Pedidos, albaranes y facturas en la compraventa: tipos y características

Definiciones y Tipos de Documentos en la Compraventa

Pedido

Un pedido es una solicitud formal que realiza una empresa o profesional a un proveedor para el suministro de mercancías o la prestación de un servicio.

Clases de Pedidos

• Pedido en firme: Se realiza cuando el comprador y el vendedor están de acuerdo en todas las condiciones de la operación.
• Pedido condicional: Surge cuando el comprador establece ciertas condiciones al vendedor para la formalización del pedido.

Realización de un Pedido

El proceso de realización de un pedido generalmente sigue estos pasos:

1. El comprador realiza el pedido y lo envía al vendedor.
2. El vendedor procesa el pedido y envía la factura correspondiente.
3. Se especifica si el pago es al contado o a crédito.
4. El vendedor envía la factura al comprador.

Albarán

El albarán, también conocido como nota de entrega, es el documento que acompaña a la mercancía en el momento de su entrega al comprador. Sirve como comprobante de la entrega de los bienes.

Clases de Albaranes

• Albarán valorado: Incluye los precios unitarios y el total de la operación.
• Albarán sin valorar: Solo refleja la descripción y la cantidad de la mercancía enviada, sin incluir los precios.

Copias de Albaranes

• Copia para el vendedor: Sirve para justificar la salida de las mercancías del almacén del vendedor.
• Copia para ser firmada por el comprador: El comprador debe comprobar que los datos del albarán concuerdan con la mercancía recibida y firmar la copia como prueba de conformidad.
• Copia para el comprador: El comprador conserva una copia para justificar la recepción de la mercancía.

Incidencias en la Entrega

Las incidencias se refieren a problemas o discrepancias que pueden surgir durante la entrega de la mercancía.

Tipos de Vicios

• Vicios evidentes: Son aquellos defectos externos que el comprador puede apreciar a simple vista. El plazo de reclamación es en el momento de la entrega o hasta 4 días después si la mercancía está embalada.
• Vicios ocultos: Son defectos que no se pueden detectar a simple vista. El plazo de reclamación es de 30 días.

Factura

La factura es el documento que acredita legalmente la operación de compraventa. Es un documento fundamental en cualquier transacción comercial.

Tipos de Facturas

• Factura completa u ordinaria: Contiene todos los datos de la operación y de las partes involucradas.
• Factura simplificada: Versión reducida de la factura completa, permitida bajo ciertas condiciones.
• Factura electrónica: Es el documento electrónico equivalente a la factura en papel, transmitido telemáticamente.
• Facturas recapitulativas: Permiten incluir en una sola factura las operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario.

Duplicados o Copias de Facturas

Se pueden expedir duplicados de facturas en los siguientes casos:

• En caso de pérdida del original.
• Cuando en una misma operación concurran varios destinatarios.

En cada duplicado debe constar la expresión "duplicado".

Conservación de Facturas

• Facturas generales: Deben conservarse durante 4 años.
• Facturas de bienes de inversión muebles: Deben conservarse durante 9 años.
• Facturas de bienes inmuebles: Deben conservarse durante 14 años.