Direcció d'Empreses: Funcions, Nivells i Organització

La direcció s’ocupa de coordinar i integrar el conjunt de recursos materials i humans que configuren l’empresa. La tasca directiva consisteix a aconseguir una actuació conjunta de les persones i mitjans que componen l’organització, donant-los objectius i valors comuns. Per a fer-ho, la direcció ha de portar a terme les funcions de planificació, control, organització i gestió de recursos humans.

Nivells de direcció

1. L’alta direcció: està integrada pel president i els directius de més alt nivell de l’empresa. Ocupa el nivell superior de la piràmide i és l’encarregada de pilotar l’empresa, fixar-ne els objectius i les grans línies estratègiques. Les decisions són a llarg termini.
2. La direcció intermèdia: entre l’alta direcció i els directius de primera línia, hi ha els de nivell mitjà que s’encarreguen de mantenir-los en contacte. La funció és traduir i concretar les directives fixades per l'alta direcció.
3. La direcció operativa o de primera línia: inclou tots aquells directius que estan en contacte directe amb els treballadors. Ocupen el nivell més baix de la piràmide i són els responsables d’assignar tasques als treballadors i de supervisar-ne els resultats. Les decisions són rutinàries i repetitives.

Les funcions de la direcció

1. Planificació: consisteix a determinar què vol aconseguir-se en el futur, com s’aconseguirà i quins són els recursos que s’usaran per a aconseguir-ho.
2. Organització: consisteix a definir les activitats i tasques que es desenvoluparan, dividir i distribuir el treball entre les persones que les faran i determinar les relacions d’autoritat que ha d’haver-hi entre elles, amb la intenció de compartir els objectius previstos de la forma més eficient.
3. Gestió de recursos humans: s’ocupa de la selecció, formació i assignació de persones als diferents llocs de treball, dissenyar sistemes de recompenses i incentius que serveixin de motivació de les persones en l’exercici de les seves funcions.
4. Control: consisteix a comparar els resultats previstos amb els reals, identificar les desviacions si n’hi hagués i establir la forma de corregir-les.

Planificació

Projecta el futur desitjat per l’empresa i els recursos necessaris perquè es faci efectiu. Es tracta de definir què es vol fer, com pot aconseguir-se la meta establerta, quan s’executaran les accions previstes, qui les farà, quins recursos s’utilitzaran i com s’avaluaran els resultats aconseguits. Aquesta precedeix la resta de les funcions directives. És impossible organitzar, dirigir persones o controlar resultats si no hi ha un pla previ i si no s’analitzen els punts forts i febles de l’anàlisi DAFO. En la planificació cal distingir els plans estratègics que consideren l’empresa com un tot i en els quals s’estableixen els grans objectius globals.

Fases de la planificació estratègica

1. Analitzar l’entorn de l’organització, així com els punts forts i febles.
2. Determinar la missió i propòsit de l’empresa.
3. Fixar els objectius i metes.
4. Triar l’estratègia per a aconseguir-los.
5. Desenvolupar els plans i objectius concrets per a la implantació de l’estratègia.
6. Fer el seguiment i control dels plans per a adaptar-los i millorar-los.

Pressupostos: expressen en xifres els resultats esperats, representen el major grau de concreció dels plans. Poden elaborar-se en termes reals o monetaris.

Control

Permet regular o ajustar l’activitat empresarial. Per a fer-ho, s’observa i comprova com respon l’empresa als objectius planificats, després, es detecten possibles desviacions respecte del que s’havia planificat i se n’analitzen les causes, per a corregir, i finalment les desviacions i suprimir els factors que obstaculitzen el funcionament òptim de l’empresa. El control és inseparable de la planificació, que és el requisit previ. El control comença amb la planificació quan es comunica als empleats els objectius que es pretenen i les estratègies per a aconseguir-los.

Fases del control

1. Fixar uns estàndards de resultats.
2. Mesurar els resultats reals del període.
3. Comparar els resultats reals amb els estàndards fixats.
4. Determinar les raons de les diferències, si n’hi ha.
5. Prendre les mesures oportunes.

