de desembre, i com a molt pot durar un any.

El Llibre Diari

El llibre Diari és el document on s’han d’anotar totes les operacions (compres, vendes, pagaments de salaris, etc.) que realitza la societat. La normativa indica que totes les operacions que s’anotin al llibre diari han d’estar justificades, i que s’han de conservar els suports justificatius (com per exemple, factures, nòmines, contractes de préstecs, etc.). La normativa mercantil estableix un termini de conservació de 6 anys.

Elements Patrimonials

Els elements patrimonials poden ser de cinc tipus:

1. Els referits a allò que l’empresa té, el conjunt dels quals definirien les inversions de l’empresa (és a dir, allò en què l’empresa ha invertit els seus recursos). Els comptes on es reflecteixen aquests elements reben el nom de comptes d’actiu.
2. Els referits a allò que l’empresa deu, el conjunt dels quals definirien el finançament de l’empresa (és a dir, la procedència dels recursos que ha invertit l’empresa). Els comptes on es reflecteixen aquests elements reben el nom de comptes de passiu.
3. Els referits als ingressos que l’empresa ha tingut (és a dir, els recursos que l’empresa ha obtingut a conseqüència del desenvolupament de la seva activitat). Els comptes on es reflecteixen aquests elements reben el nom de comptes d’ingressos.
4. Els referits a les despeses que l’empresa ha tingut (és a dir, els recursos que l’empresa ha consumit a conseqüència del desenvolupament de la seva activitat). Els comptes on es reflecteixen aquests elements reben el nom de comptes de despesa.
5. Els referits amb el “deute” que la societat té amb els seus socis (especialment, el capital aportat per aquests). Els comptes on es reflecteixen aquests elements reben el nom de comptes de Net (o Net Patrimonial).

Obligació de Legalitzar o Dipositar els Documents (o “Llibres”)

Els documents que formen els Comptes Anuals, l’emplenament dels quals és obligatori, hauran de presentar-se a les dependències del Registre Mercantil de la província on desenvolupa la seva activitat l’empresa.

Alguns d’aquests documents s’han de presentar, abans de ser emplenats, a les dependències del Registre Mercantil per a la seva legalització, i altres s’han de presentar un cop que estiguin degudament emplenats. En aquest segon cas, es diu que els documents es dipositen al Registre Mercantil.

Legalització de Documents o “Llibres”

La legalització és un tràmit realitzat pel Registre Mercantil pel qual aquest, a la primera pàgina del document que es vol legalitzar, fa constar la següent informació: identificació de la societat; tipus de document que es legalitza, número de document que es legalitza del mateix tipus, i número de folis que componen el document; a més, també es procedeix al segellat de tots els fulls del document.

Els “llibres” que s’han de legalitzar al Registre Mercantil són els següents:

Obligació de Conservar els Llibres, la Documentació i els Justificants de Forma Ordenada

Com hem indicat, aquesta obligació s’estén, segons el Codi de Comerç, durant els sis anys posteriors al fet que es justifica.

Obligació d’Aprovar els Comptes Anuals

Els Comptes Anuals han de ser presentats pels administradors de la Societat als seus socis, en el termini de 3 mesos des de la finalització de l’exercici econòmic, per a la seva aprovació.

Els Comptes Anuals han de ser presentats als socis, per a la seva aprovació, dins dels primers sis mesos de l’exercici següent a la seva finalització. S’ha de convocar una Junta General d’Accionistes per tal de presentar els Comptes Anuals per a la seva aprovació.

Obligació de Dipositar els Comptes Anuals

Quan els comptes anuals han estat aprovats pels accionistes, que expressen la seva opinió a través de la Junta d’Accionistes, aquests s’han de dipositar al Registre Mercantil.