Funcionamiento del Ejercicio Económico y el Sistema de Información Contable

El Ejercicio Económico

Es el período de tiempo que abarca la información contable de una empresa para mostrar su patrimonio y sus resultados.

Duración

Por lo general, dura un año (a estos se los llama ejercicios "regulares"), aunque no necesariamente coincide con el año calendario (por ejemplo, puede ir de noviembre a octubre).

Cierre

La fecha de cierre marca el fin del ejercicio. Ese día, los informes externos muestran la "foto" del patrimonio (bienes, derechos y deudas) y los resultados de todo ese año.

El Sistema de Información Contable (SIC)

Es el mecanismo por el cual la empresa procesa lo que sucede en la realidad para convertirlo en información útil.

Pasos fundamentales del funcionamiento

El SIC funciona a través de tres etapas clave:

• Entrada: Ingresan datos de hechos u operaciones (internas o externas) que alteran o afectan el patrimonio de la empresa. Los datos son unidades de información no procesada que pueden provenir del interior o del exterior de la organización. Estos datos provienen de los comprobantes que respaldan cada operación.
• Proceso: Consiste en identificar, agrupar, registrar (usando métodos en los libros contables) y almacenar estas operaciones.
• Salida (Informes): El resultado final son los informes contables, los cuales se dividen según su destinatario:

Tipos de Informes Contables

• De uso externo: Destinados a inversores, bancos, proveedores, el Estado, etc. Se basan en el ejercicio económico anual y tienen requisitos de preparación mucho más estrictos.
• De uso interno: Destinados a gerentes y empleados para facilitar la toma de decisiones del día a día.

El Ciclo Operativo y sus Definiciones

Es el conjunto de operaciones básicas que una empresa realiza constantemente para lograr sus objetivos. De estas actividades surgen datos que quedan plasmados en comprobantes que luego sirven como entrada al SIC.

Variaciones según el tipo de empresa

Dependiendo de la actividad de la organización, el ciclo varía de la siguiente manera:

• Empresa Comercial: Comprar → Pagar → Vender → Cobrar.
• Empresa Industrial: Comprar → Pagar → Producir → Vender → Cobrar.

Definiciones de cada operación

• Comprar: Adquirir materias primas, mercadería para revender o insumos necesarios para producir bienes o prestar servicios.
• Gastar: Es un acto económico necesario para el funcionamiento de la empresa, pero se diferencia de comprar porque no implica necesariamente adquirir bienes para vender o producir.
• Pagar: Entregar fondos (dinero) para cancelar lo que se compró o gastó.