Administración Eficaz: Conceptos, Funciones y Roles Clave

Administración: Conceptos Clave

La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el que las personas, trabajando en grupo, alcancen metas seleccionadas de manera eficiente y eficaz.

Objetivos de la Administración

• Eficiencia: Lograr los objetivos con el mínimo de recursos.
• Eficacia: Conseguir los resultados esperados.

Funciones Administrativas

Las funciones administrativas son las actividades básicas que los administradores realizan para alcanzar los objetivos de la organización:

• Planificación: Establece las metas de la organización, la toma de decisiones y la definición de objetivos.
• Organización: Se produce la división del trabajo, lo que conlleva a la coordinación de esfuerzos.
• Dirección: Se motiva y se guía a los trabajadores para facilitar el logro de los objetivos.
• Control: Se comprueba el estado de los objetivos y se compara el desempeño. Implica supervisar, comparar y corregir.
• Integración de personal: Reclutar, seleccionar, colocar, y desarrollar los recursos humanos.

Habilidades Administrativas

Las habilidades o destrezas que un administrador debe poseer se pueden clasificar en:

• Técnicas: Capacidad para trabajar con determinadas herramientas y técnicas.
• Relaciones Humanas: Capacidad para trabajar, esforzarse y crear un ambiente saludable con las personas.
• Conceptuales: Capacidad de ver la imagen del conjunto y de reconocer los elementos importantes de una situación.
• Toma de decisiones: Capacidad para solucionar problemas de forma tal que la empresa se beneficie.

La Organización

La organización es una red por la que circula energía, lo cual genera "sinergia". Es de carácter continuo, establece la mejor manera de alcanzar los objetivos, suministra métodos para que se puedan desempeñar las actividades de manera eficaz y evita la lentitud.

Organigrama

Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una situación o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.

Deberes del Administrador

Un administrador debe saber:

• Preparar un presupuesto de gastos o previsión de ventas.
• Cómo se construye un organigrama e interpretar un balance.
• Cómo elaborar la planeación y el control de producción.

Un administrador es un agente de cambio y de transformación de las empresas, un agente educador y cultural.

Objetivos Generales de la Administración

• Alcanzar de forma eficiente y eficaz los objetivos de un organismo social.
• Permitir a la empresa tener una perspectiva más amplia del medio en el cual se desarrolla.
• Asegurar que la empresa produzca o preste sus servicios.

Roles Administrativos

Roles Interpersonales

• Figura destacada: Jefe simbólico que está obligado a realizar varios deberes de rutina de carácter jurídico o social.
• Líder: Responsable de la motivación y activación de sus subordinados; responsable de la formación del personal, capacitación y deberes conexos.
• Enlace: Mantiene una red de contactos e informadores externos.

Roles Informativos

• Monitor: Busca y recibe información especial muy variada para adquirir una comprensión profunda de la organización y el ambiente. Se perfila como el centro nervioso de la información interna y externa.
• Divulgador: Transmite información obtenida de la parte externa hacia la interna.
• Portavoz: Transmite información hacia el exterior de la organización sobre los planes de ésta.

Roles de Decisión

• Empresario: Busca oportunidades en la organización y su ambiente.
• Controlador de perturbaciones: Responsable de aplicar medidas correctivas.
• Asignador de recursos: Responsable de asignar recursos organizacionales.
• Negociador: Responsable de representar a la empresa.