Estructura de la Organización Formal: Tipos, Factores y Gestión Departamental

Organización formal

La organización formal es el sistema de actividades o fuerzas personales coordinadas de manera consciente para alcanzar los objetivos comunes que la empresa se ha fijado.

Tipos de organización

• Organización por funciones: Pretende clasificar a los vendedores en actividades y tareas especializadas; de esta forma, aparecen nuevos vendedores especializados en la captación de nuevos clientes.
• Organización por productos o líneas de producción: Cada vendedor se responsabiliza de un producto, debiendo atender a cualquier zona, consiguiendo una alta especialización de los agentes.
• Organización geográfica: Será necesario asignar a cada uno de los vendedores un área geográfica concreta para atender a todos los clientes ubicados en ella.
• Organización por clientes: Las empresas tratan de diferenciar los distintos segmentos de población a los que dirigirse para sus productos, por lo que se asigna un vendedor a un cliente concreto.

Factores determinantes para elegir una organización

• El tamaño de la empresa.
• La distribución territorial.
• El personal empleado.

Problemas de organización

• Posesión excesiva de autoridad administrativa.
• No delegar la autoridad suficiente al cargo.
• Descoordinación entre departamentos con problemas y funciones comunes.
• Problemas de comunicación en todo el ámbito de la empresa.
• Trámites excesivos a la hora de tomar decisiones sobre algún tema.

Relación del departamento comercial con el resto

• Departamento de producción: Para que el departamento comercial pueda realizar su función, el departamento de producción deberá tener listos los productos destinados a la venta en número, calidad y tiempo previstos.
• Departamento económico-administrativo: Deberá negociar el presupuesto necesario para alcanzar los objetivos fijados por el departamento de administración.
• Departamento de recursos humanos: Se relacionará en tanto que este se ocupa de la selección, formación y retribución del equipo de la empresa y del equipo comercial.
• Departamento de almacén: Deberá existir un doble flujo de información para posibilitar, en ocasiones, salidas rápidas de productos o evitar compromisos de ventas que dieran lugar a roturas de stocks.