Organització

Consisteix a definir les tasques que es desenvoluparan, dividir i distribuir el treball entre les persones que les faran, determinar les relacions que hi ha d’haver entre elles i fixar les seves responsabilitats, amb la intenció d’obtenir els objectius previstos de la forma més eficaç. Aquesta funció sempre va lligada amb la divisió del treball i l’especialització mitjançant coordinació.

L’escola clàssica

L’enginyer nord-americà Taylor, va suposar una teoria de l’organització científica del treball que va suposar un canvi radical de la forma de treballar fins llavors, basada en la rutina i en els costums de cada individu.

Principis de la direcció científica del treball o taylorisme:

1. Aplicació de mètodes científics a l’organització: es basaven en una descomposició i racionalització de les tasques per a determinar la manera més eficient de realitzar-les.
2. Separació radical entre direcció i treball: la direcció s’ocupa de dirigir, els operaris de treballar.
3. Organització funcional: cada obrer rep ordres de tants caps especialistes com facetes tingui la seva tasca.
4. Selecció del personal més idoni per a cada tasca.
5. Remuneració que incentivi l’esforç: cal proporcionar una remuneració que premiï el bon treball i penalitzi que se n’aparti.
6. Control del rendiment: del treballador per a assegurar que s’han seguit els procediments adequats.

El taylorisme fou criticat més tard pels treballadors i sindicats per la seva concepció de l’individu com a màquina i per l’excessiva especialització i control de tasques.

Un altre dels precursors de l’estudi científic de l’organització fou Henri Fayol, que analitza l’empresa en el seu conjunt i elabora una teoria general de l'administració empresarial, al contrari que Taylor, que es va centrar essencialment en l’organització del treball.

La funció administrativa (directiva) és la més important, ja que la seva missió és preveure, organitzar, manar, coordinar i controlar la resta de les funcions de l’empresa.

Fayol va defensar una organització jeràrquica de l’administració basada en els principis d’unitat de direcció i unitat de comandament (cada treballador ha de rebre ordres d’un sol cap). Aquest principi, que contrasta amb l’estructura funcional de Taylor, organitza l’empresa segons una jerarquia piramidal on l’autoritat responsable, l’ordre i la disciplina són fonamentals. Altres principis de l'administració fayolista són la divisió del treball, la subordinació de l’interès particular al general, una remuneració justa i l’equitat i benevolència en el tracte amb els treballadors.

Escola de relacions humanes

Les teories de Taylor van rebre crítiques entre els treballadors i sindicats per la seva concepció mecanicista de la persona. Elton Mayo va fer diversos experiments introduint en una fàbrica música ambiental, canvis d'il·luminació, descansos en el treball, etc. D'això es van treure unes conclusions i es va començar a pensar que les relacions humanes en el treball són fonamentals i milloren la moral en grups i incrementen la productivitat.

Mayo arribà a la conclusió que l’esperit de col·laboració del personal era responsable de tal increment. Era important el factor humà en les empreses i era necessari aplicar els principis de la psicologia i sociologia a les relacions empresarials. Els continuadors de Mayo van crear l’escola de relacions humanes, aplicant els coneixements que oferien la psicologia i sociologia a l’organització empresarial.

Departamentalització

Es denomina al procés de divisió i agrupament d’activitats i treballadors en unitats específiques. Tipus:

1. Departamentalització funcional: agrupar les activitats segons les funcions bàsiques de l’empresa: producció, màrqueting, finançament i recursos humans. Cada unitat pot subdividir-se en altres funcions més menudes.
2. Departamentalització geogràfica: és convenient en grans empreses amb activitats que estiguin molt disperses físicament. Per exemple, a la secció de màrqueting, la subdivideixen en director de zona nord, i director de zona sud.
3. Departamentalització per productes o serveis: és interessant per a les empreses que elaboren línies de producció amb característiques molt diferents. Aquestes empreses es divideixen creant un departament per a cada línia de productes.
4. Departamentalització per clients i per canals de distribució: en empreses que tenen clients molt diferents entre si, pot dividir-se creant un departament dedicat als establiments farmacèutics, un altre per a grans magatzems i hipermercats.
5. Departamentalització per processos: les activitats s’agrupen a l'entorn de les etapes del procés productiu.

