La comunicación en la empresa: tipos, reuniones, negociación y protección de datos en RRHH
La comunicación en la empresa
El éxito de la comunicación en la empresa depende de la capacidad de su personal y dirigentes para comunicarse, de su habilidad para comprender y hacerse entender por los demás.
La comunicación es relevante para poder disponer de la información adecuada en la toma de decisiones.
Tipos de comunicación
Comunicación interna
- Verticales (entre niveles jerárquicos distintos):
- Descendentes: órdenes y tareas.
- Ascendentes: información, quejas.
- Transversales (niveles iguales u horizontales).
- Diagonales (niveles distintos).
Otros tipos
- Comunicación formal: por los canales de la organización.
- Comunicación informal: relaciones directas de las personas.
- Según el tiempo: directas o diferidas.
- Según el número de personas: individual o colectiva.
La comunicación en el departamento de RRHH
Es un proceso dinámico: los receptores pueden modificar el punto de vista del emisor. La comunicación mantiene unida la organización y la vincula con el entorno. Además, favorece la productividad, un buen clima de trabajo, mayor compromiso y participación de los trabajadores.
Para que la reunión sea efectiva
- Que el equipo conozca el propósito de la reunión.
- Crear un buen ambiente.
- Limitar el número de miembros del equipo.
- No prolongarla más de lo necesario.
Negociación competitiva frente a negociación cooperativa
| Negociación competitiva | Negociación cooperativa |
|---|---|
| Participan adversarios | Relación amistosa |
| El objetivo es la victoria | El objetivo es el acuerdo |
| Se desconfía del otro | Se confía en el otro |
| Se insiste en la posición propia | Se insta a alcanzar un acuerdo |
| Se contrarrestan argumentos | Se ofrece |
| Se amenaza | Se muestra el límite inferior |
| Se exigen ganancias para el acuerdo | Se aceptan pérdidas |
| Existe confrontación | La otra parte debe quedar satisfecha |
| No importa lo que piense el otro | Se informa |
Habilidades de un buen negociador
Ser flexible y saber escuchar, informar correctamente, confiar en los datos que se manejan, saber seducir, saber establecer límites y utilizar las emociones para comunicar.
- Estrategia: conjunto de acciones que se llevan a cabo para alcanzar la victoria.
- Táctica: puesta en práctica de la estrategia.
Registro de la información laboral
Para tomar decisiones sobre los trabajadores y llevar un control efectivo, los departamentos de RRHH necesitan un sistema de análisis y registro de la información. Esta información puede ser requerida tanto por el trabajador como por agentes externos.
El expediente personal
Conjunto de documentos ordenados cronológicamente que reflejan el historial laboral de cada trabajador: formación, trabajos, funciones, altas, bajas, etc.
Documentación
- Del trabajador: fotocopia del DNI, títulos académicos, cursos, etc.
- Relativa a la empresa: cartas de recomendación, servicios prestados.
- De organismos públicos: altas y bajas de la Seguridad Social, fotocopias de contratos de trabajo.
LOPD: Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre
Cuando el departamento de RRHH solicita datos personales de un trabajador, debe informarle sobre:
- La necesidad de recogerlos.
- El propósito de dicha recogida.
- Los archivos que los contendrán.
Es el derecho de información.
Otros derechos reconocidos por la LOPD
- Silencio absoluto
- Consentimiento expreso
- Acceso
- Rectificación
- Cancelación
Obligaciones de la empresa en el tratamiento de datos personales
- Garantizar la seguridad de los datos.
- Pedir el consentimiento.
- Contestar todas las preguntas del trabajador sobre la utilización de sus datos.
- Mantener el secreto profesional.
- Cancelar o rectificar sus datos en un plazo de 10 días en caso de que así lo solicite el trabajador.
- No utilizar sus datos para otra finalidad distinta.
- No proporcionar ni vender sus datos a terceros.
- Crear un fichero y notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos.