Documentos Formales: Características, Tipos y Usos

Resumen

Este documento describe las características de los escritos formales, como la estructura predeterminada, el lenguaje objetivo y los enunciados cortos. Explica los tipos más usados: la convocatoria, el orden del día, el acta, el reglamento y la circular. También presenta las variedades lingüísticas según la zona, la situación social y la situación de comunicación.

Puntos clave

Los escritos formales siguen una estructura predeterminada, usan un lenguaje objetivo y claro, y tienen enunciados cortos.
La convocatoria invita a un grupo de personas a un acto o reunión. El orden del día acompaña a la convocatoria y detalla los puntos a tratar.
El acta registra los asuntos y decisiones de una reunión. Tiene encabezamiento, cuerpo y fórmula final.
El reglamento informa sobre las normas que deben observarse en determinados lugares o actos. La circular comunica información relevante a un grupo de personas.
Reglamentos y circulares ordenan las normas por apartados numerados y usan expresiones impersonales.
Las variedades lingüísticas se clasifican según la zona geográfica, la situación social y la situación de comunicación.

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Características de los Escritos Formales

Los escritos formales se caracterizan por:

Estructura predeterminada: Se debe seguir un formato específico.
Lenguaje objetivo: Se evita la subjetividad y las opiniones personales.
Vocabulario estándar: Se utiliza un lenguaje claro y preciso, evitando tecnicismos innecesarios.
Enunciados cortos: Se prioriza la concisión y se evita la complejidad sintáctica.

Tipos de Documentos Formales

Convocatoria

La convocatoria es un documento que invita a un grupo de personas a participar en un acto o reunión. Por ejemplo, la convocatoria a los accionistas de una empresa o a los participantes en una carrera de atletismo.

Orden del Día

El orden del día es el documento que acompaña a la convocatoria y detalla los puntos a tratar en la reunión.

Acta

El acta es el documento que registra los asuntos y decisiones tomadas en una reunión. Su estructura se divide en:

Encabezamiento: Incluye lugar, fecha, hora y objeto de la reunión.
Cuerpo: Resumen del desarrollo de la reunión, siguiendo los puntos del orden del día.
Fórmula final: Cierre del acta, por ejemplo: "Y no habiendo más asuntos que tratar, se levantó la sesión a las... horas del día arriba indicado."

Reglamento y Circular

Reglamento: Informa a un grupo de personas sobre las normas y el comportamiento que se deben observar en determinados lugares o actos.

Circular: Documento que comunica información relevante a un grupo de personas.

Características de Reglamentos y Circulares

Lenguaje sencillo y propio de la administración (se levanta la sesión, doy fe...).
Ordenación por apartados, mediante números, de las normas que se recogen.
Uso de expresiones impersonales, que representan el sentir del organismo o institución, no las opiniones personales del autor.

Variedades Lingüísticas

Las variedades lingüísticas se clasifican según:

Zona geográfica: Dialectos y hablas.
Situación social: Niveles de lenguaje (culto, estándar, vulgar).
Situación de comunicación: Registros (formal, informal).

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre convocatoria y orden del día?

La convocatoria invita a un grupo de personas a participar en un acto o reunión. El orden del día acompaña a la convocatoria y detalla los puntos a tratar en la reunión.

¿Qué partes tiene un acta?

Tiene encabezamiento, con lugar, fecha, hora y objeto de la reunión; cuerpo, con el resumen del desarrollo siguiendo el orden del día; y fórmula final, que cierra el acta.

¿Qué es una circular?

Es un documento que comunica información relevante a un grupo de personas.