L’organització formal i informal

L’organització formal és la que està establerta per la direcció i reflectida en el seu organigrama. Estan definides les activitats de les persones, les unitats o departaments, l’autoritat dels diferents responsables, etc. És oficial i coneguda per tots els seus membres, els quals han d’acceptar-la.

L'organització informal és una estructura de relacions de comunicació, lideratge i influència que no depèn de la direcció, no és oficial. Depèn dels membres que la componen i dels líders que sorgeixen espontàniament. Neix com a expressió de vincles personals d’amistat, d'interessos comuns o de reivindicacions que es comparteixen.

Organigrama

És la representació gràfica de l’estructura organitzativa de l’empresa, formal, que mostra les diferents unitats organitzatives i les relacions que hi ha entre aquestes, cosa que permet conèixer a primera vista i ràpidament les relacions i dependències jeràrquiques que hi ha entre els diferents departaments i grups d’activitat de l’empresa. Ha de ser actual. Per exemple, si una persona mor ha de sortir que ja no està o està jubilada.

Un organigrama ha de complir uns requisits:

• Exactitud: ha de reflectir fidelment i sense errors l’estructura de l’organització que representa.
• Actualització: l’organigrama ha d'actualitzar-se periòdicament per a recollir els últims canvis de l’estructura de l’empresa.
• Claredat i senzillesa: ha de ser fàcilment comprensible per a les persones que l’utilitzaran.

Estructura organitzativa

1. Estructura lineal o jeràrquica: està basada en l’autoritat directa del cap sobre els subordinats i cada treballador és responsable davant d’un sol cap. És el tipus més senzill i antic que hi ha, i un exemple és l’estructura militar.
2. Estructura funcional: respon a la necessitat de disposar d’especialistes en els diferents nivells jeràrquics. Es caracteritza perquè els subordinats reben ordres, comunicació i assessorament de diversos caps diferents, cadascun dels quals és especialista en una funció concreta de la qual és el responsable.
3. Estructura lineal funcional o en línia i staff: tracta de combinar les relacions d’autoritat directa amb relacions de consulta i assessorament dels especialistes o staff. Es manté l’estructura lineal ja que el personal staff solament assessora i no pot prendre decisions.
4. Estructura en comitè: suposa que les decisions i la responsabilitat són compartides per un grup de persones. Es considera una nova estructura.
5. Estructura matricial: combina la departamentalització per funcions i per projectes adoptant una estructura en forma de matriu de doble entrada, en la qual els especialistes s’uneixen per a treballar en projectes específics.
6. Estructura multidivisional.
7. Nous models organitzatius: model en trèvol i model en xarxa.

Funcions de la direcció de recursos humans

En un entorn complex i inestable, les organitzacions competitives són aquelles capaces de crear, mantenir i desenvolupar equips humans motivats, flexibles i capaços d’aprendre i adaptar-se als canvis. Funcions: cal motivar a les persones en el seu treball, necessiten dissenyar sistemes d’avaluació, de recompenses i d’incentius que motivin i portar un bon lideratge. Però a més d’un bon lideratge i comunicació eficient, és necessari utilitzar les persones més adequades per a cada lloc de treball. Això exigeix processos de reclutament i selecció de les persones més apropiades, així com la formació posterior per a adaptar-se als canvis de l’empresa.

La motivació humana

Una persona es troba motivada per a fer alguna cosa quan aquest acte satisfà les seves necessitats i, per tant, es mou per a aconseguir-ho.

Teoria de Maslow sobre la motivació

Per a ell, la motivació depèn de com estiguin satisfets els cinc tipus de necessitats que tenen les persones. Aquestes necessitats es poden representar en forma de piràmide:

• Fisiològiques: en principi, l’individu estarà solament motivat per les seves necessitats més primàries.
• De seguretat: una vegada satisfetes les bàsiques començarà a sentir-se motivat per la seguretat en l’ocupació.
• Socials: la persona buscarà l’afecte dels seus companys i la integració en el grup.
• Estima: després, voldrà el reconeixement i respecte dels seus companys i caps.
• Autorealització: finalment, passarà a buscar la realització de si mateix i el desenvolupament de tot el seu potencial.

