Concepto de organización y administración: fases del proceso administrativo y definiciones

Concepto de organización y administración

La administración es la coordinación de hombres y recursos materiales para el logro de unos objetivos.

El proceso administrativo tiene, según Henry Fayol, cuatro fases:

1. Planificación: se plantean los objetivos de la empresa y las vías para conseguirlos.
2. Organización: con los recursos materiales y humanos se distribuyen las tareas para conseguir los objetivos.
3. Dirección: se motivan y guían los empleados para obtener los objetivos.
4. Control: se comprueba si los resultados alcanzados son los objetivos prefijados. Si no se consiguen se vuelve a la planificación.

Definiciones

• OBJETIVO: Meta hacia cuya consecución dirige su actividad una persona después de un proceso de deliberación y decisión. (funcionales, favorecen la actividad del sistema; disfuncionales, dificultan la actividad del sistema; incompatible, van en contra de la actividad del sistema)
• FUNCIÓN: Actividad parcial o contribución de cada elemento de un sistema a la actividad global del mismo.
• EFICACIA: Lograr el objetivo marcado.
• EFICIENCIA: Obtener los objetivos prefijados con los recursos mínimos necesarios.

Los subsistemas formales de las empresas son cuatro:

1. Sistemas físico-económicos y financiero-económicos que se dedican a ofrecer el producto que tenemos.
2. Sistema de acción-información de gestión que recolectan datos.
3. Sistema de comunicación de gestión que transmiten datos a los distintos usuarios.
4. Sistema de información-decisión de gestión que transforma la información en decisiones.

La empresa puede ser definida como un sistema definido como:

“Conjunto de elementos interrelacionados de manera dinámica con el fin de conseguir un objetivo común constituyendo un todo unitario organizado, imbuido dentro de un sistema superior, donde es posible distinguir dos o más subsistemas.”

Esta tiene distintas características:

1. Es formada por elementos individuales, definidos y medibles.
2. Todo sistema tiene un objetivo, pero no siempre es un objetivo de los elementos.
3. Sinergia o 2+2=5 (la suma de las partes es mayor que la suma de cada uno por separado)
4. La empresa es un sistema abierto.