Teories X i Y sobre el comportament humà

McGregor planteja dues concepcions extremes de les persones en relació amb la motivació laboral:

Segons la teoria X, en general, les persones:

• Consideren el treball com una cosa imposada que tracten d’evitar si poden.
• Solament s’aconsegueix el seu esforç en el treball si se’ls controla i amenaça.
• En general, prefereixen ser dirigits a dirigir.
• Tenen poca ambició.
• Es resisteixen als canvis i es preocupen de la seva seguretat i interès.

Segons la teoria Y, en general, les persones:

• Consideren que el treball pot ser font de satisfacció.
• Poden autocontrolar-se per a aconseguir els objectius que se’ls confien.
• Assumeixen compromisos si reben compensacions per assolir-los.
• Poden aprendre a assumir responsabilitats.
• Tenen capacitat d’imaginació, creativitat i enginy.
• Volen perfeccionar-se i es motiven per desenvolupar el seu potencial.

Factors de motivació

La paraula motivació s’interpreta com la idea inicial que impulsa a realitzar accions, és un mecanisme generador que orienta el pensament, la imaginació i la creativitat per a treballar i assolir les metes planejades, vencent les dificultats que es presenten.

Els incentius econòmics:

• Salari base: és la part de retribució monetària que ve fixada en funció de la categoria professional de cada empleat.
• Complements salarials: són els increments al salari base que s’atribueixen als treballadors d'una empresa en funció de les seves circumstàncies personals, etc.
• Retribucions en espècie: consisteixen en la posada a la disposició dels empleats de certs béns o serveis a preus inferiors al mercat o de forma gratuïta.

Altres factors de motivació:

1. L’enriquiment del lloc de treball.
2. Política d’incentius i de promoció basada en mèrits.
3. Delegar autoritat i responsabilitat.
4. Comunicar als treballadors el que s'espera d’ells.
5. Reconèixer els seus mèrits.
6. Facilitar la participació del treballador.
7. Afavorir la formació i el desenvolupament professional de les persones.
8. La flexibilitat d’horaris i la conciliació familiar.

Tipus de comunicació interna

1. Comunicació descendent: flueix de nivells jeràrquics superiors a nivells inferiors, a través de comunicats, ordres, etc.
2. Comunicació ascendent: la transmissió d’informació va des de nivells jeràrquics inferiors cap a nivells superiors. Adquireix importància en l'empresa amb fins de control.
3. Comunicació creuada: inclou tant comunicacions horitzontals entre persones del mateix nivell jeràrquic, com diagonals entre persones de diferent nivell sense relació de dependència directa.

Reclutament, selecció i formació del personal

Les tasques són accions concretes i independents entre si que fa una persona en l’exercici de la seva activitat professional, mentre que el lloc de treball, és el conjunt de tasques que fa un empleat en el seu treball diari, seguint les normes i orientacions fixades per l’empresa.

Reclutament: el procés de reclutament consisteix a identificar empleats potencials que compleixin els requisits que l’empresa necessita i atraure’ls en nombre suficient perquè sigui possible una posterior selecció d’ells.

La selecció del personal: consisteix a triar aquells candidats que compleixen de manera més adequada els requisits dels treballs per al qual estan sent valorats. Les tasques d’aquest procés tracten d’intentar predir el comportament del candidat per a un determinat lloc de treball, així com pronosticar el seu rendiment. Han de triar un perfil ideal del futur empleat i cal seleccionar el candidat, per a això s’utilitzen una sèrie de tècniques com les entrevistes, les proves de coneixement, etc.

La formació del personal: aquestes necessiten integrar-se en l’empresa i per això serà necessària una etapa de formació inicial i d’adaptació i necessiten una formació contínua en els diversos llocs de treball a causa dels canvis de l’entorn.

Contracte de treball: és un acord de voluntats mitjançant el qual una persona amb capacitat legal per a treballar s’obliga a fer personalment i voluntàriament un treball per compte d’altri, sota l’organització i direcció d’una altra (empresari), a canvi d’una remuneració.

Tipus de contracte de treball:

1. Indefinits.
2. De durada determinada.
3. A temps parcial.
4. Formatius en pràctiques o per a la formació.